Faktury

W tym artykule opisaliśmy dwie opcje wprowadzenia do programu faktury zaliczkowej (zaliczka). Pierwsza z nich polega na utworzeniu faktury zaliczkowej do istniejącej już proformy bądź oferty, a druga na wystawieniu zaliczki bezpośrednio na liście faktur.

Utworzenie faktury zaliczkowej od istniejącej faktury proforma:

Krok pierwszy – zaznaczamy wybraną przez nas fakturę proforma i w menu kontekstowym wybieramy opcję „Przekształć do faktury zaliczkowej”. Analogicznie postępujemy, jeśli zaliczki zarejestrowaliśmy wcześniej do oferty.

Krok drugi -  na wyświetlonym formularzu widzimy elementy wpisane na fakturze proforma. Użytkownik posiada także możliwość dopisania nowych elementów. Należy teraz wpisać kwoty zaliczek otrzymanych na każdy z produktów.

Jeśli wystawiamy fakturę z więcej niż jednym elementem, a otrzymaliśmy zaliczkę bez wskazania konkretnego towaru, to możemy skorzystać z opcji „Ustaw kwotę zaliczki”. Wówczas program sam rozdzieli proporcjonalnie wpłaconą zaliczkę.

W okienku, które się pojawi wpisujemy kwotę zaliczki i klikamy na opcję „Podziel”. Kwota zostanie automatycznie podzielona pomiędzy elementy faktury. Należy teraz zapisać lub zatwierdzić fakturę.

Aby wprowadzić ręcznie fakturę zaliczkową należy wybrać: Faktury >>> Faktury sprzedaży >>> w menu dodawania dokumentu opcja: „Nowa faktura zaliczkowa”. Użytkownik musi sam wprowadzić elementy faktury, określić ilość oraz ceny produktów w jakich będą finalnie sprzedawane produkty. Dalsze kroki dotyczące wprowadzania zaliczki są identyczne jak te opisane wyżej.

Uwaga

Korekta faktury zaliczkowej umożliwia zmianę wartości wpłaconej zaliczki, natomiast faktura finalna uwzględnia wszystkie wprowadzone korekty

Jeśli Użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule: Jak wystawić dokument w walucie?) może również rejestrować zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie zaliczek walutowych przebiega podobnie jak w przypadku dokumentów złotówkowych. Należy przy tym pamiętać o kilku zasadach:

• w przypadku kiedy zaliczka powstała z proformy/oferty nie ma możliwości zmiany waluty, możliwa jest jedynie zmiana daty i typu kursu
• na wszystkich zaliczkach powiązanych zawsze jest ta sama waluta. Nie ma możliwości zmiany waluty na kolejnej zaliczce powiązanej, możliwa jest jedynie zmiana daty i kursu
• na fakturach zaliczkowych w walucie wyłączona jest kontrola mechanizmu podzielonej płatności (MPP)
• faktury zaliczkowe w walucie nie są rejestrowane na drukarkach fiskalnych

Wystawienie faktury finalnej:

Krok pierwszy – zaznaczamy interesującą nas fakturę zaliczkową i menu kontekstowym wybieramy opcję: „Wystaw finalną”. Jeśli zaliczka została wystawiona do faktury pro forma lub oferty, fakturę finalną można też zarejestrować bezpośrednio do tych dokumentów.

Krok drugi – na wyświetlonym formularzu można dokonać modyfikacji. W podsumowaniu widoczna jest kwota pomniejszona o zarejestrowane zaliczki. Jeśli wszystko jest poprawnie, zapisujemy bądź zatwierdzamy dokument.

Uwaga

Należy pamiętać, że jeśli Użytkownik zarejestruje fakturę zaliczkową „od brutto” na 100% wartości zamówienia, a następnie na fakturze finalnej zmieni algorytm liczenia na netto, może się okazać, że powstają groszowe różnice pomiędzy wartością tych dwóch dokumentów. Są one związane z innym sposobem liczenia podatku na fakturze zaliczkowej i finalnej. W takim przypadku, Użytkownik może zmienić wartości jednej z pozycji lub ustalić na fakturze finalnej algorytm liczenia zgodny z fakturą zaliczkową

Uwaga

Istotne jest, by sumaryczna wartość elementów w poszczególnych stawkach podatkowych nie była mniejsza niż wartość wykazana na fakturze zaliczkowej w danej stawce. Przyjęta zaliczka musi być w 100% rozliczona na fakturze finalnej. W innym przypadku program nie pozwoli na zapisanie dokumentu informując, że wartość elementów w danej stawce jest mniejsza niż wartość zaliczki przyjętej w tej stawce. Istnieje możliwość wystawienie faktury finalnej do kilku faktur zaliczkowych: Jak wprowadzić wiele zaliczek wraz z fakturą finalną do jednej transakcji?

W przypadku faktur zaliczkowych wystawionych w walutach obcych do faktury finalnej można przekształcić zaliczki zarejestrowane w tej samej walucie. Na fakturze finalnej nie ma możliwości zmiany waluty, możliwa jest jedynie zmiana daty i typu kursu.

W artykule przedstawiliśmy, w jaki sposób możemy wystawić korektę dokumentu. Wystawianie faktur korygujących możliwe jest dla zatwierdzonych dokumentów (widocznych na liście w kolorze czarnym). Operacja ta zostanie omówiona na przykładzie faktur sprzedaży.

Krok pierwszy – zaznaczamy odpowiedni dokument i z menu kontekstowego wybieramy opcję „Wystaw korektę”.  

Krok drugi – na formularzu korekty pozycja jest widoczna w dwóch wierszach: w dolnym są widoczne wartości oryginalne (z faktury), natomiast w pierwszym wprowadzamy poprawne wartości i zapisujemy bądź zatwierdzamy dokument.

Aby dokonać zmian w danej pozycji, wystarczy ją uaktywnić za pomocą kliknięcia w jej obszarze.

Musimy pamiętać, że nie ma możliwości usunięcia pozycji danej faktury. Jeśli dana pozycja nie będzie korygowana, należy pozostawić zaproponowane wartości bez zmian. Nie ma również opcji edytowania wiersza „Oryginalnie” – w nim przedstawione zostają wartości sprzed zmian. Poniżej zostanie wyliczona różnica.

Jeśli dokument posiada już korektę, to na liście przy dokumencie widoczny będzie symbol , zaś w menu kontekstowym w miejscu „Wystaw korektę” pojawi się przycisk „Korekty”. Wówczas, po jego wybraniu, znajdziemy się na liście korekt. Aby dodać kolejną korektę należy wybrać przycisk „plusa” będący dostępny w menu.

Na wyświetlonym formularzu nowej korekty znajdują się już wartości uwzględniające poprzednie korekty. Wystawienie kolejnej korekty jest możliwe po zatwierdzeniu ostatniej.

Uwaga

Ważne! W przypadku towarów z kontrolą stanów magazynowych wystawienie korekty powoduje zmianę ilości towaru w magazynie dopiero po jej zatwierdzeniu na stałe.

Uwaga

Ważne! Dla dokumentów wystawionych w walucie obcej korekta wystawiana jest zawsze wg kursu identycznego jak na dokumencie korygowanym.

W tym artykule opisaliśmy w jaki sposób wybrać rachunek bankowy na dokumencie.

Przykład ten zostanie omówiony dla faktury sprzedaży. Należy pamiętać, że to działanie jest możliwe tylko wtedy, gdy mamy zapisane kilka numerów rachunków. Wybranie rachunku bankowego na dokumencie jest możliwe zarówno dla nowych dokumentów, jak i tych zapisanych do bufora. Tutaj pokazane zostanie ustawienie rachunku na fakturze sprzedaży zapisanej do bufora.

Krok pierwszy – wybieramy interesującą nas fakturę i wybieramy opcję „Edytuj” Jeżeli forma zapłaty jest ustawiona jako Płatność na konto to na formularzu będzie możliwość wybrania rachunku z rozwijalnej listy. Krok drugi – wybieramy kafelek „Nie zapłacono”/Zapłacono/Częściowo zapłacono (nazwa tego kafelka może się różnić, w zależności od stanu płatności)

Krok trzeci – na wyświetlonym oknie wybieramy jeden z rachunków. Automatycznie dla proponowany jest rachunek wybrany wcześniej na formularzu. Jeśli chcemy ustawić inny, wybieramy go z rozwijanej listy. Po zapisaniu zmian wybrany rachunek bankowy będzie już widoczny na wydruku dokumentu.

Zobacz także: Jak dodać nowy rachunek?

W tym artykule opisaliśmy jak w programie dodać nowy rachunek bankowy

Krok pierwszy – klikamy na Imię i Nazwisko administratora (prawy, górny róg) >> Moje rachunki bankowe.

Krok drugi – na wyświetlonym oknie klikamy  „Dodaj”.

Krok trzeci – na wyświetlonym formularzu uzupełniamy dane naszego rachunku bankowego. Po wpisaniu numeru rachunku program automatycznie znajdzie nazwę, adres banku oraz kod SWIFT. Jako symbol zostanie zaproponowany skrót nazwy banku lub słowo BANK w przypadku nie rozpoznania rachunku. Jeżeli chcemy, aby ten rachunek był naszym domyślnym rachunkiem lub rachunkiem VAT zaznaczamy odpowiedni parametr i zapisujemy zmiany. Rachunek bankowy wskazany jako domyślny będzie drukowany na wszystkich dokumentach, gdzie nie zostanie wskazany indywidualnie inny numer konta.

Poniżej wybieramy okres raportów. Po zapisaniu rachunku program automatycznie utworzy pierwszy raport o zdanym okresie. Kolejne raporty również będą dodawane automatycznie w momencie rozliczania dokumentów. Dostępne wartości to Dzienny, Tygodniowy, Miesięczny i Bezterminowy.

Wskazówka

W przypadku rachunku, na którym możliwe jest posiadanie subkont dla różnych walut (np. w usłudze Revolut) zalecamy, aby taki rachunek bankowy wprowadzać w walucie PLN. Na takim rachunku możliwe będzie prowadzenie wszystkich walut (dodawanie zapisów bankowych i płatności zarówno w walucie PLN jak i w walutach obcych). 

Zobacz także: https://pomoc.erpxt.pl/dokumentacja/jak-wskazac-rachunek-bankowy-na-fakturze/  

W polu OPIS, w dolnej części faktury możemy dodać dodatkowe informacje do dokumentu. Będzie on później wyświetlany na liście faktur w kolumnie Opis oraz pojawi się na wydruku faktury. Pole OPIS może być też automatycznie uzupełnione, jeśli na fakturze zostanie wybrany kontrahent, który na swojej karcie ma wpisane informacje dodatkowe i zaznaczony parametr: Kopiuj dodatkowe informacje na dokument.

Uwaga

Informacje dodatkowe z karty kontrahenta mają wyższy priorytet niż informacje dodatkowe wpisane bezpośrednio na fakturze. Oznacza to, że jeżeli zostanie wybrany kontrahent, który na swojej karcie ma uzupełnione informacje dodatkowe to dane zostaną nadpisane

Jeśli istnieje potrzeba dodania opisu do pozycji faktury – towaru/usługi możemy to zrobić na formularzu faktury, klikając na wybraną pozycję. Dostępne jest wówczas pole Opis, w którym możemy wpisać dodatkowe informacje dotyczące konkretnego towaru/usługi.

Jest również możliwość ustawienia opisu produktu na jego karcie. Wówczas przy zaznaczonym parametrze na karcie produktu: Kopiuj opis na dokument, opis automatycznie przeniesie się na fakturę.

 

W tym artykule opisaliśmy, jak poprawić dane na zatwierdzonym dokumencie. Możemy to zrobić przez anulowanie takiego dokumentu i wystawienie nowego. Nowy dokument może posiadać numer tego anulowanego (należy go wpisać ręcznie), bądź też kolejny dostępny. Należy pamiętać, że anulowane dokumenty nie są uwzględniane w podsumowaniach list, nie wpływają też na stan magazynu oraz wykreśla zobowiązania/należności naszych kontrahentów. Poniżej przedstawiony został proces anulowania dokumentu krok po kroku:

Krok pierwszy – zaznaczamy odpowiedni dokument i klikamy opcję „Edytuj”.

Krok drugi – wybieramy opcję „Anuluj dokument”. Po prawidłowym odblokowaniu pojawi się komunikat. Krok trzeci – wystawiamy nowy dokument, na którym wpisujemy poprawne dane. Warto pamiętać o zmianie daty wystawienia dokumentu na tę, która była określona dla anulowanego dokumentu. Jeśli nowy dokument ma posiadać numer anulowanego, należy go ręcznie wpisać na formularzu. W tym celu klikamy w polu numeracji i wybieramy opcję „Podany ręcznie”. Następnie wpisujemy odpowiedni numer i jeśli pozostałe dane są poprawnie podane, możemy zapisać (lub zatwierdzić) dokument. Na liście dokumentów anulowany dokument jest wyszarzony, a nowy posiada wybrany przez nas numer. W sytuacji, gdy stosujemy numeracje miesięczną pamiętajmy, że symbol miesiąca w numerze uaktualni się po zapisie dokumentu (początkowo będzie widoczny numer bieżącego miesiąca, a dopiero po zapisie podstawiony zostanie numer właściwy dla daty wystawienia dokumentu).

Uwaga

Ważne! Jeśli ostatnim dokumentem na liście jest dokument anulowany, to gdy będziemy dodawać nowy – otrzyma on automatycznie numer tego anulowanego (jeśli nie wybierzemy ręcznego sposobu podania numeru). Jeśli zaś anulujemy dokument, po którym wprowadzone już zostały inne, to nowy dokument otrzyma kolejny, dostępny numer (jeśli nie wybierzemy ręcznego sposobu podania numeru).

       

Wysyłanie faktur w formie załącznika za pomocą e-maila z firmowego adresu stało się bardzo powszechne. Aby wysłać fakturę e-mailem w programie Comarch ERP XT należy zaznaczyć ją na liście faktur (prawym przyciskiem myszy lub klikając w pole na kafelku). Wtedy w górnym pasku pojawi się menu kontekstowe, na którym należy wybrać ikonę koperty- Wyślij e-mailem. 

E-mail może zostać wysłany bezpośrednio z programu Comarch ERP XT, bądź za pośrednictwem programu pocztowego, który jest zainstalowany na komputerze. W Konfiguracji na zakładce Ogólne dostępny jest parametr Wysyłaj wiadomości przez domyślną aplikację pocztową. Po zaznaczeniu parametru, wiadomość wraz z wydrukiem faktury jest kierowana do domyślnego programu pocztowego. Wiadomość można tutaj dowolnie edytować, zapisać jako kopię roboczą lub od razu wysłać. W treści wiadomości znajduje się też link służący do pobrania załączonego wydruku dokumentu. Jeśli parametr z konfiguracji nie zostanie zaznaczony, e-maile będą wysyłane bezpośrednio z programu Comarch ERP XT. Wówczas dokumenty będą przesyłane w postaci pliku PDF e-mailem do Klienta. Jeżeli na karcie kontrahenta wskazanego na fakturze, uzupełniono adres e-mail, wówczas jest on automatycznie przenoszony w pole Do: tworzonej wiadomości. Jeśli na karcie kontrahenta nie jest uzupełniony adres e-mail – po uzupełnieniu go podczas pierwszego wysłania dokumentu jest on automatycznie uzupełniany również na karcie. W przypadku, gdy adres zostanie zmieniony w momencie wysyłania dokumentu – program zapyta, czy zaktualizować adres również na karcie kontrahenta.  

Ministerstwo Finansów wprowadza nowy rodzaj pliku JPK. Są to pliki JPK_V7M dla rozliczeń miesięcznych oraz JPK_V7K dla rozliczeń kwartalnych. Pliki te zawierają część deklaracyjną (na wzór deklaracji VAT-7) oraz ewidencyjną (na wzór pliku JPK_VAT). Nowy rodzaj pliku JPK zastępuje więc zarówno plik JPK_VAT jak i deklarację VAT-7.

Nowy plik JPK_V7 zacznie obowiązywać wszystkich podatników od rozliczenia za październik 2020.

Struktura plików JPK_V7M i JPK_V7K została rozbudowana względem pliku JPK_VAT o dodatkowe informacje, które mają być przesyłane dla każdej faktury. Dlatego też istotne jest aby firmy, odpowiednio wcześniej zaczęły opisywać przyjmowane oraz wydawane dokumenty dodatkowymi informacjami. Są to: kod kraju kontrahenta, kod towarowy, procedura i typ dokumentu.

Ministerstwo Finansów zdefiniowało listę kodów towarowych, które mają być wysyłane w pliku JPK_V7M/7K dla dokumentu, na którym zarejestrowano sprzedaż danego rodzaju:

• GTU_01 – dostawa napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, piwa oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (CN od 2203 do 2208)
• GTU_02 – dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
• GTU_03 – dostawa olejów opałowych nieujętych w lit. b, olejów smarowych i pozostałych olejów (CN od 2710 19 71 do 2710 19 83 i CN od 2710 19 87 do 2710 19 99, z wyłączeniem smarów plastycznych zaliczonych do kodu CN 2710 19 99), olejów smarowych (CN 2710 20 90) oraz preparatów smarowych (CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją)
• GTU_04 – dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
• GTU_05 – dostawa odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79–91 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_06 – dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7, 8, 59–63, 65, 66, 69 i 94–96 załącznika nr 15 do ustawy, a także folii typu stretch określonej w poz. 9 tego załącznika
• GTU_07 – dostawa pojazdów oraz części (CN od 8701 do 8708)
• GTU_08 – dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1 i 1a załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12–25, 33–40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
• GTU_09 – dostawa produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych – wyłącznie objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 974 i 981)
• GTU_10 – dostawa budynków, budowli i gruntów oraz ich części i udziałów w prawie własności, w tym również zbycia praw, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy
• GTU_11 - świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2021 r. poz. 332 i 1047)
• GTU_12 – świadczenie usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, w tym doradztwa prawnego i podatkowego oraz doradztwa związanego z zarządzaniem (PKWiU 62.02.1, 62.02.2, 66.19.91, 69.20.3, 70.22.11, 70.22.12, 70.22.13, 70.22.14, 70.22.15, 70.22.16, 70.22.3, 71.11.24, 71.11.42, 71.12.11, 71.12.31, 74.90.13, 74.90.15, 74.90.19), w zakresie rachunkowości i audytu finansowego (PKWiU 69.20.1, 69.20.2), prawnych (PKWiU 69.1), zarządczych (PKWiU 62.03, 63.11.12, 66.11.19, 66.30, 68.32, 69.20.4, 70.22.17, 70.22.2, 90.02.19.1), firm centralnych (PKWiU 70.1), marketingowych lub reklamowych (PKWiU 73.1), badania rynku i opinii publicznej (PKWiU 73.2), w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych (PKWiU 72) oraz w zakresie pozaszkolnych form edukacji (PKWiU 85.5)
• GTU_13 – świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej (PKWiU 49.4, 52.1)

Procedury, podobnie jak kody towarowe, opisują dodatkowo dokument wysyłany w nowym pliku JPK. Nie są jednak ściśle powiązane z towarem. Są podzielone na procedury dla dokumentów sprzedaży i zakupu.

Procedury dla sprzedaży:

• SW – dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy
• EE – świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy
• TP – istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy
• TT_WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• TT_D – dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
• MR_T – świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy
• MR_UZ – dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy
• I_42 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)
• I_63 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)
• B_SPV – transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowanego zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy
• B_SPV_DOSTAWA – dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy
• B_MPV_PROWIZJA – świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowanych zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności
• WSTO_EE - wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy, na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju
• IED - dostawa towarów, o której mowa w art. 7a ust. 1 i 2 ustawy, dokonana przez podatnika ułatwiającego tę dostawę, który nie korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a lub 9 ustawy lub w odpowiadających im regulacjach, dla której miejscem dostawy jest terytorium kraju

Procedury dla zakupu:

• IMP – podatek naliczony z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanych zgodnie z art. 33a ustawy
• MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Oprócz wspomnianych kodów towarowych oraz procedur, do opisu transakcji na potrzeby pliku JPK_V7 służą typy dokumentów.

Dostępne typy dokumentów dla sprzedaży to:

• RO – dokument zbiorczy o sprzedaży z kas rejestrujących
• WEW – dowód wewnętrzny
• FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy

Dla zakupu dostępne są typy:

• VAT_RR – faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy
• WEW – dowód wewnętrzny
• MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy.

W tym artykule opisaliśmy jak możemy przekształcić fakturę proforma do faktury sprzedaży. Aby dokonać takiego przekształcenia należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Faktury proforma i zaznaczamy konkretny dokument Krok drugi – w menu kontekstowym wybieramy opcję „Przekształć do faktury sprzedaży” Krok trzeci – pojawia się formularz faktury sprzedaży. Przeniesione na niego zostają wszystkie elementy z faktury proforma. Zaktualizowane zostają daty wystawienia/ sprzedaży/ termin płatności. Użytkownik ma możliwość edycji tych danych, a także może dodać nowe. Gdy wszystkie dane będą uzupełnione, należy zapisać lub zatwierdzić fakturę.

Uwaga

Do faktury proforma może być wystawiona tylko jedna faktura sprzedaży. Stąd też, po przekształceniu do faktury sprzedaży w menu kontekstowym danego dokumentu pojawia się „Pokaż fakturę” (zamiast „Przekształć do faktury sprzedaży”) – opcja ta pozwala na podgląd wystawionej faktury sprzedaży

Uwaga

W sytuacji kiedy faktura proforma została wystawiona w walucie obcej wtedy: - jeśli na fakturze proforma był wybrany kurs NBP – w chwili przekształcenia zostanie pobrane nowe, aktualne notowanie i przeliczone zostaną wartości w PLN (na przykład kwota VAT). - jeśli na fakturze proforma był wybrany kurs ręczny – w chwili przekształcenia zostanie on przepisany na fakturę sprzedaży.

     

Sposób numerowania zależy od wybranego na dokumencie schematu numeracji. Dla każdego rodzaju dokumentu można zdefiniować wiele schematów numeracji. Podczas wystawiania dokumentu Użytkownik wskazuje jeden z nich, według którego nadawany będzie numer.

Dodanie nowego schematu numeracji dla dokumentu możliwe jest z poziomu Konfiguracja/ Numeracja dokumentów

Podczas dodawania nowego schematu pojawia się kreator, który umożliwia:

• wybranie rodzaju dokumentu, dla którego definiowany jest schemat
• zdefiniowanie elementów wchodzących w skład nowego schematu

Schemat numeracji może być zbudowany z maksymalnie pięciu elementów. Aby dodać nowy element należy kliknąć w przycisk Dodaj kolejny element i wskazać potrzebną wartość. Elementy można ustawiać we właściwej kolejności w schemacie przeciągając je na odpowiednie miejsce.

Każdy schemat numeracji musi się zawierać co najmniej symbol, rok oraz numer.

Symbol (obowiązkowy) - może zawierać 5 znaków alfanumerycznych.

Rok (obowiązkowy) - może być zdefiniowany w formacie dwu- lub czterocyfrowym. Domyślnie w nowym schemacie zdefiniowany jest Rok (YYYY) - w postaci czterocyfrowej, aby to zmienić należy usunąć ten element i dodać element Rok (YY).

Numer (obowiązkowy) - może być uzupełniany zerami wiodącymi tak, by zawsze miał taką samą długość (000001, 000002, 000003...). Aby zdefiniować format numeru należy w schemacie uzupełnić go zerami do potrzebnej długości:

Miesiąc - może być zdefiniowany w schemacie jako Miesiąc (wtedy jest podstawiany do schematu jako cyfra (1,2,3...11,12) lub w postaci dwucyfrowej jako Miesiąc (MM) - wtedy numer miesiąca jest uzupełniany zerami wiodącymi (01,02,03...11,12). Taki sposób oznaczania miesiąca w numerze ułatwia późniejsze sortowanie dokumentów na liście. Jeśli w schemacie numeracji umieszczony jest miesiąc - dokumenty są numerowane w ramach danego miesiąca.

Seria - dokumenty mogą być dodatkowo rozróżniane za pomocą serii, wskazywanej bezpośrednio podczas wystawiania dokumentu. Dokumenty w ramach każdej serii mają osobną numerację. Można je wykorzystać na przykład do rozróżniania dokumentów wystawianych przez użytkowników konta. Więcej informacji - kliknij tutaj.

Na schemacie numeracji dostępne są dwa dodatkowe parametry, które ułatwiają zarządzanie dostępnymi schematami: - schemat oznaczony jako domyślny jest proponowany na nowo wystawianych dokumentach, - parametr Schemat nieaktywny służy do oznaczania tych schematów, które nie są już wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów. Aby ponownie aktywować schemat wystarczy odznaczyć parametr. Schematy, które nie zostały użyte w programie (nie wystawiono dokumentów) Użytkownik może usuwać.

Dokumenty RW i PW służą do rejestrowania w systemie różnic w stanie magazynowym towarów, które nie wynikają z przeprowadzanych operacji handlowych. Dokumenty są dostępne tylko w pakietach zawierających moduł Magazyn. Listy dokumentów są dostępne w menu Magazyn. Na dokumenty typu PW i RW można wprowadzać tylko produkty o statusie towar z kontrolą stanu. Dokument typu Przychód Wewnętrzny wprowadza towar do magazynu. Na PW możliwe jest ustalenie ceny, po jakiej towar ma być wprowadzony do magazynu. Dokument można zapisać lub zatwierdzić na stałe. Dokument zapisany, ale jeszcze nie zatwierdzony, nie aktualizuje stanu w magazynie. Wprowadzenie towaru do magazynu następuje w momencie zatwierdzenia dokumentu. Dokument typu Rozchód Wewnętrzny służy do zdjęcia towaru z magazynu. Wystawiając dokument RW możliwość ustalenia ceny jest zablokowana. Wartość i cena towaru jest ustalana w momencie zapisu bądź zatwierdzenia dokumentu, w oparciu o dostawy, które zostały zdjęte z magazynu. Dokumenty RW i PW są również automatycznie tworzone w przypadku:

• zmiany stanu towaru bezpośrednio na karcie produktu,
• zatwierdzenia arkusza inwentaryzacyjnego.

Dokumenty utworzone automatycznie posiadają na liście status Istnieje arkusz. Takie dokumenty są od razu zatwierdzone i nie można ich anulować.

W celu poprawnego wykazywania dokumentów VAT marża, faktura w tej procedurze musi mieć uzupełniony kod MR_UZ lub MR_T. W zależności od procedury VAT marża wskazanej na dokumencie dodawane są automatycznie kody: MR_T lub MR_UZ.

Wówczas w tworzonym pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej taka faktura zostanie prawidłowo oznaczona, w wierszu SprzedazVAT_Marza wykazana zostanie kwota brutto z dokumentu.

Dokumenty zakupu towarów, które będziemy odsprzedawać w procedurze marża, podlegają oznaczeniu kodem JPK_V7: „ZakupVAT_Marza”.

Dokument zakup VAT marża należy wprowadzić ręcznie do rejestru VAT zakupów. Kwotę nabyć związanych ze sprzedażą opodatkowaną na zasadzie marży, najlepiej wprowadzić w stawce VAT 0%.

Zarówno na dokumencie, karcie produktu jak i kontrahenta istnieje możliwość przypisania kodu JPK_V7: „ZakupVAT_Marza”:

W programie Comarch ERP XT kod „ZakupVAT_Marza” to techniczne oznaczenie wprowadzone na potrzeby wykazywania dokumentów zakupowych związanych z procedurą VAT marża.

Dokumenty, które mają wybrany kod JPK_V7 „ZakupVAT_Marza” przenoszone są do pliku JPK_V7 wyłącznie do części ewidencyjnej (nie są uwzględniane w części deklaracyjnej pliku).

W wierszu ZakupVAT_Marza wykazywana jest kwota brutto dokumentu.

Faktura VAT marża z ujemną kwotą marży

Faktura VAT marża z ujemną kwotą marży nie jest uwzględniana w części deklaracyjnej pliku JPK_V7. W części ewidencyjnej pliku JPK_V7 uwzględniana jest Faktura VAT marża oraz dokument rozliczenia marży. Dla dokumentu rozliczenia marży nie jest wykazywana kwota VAT.

Przykład

1. Na fakturze VAT marża pozycja w stawce VAT nie podlega, kwota marży w wysokości -500, VAT od marży: 23%:

2. Na dokumencie rozliczenia marży w rejestrze VAT sprzedaży powstaną dwie pozycje:

• Nie podlega - netto: 500, VAT: 0, brutto: 500
• 23% - netto -500, VAT: 0, Brutto: -500

3. Podczas wyliczania pliku JPK_V7 dokument rozliczenia marży z zerową kwotą VAT i kwotą brutto na minus w stawce opodatkowanej nie jest uwzględniany w części deklaracyjnej. Faktura VAT marża z ujemną kwotą marży oraz dokument rozliczenia marży jest wykazywany w części ewidencyjnej pliku JPK_V7:

Zobacz więcej: Pliki JPK_V7

W artykule opisano jak wystawić fakturę dla kontrahenta spoza Unii Europejskiej. Aby wystawić taki dokument należy: Krok pierwszy - dodanie karty kontrahenta o statusie pozaunijny. W tym celu na formularzu kontrahenta w sekcji Ogólne należy ustawić status pozaunijny. Dzięki temu na wystawianych dokumentach automatycznie będą się podstawiać stawki VAT "nie podlega" - dla usług oraz 0% dla towarów. Dla statusu pozaunijny program nie kontroluje poprawności wpisanego numeru NIP a ponadto z listy kodów kraju jest możliwość wyboru właściwego kodu dla kontrahenta. Krok drugi – dodanie w programie faktury sprzedaży dla kontrahenta pozaunijnego (Faktury >> Faktury sprzedaży >> Dodaj fakturę sprzedaży). Po dodaniu produktu program automatycznie w polu VAT ustawi wartość 0% (dla towarów) lub „nie podlega” (dla usług).

W programie Comarch ERP XT istnieje rozróżnienie dokumentów na zapisane oraz zatwierdzone na stałe. Dokumenty Zapisane

Dokumenty, które zostają zapisane trafiają do bufora. Są one cały czas dostępne do edycji. Użytkownik może dowolnie zmieniać np.: elementy umieszczone na fakturze, dane kontrahenta, daty czy też walutę wystawienia dokumentu. Takie dokumenty możemy także usunąć, bez pozostawiania jakichkolwiek zapisów w programie. Są one również ujmowane w podsumowaniu list, a także uwzględniane w rozliczeniach z kontrahentami.  Zapisanie dokumentu nie powoduje jednak powstania zapisu w Rejestrze VAT oraz KPiR (zapisy te powstają dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu).

Dokumenty zapisane wpływają na zmiany stanów towarów w magazynie. Wyjątkami tutaj są zapisane faktury zakupu oraz zapisane korekty (zmiana stanów następuje dopiero po zatwierdzeniu tych dokumentów). Dokumenty zapisane oznaczone są w programie symbolem otwartej kłódki.

Dokumenty Zatwierdzone

Dokumenty zatwierdzone nie mają możliwości edycji. Wszelkie zmiany możemy nanosić poprzez wystawianie korekt. Zatwierdzenie dokumentu sprawia, że automatycznie program tworzy zapis w Rejestrze VAT oraz w KPiR.

Nie ma również możliwości usunięcia zatwierdzonego dokumentu, jak jest to dostępne przy dokumentach zapisanych. Możliwe jest anulowanie dokumentu. Operacja ta powoduje, że dokument nie jest uwzględniany w podsumowaniach list czy w rozliczeniach z kontrahentami. Jest widoczny na liście w kolorze szarym, jednak nie można go korygować ani rozliczać.

Dokumenty zatwierdzone, podobnie jak zapisane, wpływają na zmiany stanów towarów w magazynie. Dokumenty zatwierdzone oznaczone są na listach symbolem zamkniętej kłódki.

W tym artykule opisaliśmy jak zmienić dane osoby upoważnionej do wystawiania faktur. Dane te pobierane są z danych poszczególnych użytkowników, wprowadzonych podczas ich rejestracji (dodawania) na koncie.

Aby zmienić imię i nazwisko operatora, drukowane na dokumentach (w polu podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury), do programu powinien zalogować się administrator:

Krok pierwszy – wybieramy Imię i nazwisko administratora (prawy górny róg) >>> Mój pakiet >>> zakładka Pakiety zespołu.

Krok drugi – pojawi się nam lista użytkowników naszego programu. Wybieramy teraz tego, którego dane mają zostać zmienione poprzez kliknięcie na „Edytuj użytkownika”. Pojawi się okienko, w którym możemy zmienić imię i nazwisko osoby upoważnionej do wystawiania faktur. Zapisujemy zmiany.

W tym artykule opisaliśmy możliwość automatycznego tworzenia dowodów wewnętrznych dla wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu towarów i usług.

W Konfiguracji w zakładce Schematy numeracji Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji dla faktury wewnętrznej sprzedaży oraz faktury wewnętrznej zakupu.

Dodatkowo w Konfiguracji w zakładce Faktury został dodany parametr „Przenoś numer z dokumentu pierwotnego na dowody wewnętrzne”. Parametr będzie domyślnie zaznaczony. Jeżeli Użytkownik zaznaczy parametr to na dowody wewnętrzne będzie przenoszony numer z dokumentu pierwotnego.

Automatyczne tworzenie faktury wewnętrznej zakupu oraz faktury wewnętrznej sprzedaży jest możliwe w następujący sposób:

• Na formularzu faktury zakupu w momencie zatwierdzania dokumentu z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów czy importem towarów i usług pojawi się pytanie:

Wybór opcji Tak spowoduje utworzenie dowodu wewnętrznego w rejestrze VAT zakupów i w rejestrze VAT sprzedaży ze stawką 23% oraz ustawionym odpowiednim polem w JPK_V7 (według standardowego mechanizmu kwalifikowania według stawki VAT oraz rodzaju transakcji). Po wyborze opcji Nie dowody wewnętrzne nie utworzą się, a zapis w rejestrze VAT zakupów zostanie zapisany i zaksięgowany.

• W rejestrze VAT zakupów po wskazaniu kontrahenta krajowego (podatnik VAT czynny), wewnątrzunijnego lub pozaunijnego, stawki VAT nie podlega lub stawki 0% oraz w kolumnie Pole w JPK_V7 opcji Nie uwzględniaj w pliku JPK_V7, podczas zapisu dokumentu pojawi się analogiczne pytanie dotyczące utworzenia dowodów wewnętrznych.

Uwaga

Jeżeli Użytkownik wprowadzi dokument na kwotę 0,00 zł to komunikat dotyczący utworzenia dowodów wewnętrznych nie będzie się pokazywał.

Na liście w Rejestrze VAT sprzedaży oraz w Rejestrze VAT zakupów została dodana dodatkowa opcja w filtrze Status: Bez dowodów wewnętrznych, która będzie pokazywała te dokumenty, które kwalifikują się do wystawienia automatycznych dowodów wewnętrznych, ale nie mają ich utworzonych.

W przypadku zaznaczenia na liście dokumentu, który kwalifikuje się do utworzenia automatycznych dowodów wewnętrznych, a takich dowodów nie ma utworzonych, w menu kontekstowym do tego dokumentu jest możliwość utworzenia takich dowodów.

• Utwórz automatyczne dowody wewnętrzne, która utworzy zarówno dowód wewnętrzny sprzedaży jak również zakupu – jeżeli dla danego dokumentu nie ma utworzonego zarówno dowodu wewnętrznego sprzedaży jak również zakupu.
• Utwórz automatyczny dowód wewnętrzny zakupu – jeżeli dla danego dokumentu będzie już utworzony automatyczny dowód wewnętrzny sprzedaży, a nie ma utworzonego automatycznego dowodu wewnętrznego zakupu.

Przy próbie usunięcia automatycznego dowodu wewnętrznego sprzedaży, do którego został utworzony automatyczny dowód wewnętrzny zakupu pojawi się komunikat:

Wybór opcji Usuń spowoduje, że usunięty zostanie również dowód wewnętrzny zakupu. Po wybraniu opcji Anuluj widok powróci na listę dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży.

Uwaga

Usunięcie dowodu wewnętrznego zakupu nie powoduje automatycznego usunięcia dowodu wewnętrznego sprzedaży.

W przypadku edycji automatycznego dowodu wewnętrznego sprzedaży, do którego istnieje wewnętrzny dowód zakupu podczas zapisu pojawi się komunikat:

Wybór opcji TAK spowoduje zapis zmian również na dowodzie wewnętrznym zakupu. Analogiczna sytuacja wystąpi podczas edycji i zapisu dowodu wewnętrznego zakupu.

W programie istnieje możliwość wydrukowania dowodów wewnętrznych z poziomu formularza dokumentu oraz z listy dokumentów w rejestrze VAT zakupów i rejestrze VAT sprzedaży, po zaznaczeniu i wybraniu opcji Drukuj w prawym górnym rogu.

Uwaga

Dowody wewnętrzne zakupu i sprzedaży nie podlegają księgowaniu do Księgi Przychodów i Rozchodów oraz Ewidencji Ryczałtowej.

Uwaga

Dowody wewnętrzne nie powodują powstania płatności.

Zobacz także: Jak wprowadzić wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)? Jak wystawić fakturę dla kontrahenta pozaunijnego?

W programie istnieje kilka możliwości rozliczenia pojedynczego dokumentu:

1. Wybieramy Faktury >> Faktury sprzedaży, a następnie wchodzimy na formularz dokumentu, który chcemy rozliczyć. Teraz klikamy na opcję Nie zapłacono/ Zapłacono częściowo/ Zapłacono – w zależności od statusu.

Pojawiło się okienko, gdzie możemy wpisać wysokość wpłaty. Jeżeli dokument jest zatwierdzony na stałe to możemy dodać na raz klika zapłat. W polu wpłata należy wpisać wartość i kliknąć Zapłać. Zapłata doda się na listę poniżej. Aby dodać kolejną należy ponownie wpisać wartość w polu Wpłata i kliknąć Zapłać. Po zapisaniu dokumentu dla każdej z tak dodanych zapłat utworzy się osobny zapis kasowy/bankowy powiązany z płatnością dla tego dokumentu.

Na formularzu zapłaty istnieje również możliwość wybrania rachunku bankowego. Zmiana opcji możliwa jest  również po zatwierdzeniu dokumentu. Dokładna instrukcja znajduje się tutaj.

2. Na liście dokumentów zaznaczamy jeden z nich i z menu kontekstowego wybieramy opcję „Rozlicz dokument”.

Każde rozliczenie dokumentu zatwierdzonego powoduje utworzenie zapisu kasowo/bankowego powiązanego z płatnością do tego dokumentu. W przypadku dokumentów walutowych Użytkownik musi wskazać datę kursu, który ma być pobrany do rozliczenia. Domyślnie proponowany jest kurs na ostatni dzień roboczy przed wskazaną data wpłaty. Program proponuje kurs średni NBP na podany dzień. Użytkownik może zmienić zaproponowane notowanie, wprowadzając je bezpośrednio w polu.

Istnieje również możliwość rozliczania dokumentów z poziomu płatności i zapisu kasowego/bankowego. Więcej informacji można znaleźć w osobnych artykułach. https://pomoc.erpxt.pl/dokumentacja/jak-rozliczyc-zapis-kasowy-bankowy/ https://pomoc.erpxt.pl/dokumentacja/jak-rozliczyc-platnosc/

Faktura proforma jest wystawiana przed zawarciem transakcji i stanowi swoistego rodzaju potwierdzenie złożenia zamówienia przez Odbiorcę.

Zawiera wszystkie istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy i jego kontrahentów pozycje.  Nie powoduje jednak powstania należności ani nie modyfikuje stanów magazynowych.

Należy również pamiętać, że faktura tego rodzaju nie stanowi dokumentu księgowego i w związku z tym nie wpisujemy jej do rejestru, nie powoduje ona żadnych konsekwencji podatkowych, ani nie wymaga zaksięgowania w odpowiednim rejestrze księgowym. Ponadto nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury sprzedaży.

Aby wystawić fakturę proforma: Krok pierwszy – wybieramy Faktury >> Faktury proforma, a następnie w celu dodania nowej, klikamy na ikonkę "+Dodaj fakturę". Krok drugi – wyświetli się nam formularz faktury proforma, na którym należy teraz uzupełnić dane: Wybierz kontrahenta – wybór kontrahenta z listy lub dodanie nowego Dodaj produkt – wybór pozycji z listy produktów lub dodanie nowego Na formularzu można również ustalić datę wystawienia, termin zapłaty oraz wybrać formę płatności. W przypadku wyboru formy płatności typu „Przelew” istnieje możliwość wskazania rachunku bankowego na jaki ma być w przyszłości dokonana zapłata. Zarówno forma płatności jak i numer rachunku bankowego zostaną przeniesione na dokumenty przekształcane z tej faktury proforma. Dodatkowo na formularzu jest dostępny parametr Mechanizm podzielonej płatności, którego ustawienie również zostaje przeniesione na dokumenty przekształcane. Więcej informacji na temat Mechanizmu podzielonej płatności można odnaleźć tutaj. Po zakończeniu edycji zapisujemy fakturę. Na podstawie faktury proforma możemy w dalszym procesie wystawić dokument sprzedaży: fakturę sprzedaży, fakturę zaliczkową lub paragon.

Uwaga

W przypadku tworzenia faktury sprzedaży w oparciu o fakturę proforma wystawioną w walucie obcej, na fakturę przenoszone są ceny w walucie ustalone na fakturze proforma, natomiast aktualizowane jest notowanie waluty. Stąd zmienić się może wartość dokumentu wyliczona w PLN (m.in. kwota VAT).

 

Jak rozpocząć wymianę danych z Comarch ERP XT do KSeF?

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch ERP XT z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wybranie odpowiedniego środowiska i wprowadzenie tokenu. Więcej informacji na ten temat w artykule: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?

Po zintegrowaniu aplikacji z KSeF należy dla Administratora / Użytkowników konta nadać odpowiednie uprawnienia. Uprawniania nadaje się na formularzu Roli dostępnego w menu Użytkownicy. Więcej informacji na temat nadawania uprawnień Użytkownikom można przeczytać w artykule: Jak nadać uprawnienia Użytkownikowi poprzez przypisanie mu roli?

Wysyłka dokumentów do KSeF

Do KSeF można wysyłać dokumenty typu: faktury sprzedaży, faktury zaliczkowe i finalne, faktury VAT Marża oraz korekty. Aby zarejestrować dokument w KSeF, należy go zatwierdzić.

W zależności od ustawień uprawnień operatora dokument zostaje wysłany do KSeF:

• bezpośrednio po zatwierdzeniu - jeśli ma ustawiony w swoich uprawnieniach parametr o automatycznym wysyłaniu dokumentów
• ręcznie - jeśli parametr jest odznaczony, Użytkownik musi sam wywołać wysłanie do KSEF. Opcja jest dostępna na liście po zaznaczeniu dokumentu lub z poziomu otwartego formularza, w menu kontekstowym.

Jeśli dokument zostanie poprawnie przyjęty do KSeF – w Comarch ERP XT wyświetlony zostanie potwierdzający to komunikat. Dokument uzyskuje status Trwa przetwarzanie.

Odbiór UPO

W kolejnym etapie w KSeF rozpoczyna się weryfikacja poprawności przesłanego dokumentu. Jeśli przetwarzanie dokumentu zakończy się sukcesem – otrzymuje on m.in. swój numer w KSeF i wtedy jest traktowany jako wprowadzony do obiegu prawnego.

Dla takiego dokumentu Użytkownik może w programie Comarch ERP XT pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Może to zrobić z poziomu formularza dokumentu lub po zaznaczeniu dokumentu na liście. Istnieje również możliwość seryjnego odbioru UPO dla wielu zaznaczonych dokumentów na liście.

Pobranie UPO jest ostatnim etapem rejestracji dokumentu w KSeF. W momencie pobierania UPO na dokumencie zapisywany jest jego numer nadany w KSeF.

Zarówno status dokumentu w KSeF, jak i jego numer w KSeF można sprawdzić:

• na liście dokumentów, gdzie dostępne są dwie nowe kolumny przedstawiające status w KSeF oraz numer w KSeF,

• na formularzu dokumentu, na zakładce KSeF.

Co to jest tryb awaryjny i kiedy z niego korzystać?

W sytuacji, gdy rejestracja dokumentu na platformie KSeF nie jest możliwa (na przykład platforma jest chwilowo niedostępna) istnieje możliwość wystawienia dokumentu w tzw. trybie awaryjnym. W takiej sytuacji należy na formularzu dokumentu na zakładce KSeF zaznaczyć odpowiedni parametr. Dokument wystawiony w trybie awaryjnym nie będzie już rejestrowany w KSeF (dla takiego dokumentu opcja wysłania do KSeF nie jest dostępna).

Czy każda korekta może być zarejestrowana w KSeF? 

Rejestracja korekt w KSeF jest możliwa tylko w przypadku, gdy dokument korygowany również został wysłany do KSeF i odebrano dla niego UPO.

Czy można anulować dokument wysłany do KSeF?

Możliwość anulowania dokumentu zależy w głównej mierze od środowiska KSeF wybranego w konfiguracji konta:

• w przypadku środowiska testowego dokument można anulować nawet, jeśli został wysłany do KSeF,
• w przypadku środowiska produkcyjnego anulowanie dokumentu jest możliwe tylko do momentu jego wysłania do KSeF. Później opcja anulowania nie jest już dostępna.

  Zobacz także: Integracja Comarch ERP XT z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)? Jak nadać uprawnienia Użytkownikowi poprzez przypisanie mu roli? Jak pobrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz przenieść do Rejestru VAT zakupu?

Aby wystawić fakturę sprzedaży należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Faktury sprzedaży i klikamy na ikonkę plusa, by dodać nową fakturę.

Krok drugi – wyświetlony zostanie formularz faktury. Musimy teraz wybrać kontrahenta, a także uzupełnić elementy faktury.

Po kliknięciu w polu „Kontrahent” pojawi się lista naszych kontrahentów, z której możemy wybrać właściwego. Jeśli kontrahenta nie widać na liście możemy dodać nową kartę kontrahenta.

Po wybraniu przycisku Dodaj nowego kontrahenta będziemy mieli możliwość uzupełnienia danych i wybrania, czy chcemy zapisać kontrahenta tylko na dokumencie, czy też dodatkowo ma zostać założona jego karta w programie.

By dodać produkt na fakturę postępujemy analogicznie, jak w przypadku dodawania kontrahenta. Po uzupełnieniu nazwy produkty, możemy go dodać na fakturę klikając w przycisk Dodaj pozycję. Jeśli chcemy dodatkowo zapisać go w naszej bazie produktów, wybieramy przycisk Dodaje kartę produktu.

Na formularzu faktury możemy także uzupełnić datę i formę zapłaty, a także wybrać sposób przeliczania faktury: od cen netto lub brutto.

Dokumenty magazynowe WZ są wystawiane w momencie, gdy istnieje potrzeba wydania towaru z magazynu dla kontrahenta, ale nie ma jeszcze możliwości wystawienia potwierdzającej sprzedaż faktury. Dokumenty mogą być również wykorzystane w sytuacji, gdy kontrahent wielokrotnie pobiera towar z magazynu, a dopiero po pewnym czasie wystawiana jest dla niego jedna faktura zbiorcza potwierdzająca całość sprzedaży. Dokument WZ jest też rejestrowany w systemie automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu handlowego (faktury sprzedaży raz faktury VAT Marża, paragonu, rachunku. Dokument WZ zdejmuje towar z magazynu (niezależnie od tego, czy jest zapisany czy zatwierdzony), natomiast nie tworzy jeszcze płatności i nie zwiększa zobowiązań kontrahenta. Płatność jest rejestrowana dopiero po wystawieniu dokumentu handlowego: faktury sprzedaży, paragonu czy rachunku i to dokument handlowy podlega rozliczeniom. Analogicznie dokumenty PZ można wystawiać w momencie, gdy towar można już wprowadzić do magazynu, ale jeszcze nie posiadamy faktury potwierdzającej zakup. Towar jest wprowadzany do magazynu po zatwierdzeniu dokumentu PZ i jest już dostępny do sprzedaży. Na podstawie jednego lub wielu dokumentów PZ można następnie wprowadzić fakturę zakupu i dokonać rozliczenia z dostawcą. Lista dokumentów WZ i PZ jest dostępna w menu bocznym w grupie Magazyn. Są one dostępne w pakietach zawierających moduł Magazyn. Inne artykuły powiązane: Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

W artykule przedstawiony został sposób wystawienia faktury sprzedaży w walucie obcej.

Krok pierwszy – wybieramy Faktury następnie Faktury sprzedaży i z menu kontekstowego wybieramy opcję: Dodaj fakturę sprzedaży.

Krok drugi – pojawi się nam formularz faktury sprzedaży. Uzupełniamy dane i elementy faktury. Następnie zmieniamy walutę wystawianego dokumentu. Aby to zrobić klikamy przycisk, na którym widoczny jest aktywny skrót waluty.

Krok trzeci – należy teraz wybrać walutę, w której chcemy wystawić dokument. Rozwijamy listę z dostępnymi walutami i klikamy na odpowiedniej z nich. Na wyświetlonym oknie możemy określić, po jakim kursie ma być rozliczana faktura. Domyślnie podpowiada się średni kurs NBP za ostatni dzień roboczy. Użytkownik może również sam wybrać datę notowania oraz ustawić swój własny kurs - podany ręcznie. W tym celu zmieniamy parametr „Średni kurs NBP” na „Kurs ręczny” i wpisujemy wartość notowania. Po wpisaniu wszystkich danych wybieramy „Zapisz”.

Krok czwarty – wyświetlone zostaje okno z pytaniem, czy chcemy kontynuować przeliczanie cen. Jeśli wybierzemy „Tak” – ceny zostaną przeliczone wg wybranego notowania, jeśli „Nie” - faktura nadal będzie wystawiana w walucie PLN. Program przelicza ceny na podstawie cen wprowadzonych na karcie produktu. Jeśli któryś z produktów dodanych do faktury nie posiada zapisanej ceny na swojej karcie, to po przeliczeniu jego wartość będzie wynosić 0.

Uwaga

Elementy faktury dodawane po zmianie waluty będą automatycznie przeliczane wg. kursu z dnia wskazanego na fakturze.

Po wskazaniu waluty program automatycznie proponuje kurs średni NBP na dzień określony przez przepisy o VAT:

• dla faktur wystawionych przed 01.01.2013 jest to dzień poprzedzający datę wystawienia faktury
• dla faktury wystawionych od 2014 roku - w przypadku faktury wystawionych dla kontrahenta krajowego lub pozaunijnego jest to dzień poprzedzający wcześniejszą z dat: wystawienia lub sprzedaży. W przypadku faktur wystawionych dla kontrahenta wewnątrzunijnego jest to zawsze kurs na dzień poprzedzający datę wystawienia.

Dla każdego dokumentu zapamiętywana jest historia jego obsługi. Dzięki temu możesz sprawdzić kto wystawił, modyfikował, drukował, wysyłał, a także przekształcał dany dokument. Opcja podglądu historii dokumentu dostępna jest z poziomu jego formularza, po przejściu na zakładkę Historia. Zakładka ta zawiera tabelę, w której umieszczone są informacje o tym kto i kiedy wykonał określoną akcję na dokumencie. W przypadku wysyłki mailem zapamiętywany jest także adres, na który został wysłany dokument, a także generowany jest plik pdf z wysłanym dokumentem, który użytkownik może pobrać w dowolnym momencie klikając na strzałkę w tabeli.

Dla przyspieszenia wprowadzania danych wszystkie dokumenty w Comarch ERP XT mogą zostać skopiowane. Przedstawiony zostanie tutaj proces kopiowania faktury. W tym celu należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Faktury sprzedaży >>> i na liście dokumentów zaznaczamy ten, który chcemy skopiować.

Krok drugi – z menu kontekstowego wybieramy opcję „Kopiuj”.

Krok trzeci – pojawi się nam formularz nowego dokumentu, który będzie miał automatycznie przeniesione wszystkie dane z kopiowanej faktury. Aktualizowane są daty oraz numer kolejny dokumentu. Jeśli dokument jest wystawiony w walucie obcej wg kursu NBP – aktualizowane jest również notowanie waluty.

Użytkownik posiada możliwość edycji takiego dokumentu. Może zmienić kontrahenta, daty, wartości poszczególnych elementów lub dodać nowe pozycje. Po naniesieniu wszystkich zmian należy zapisać/zatwierdzić dokument.

Na podstawie Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dla transakcji dokonanych pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi będącymi podatnikami, dotyczących towarów wskazanych w nowym załączniku nr 15 do wyżej wymienionej ustawy o VAT, od 1 listopada 2019 r. należy stosować mechanizm podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT).

Mechanizm podzielonej płatności ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zastąpił on funkcjonujące dotychczas odwrotne obciążenie. Ma być stosowany obligatoryjnie dla faktur o jednorazowej wartości (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) przekraczającej 15 000 PLN – płatności do takich faktur muszą być dokonywane przelewem oraz wydruk faktury musi posiadać adnotację o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. W programie Comarch ERP XT mechanizm podzielonej płatności (MPP) został zrealizowany zgodnie z poniższym opisem.

Towary podlegające MPP Na karcie produktu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Mechanizm podzielonej płatności.

Należy go zaznaczyć dla wszystkich towarów objętych mechanizmem podzielonej płatności. Wykaz towarów objętych MPP znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (zostały tu przeniesione towary i usługi, dla których dotychczas obowiązywał mechanizm odwrotnego obciążenia, ponadto w nowym załączniku nr 15 zamieszczone zostały między innymi towary takie jak: węgiel i wyroby węglowe, części i akcesoria do pojazdów samochodowych, części i akcesoria do motocykli, maszyny i urządzenia elektryczne).

W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności zastąpił od 01.11.2019r. odwrotne obciążenie, na wszystkich kartach produktów, które miały na swoich kartotekach ustawione odwrotne obciążenie na Tak bądź Powyżej limitu, parametr Mechanizm podzielonej płatności został zaznaczony automatycznie.

Uwaga

Na nowo dodawanych kartach parametr Mechanizm podzielonej płatności nie będzie automatycznie zaznaczany.

Kontrahenci

Na karcie kontrahenta dotychczas istniejący parametr ‘Stosuj split payment’ został zastąpiony parametrem ‘Mechanizm podzielonej płatności’.

Kontrahenci, dla których ma być stosowany mechanizm podzielonej płatności powinni mieć określony status jako krajowy oraz rodzaj podmiot gospodarczy.

Mechanizm podzielonej płatności na dokumentach

Zastosowanie podzielonej płatności na fakturze oznacza, że kwota VAT zostanie automatycznie przelana przez bank na specjalny rachunek VAT.

Dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych, Faktur proforma, Faktur Zakupu oraz korekt do tych dokumentów, na formularzu dokumentu znajduje się parametr MPP – umożliwiający rozliczenie faktury za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.

Od 01.11.2019 r. towary na fakturze mają naliczony podatek VAT zgodnie ze stawką VAT ustaloną na karcie produktu (do 31.10.2019 stosowane było odwrotne obciążenie, towary podlegające temu mechanizmowi na fakturze miały stawkę VAT NP). Na fakturze widoczna jest informacja o łącznej wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które podlegają Mechanizmowi podzielonej płatności:

Uwaga

W łącznej wartości brutto pozycji podlegających MPP są uwzględniane produkty, które na swoich kartach mają zaznaczony parametr ‘Mechanizm podzielonej płatności’.

Faktury, które podlegają mechanizmowi podzielonej płatności muszą mieć zaznaczony parametr Mechanizm podzielonej płatności. Płatności do takich dokumentów mają na formularzu płatności zaznaczony parametr Mechanizm podzielonej płatności oraz wyodrębnioną kwotę podatku VAT.

Uwaga

Odznaczenie parametru ‘Mechanizm podzielonej płatności’ na formularzu płatności nie wpływa na ustawienie parametru na formularzu dokumentu.

Parametr Mechanizm podzielonej płatności jest zaznaczany na dokumencie automatycznie jeśli:

• na dokumencie wybrany jest kontrahent, który na karcie ma zaznaczony parametr Mechanizm podzielonej płatności,
• dokument jest w walucie PLN,

lub

• na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
• dokument jest w walucie PLN oraz wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
• kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy,
• przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na karcie zaznaczony parametr Mechanizm podzielonej płatności.

Do czasu zatwierdzenia dokumentu na stałe, Użytkownik może ręcznie zmieniać ustawienie parametru MPP.

Jeśli spełnione są powyższe warunki, ale Użytkownik odznaczył parametr MPP na dokumencie, to przy zapisie dokumentu wyświetlany jest komunikat: Na dokumencie są towary, które na mocy ustawy o VAT powinny być rozliczone za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/Nie)

Po wybraniu opcji Tak parametr ‘Mechanizm podzielonej płatności’ zostanie zaznaczony.

Ze względu na to, że należności za faktury, na których zastosowano mechanizm podzielonej płatności powinny być uiszczane na rachunek bankowy, jeśli na dokumencie została wybrana forma zapłaty Gotówka lub Karta, podczas zapisu dokumentu informujemy Użytkownika, że: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Dla takich dokumentów wymagane jest rozliczenie przelewem. Czy chcesz zmienić płatność? (Tak/Nie)

Po wybraniu opcji Tak widok powraca na formularz dokumentu, gdzie Użytkownik ma możliwość zmiany formy płatności. Po wybraniu opcji Nie, dokument zapisuje się z obecnymi ustawieniami.

Faktura proforma, zaliczkowa i finalna

Faktura finalna, niezależnie od daty wystawienia, przejmuje ustawienia dotyczące odwrotnego obciążenia/mechanizmu podzielonej płatności z faktury zaliczkowej, tzn. jeżeli na fakturze zaliczkowej parametr ‘Mechanizm podzielonej płatności’ był zaznaczony to również na fakturze finalnej przeniesie się zaznaczony. Dodatkowo jeśli na fakturze proforma został zaznaczony parametr ‘Mechanizm podzielonej płatności’, to dokumenty (faktury zaliczkowe i finalne) powstałe na podstawie tej faktury proforma dostaną odpowiednie oznaczenie.

Korekty

Korekty (ilości/wartości/stawki VAT), niezależnie od daty wystawienia, przejmują ustawienia dotyczące odwrotnego obciążenia/ mechanizmu podzielonej płatności z korygowanego dokumentu, tzn. jeśli na korygowanej fakturze wystawionej przed 01.11.2019 r. zastosowano dla towarów odwrotne obciążenie, to na korekcie, mimo, że zostanie ona wystawiona po 31.10.2019 r., również będzie zastosowane odwrotne obciążenie. Analogicznie, na korekcie dotyczącej dokumentu objętego mechanizmem podzielonej płatności, automatycznie zaznaczany jest parametr Mechanizm podzielonej płatności i na wydruku widnieje adnotacja Mechanizm podzielonej płatności.

Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru Mechanizm podzielonej płatności na korekcie.

Wydruki

Na wydrukach Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych oraz korekt do tych dokumentów, Faktur proform, dla których zastosowano MPP, widoczna jest adnotacja Mechanizm podzielonej płatności.

Uwaga

W przypadku istniejących już w bazie wydruków Użytkownika adnotacja MPP nie będzie wydrukowana. Należy na nowo stworzyć szablon wydruku dokumentu.

Dokumenty wystawiane w okresie przejściowym (przełom października i listopada 2019r.)

W przypadku przekształcania dokumentów: faktura proforma, oferta oraz zamówienie u dostawcy z datą wystawienia wcześniejszą niż 01.11.2019, na których zastosowano mechanizm odwrotnego obciążenia, do dokumentów handlowych (Faktura sprzedaży/Faktura zaliczkowa/Faktura Zakupu), w sytuacji kiedy:

- jedna z dat (wystawienia, sprzedaży/zakupu) na dokumencie wynikowym jest z października 2019, to na fakturze zostanie zastosowane odwrotne obciążenie.

- obydwie daty (wystawienia, sprzedaży/zakupu) na dokumencie wynikowym są z listopada 2019, to do pozycji zostanie doliczony podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na karcie produktu) oraz na dokumencie zostanie zaznaczony parametr ‘Mechanizm podzielonej płatności’ w sytuacji, kiedy wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN oraz na towarze jest zaznaczony parametr MPP. Na fakturze będzie dostępna informacja o łącznej wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które podlegają Mechanizmowi podzielonej płatności.

Uwaga

Jeżeli przed udostępnieniem wersji zostały wystawione dokumenty z datą z listopada, na których zostało zastosowane odwrotne obciążenie to do pozycji nie zostanie doliczony podatek VAT. Na dokumencie nie zostanie zaznaczony parametr ‘Mechanizm podzielonej płatności’. Należy na nowo dodać pozycje, jeżeli dokument nie został zatwierdzony na stałe.

Uwaga

W przypadku faktur dodanych przed udostępnieniem wersji, sekcja z Mechanizmem podzielonej płatności na formularzu dokumentu nie jest widoczna.

Uwaga

W przypadku zmiany daty na dokumencie z październikowej na listopadową lub z listopadowej na październikową, stawki dla towarów z odwrotnym obciążeniem nie zostaną automatycznie przeliczone

Mechanizm podzielonej płatności w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu

Dla zapisu w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu, na formularzu dokumentu znajduje się parametr Mechanizm podzielonej płatności umożliwiający rozliczenie dokumentu za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.

Parametr Mechanizm podzielonej płatności jest zaznaczany na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:

• na karcie kontrahenta jest zaznaczony parametr MPP,
• dokument jest w walucie PLN.

Parametr MPP jest możliwy do zaznaczenia również na dokumentach zaksięgowanych. W przypadku kiedy płatność do dokumentu została rozliczona (częściowo lub całkowicie) bądź wyeksportowana do banku, parametr Mechanizm podzielonej płatności jest niedostępny do edycji. Nie będzie możliwości odznaczenia/zaznaczenia parametru.

Na dokumentach w rejestrze VAT zakupu/sprzedaży, które zostały utworzone automatycznie do dokumentów handlowych, parametr MPP nie będzie widoczny. Parametr MPP nie jest również widoczny na dokumentach wewnętrznych.

W artykule opisaliśmy jak uzupełnić dane kontrahentów, gdy Odbiorca jest inny niż Nabywca. Schemat postępowania jest podobny dla wszystkich dokumentów. Przedstawiony zostanie przykład dla faktury sprzedaży.

Krok pierwszy– na formularzu faktury sprzedaży wybieramy kontrahenta.

Krok drugi– po ustawieniu kontrahenta, poniżej jego danych, pojawi się kafelek "Dodaj odbiorcę". Po jego kliknięciu na dokumencie pojawi się pole z możliwością wybrania Odbiorcy.

Niektóre z tych operacji można wykonywać seryjnie, czyli równocześnie dla wielu zaznaczonych elementów.

Po zaznaczeniu pierwszego elementu na liście, wyświetla się menu kontekstowe z zestawem przycisków dla jednego dokumentu. Natomiast po zaznaczeniu kolejnego elementu, w menu kontekstowym zostaną dostępne tylko te funkcje, które można będzie wykonać równocześnie dla wielu elementów.

Wskazówka

Seryjne zaznaczenie pozycji jest dostępne na widoku listy. Należy zaznaczyć pierwszą pozycję prawym przyciskiem myszy a następnie trzymając wciśnięty klawisz SHIFT zaznaczyć ostatni element na liście lewym przyciskiem myszy.

Po wybraniu wielu elementów, w prawym górnym rogu pojawi się menu kontekstowe przeznaczone dla operacji seryjnych, z poziomu tego menu możliwe będzie:

• wydruk wielu elementów – podczas wydruku tworzony jest jeden dokument pdf, zawierający wydruki wszystkich zaznaczonych dokumentów. Ilość kopii wydruku każdego dokumentu zależy od ustawienia ilości kopii w Konfiguracji/ Wydruki/ Egzemplarze faktury/rachunku.

• wysłanie mailem wielu elementów - adres mailowy pobierany jest z karty kontrahenta w momencie wysyłki. Jeżeli na jakiejś karcie kontrahenta adres e-mail nie jest uzupełniony dostaniemy komunikat

• usunięcie wielu elementów – usuwać można tylko dokumenty będące w buforze(widoczne na zielono na liście). Podczas seryjnego usuwania dokumentów, jeżeli jakiś dokument jest zatwierdzony na stałe dostaniemy komunikat:

• eksport wielu przelewów – podczas eksportu tworzony jest jeden plik zawierający wszystkie zaznaczone przelewy. Jeżeli zaznaczony został parametr Sumowanie przelewów dla tego samego podmiotu, to w przypadku przelewów zwykłych i do Urzędu skarbowego przelewy dla tego samego rachunku będą grupowane w jeden.

Aby wyjść z trybu zaznaczania wielu elementów należy zamknąć menu kontekstowe przyciskiem „krzyżyka” po lewej stronie menu. Więcej na temat wysyłania przelewów do banku w artykułach dotyczących webserwisów

Uwaga

Operacje seryjne są dostępne na liście Kontrahentów i Produktów, listach dokumentów handlowych, Płatnościach oraz na listach dokumentów księgowych.

Nowa struktura pliku JPK_VAT nakłada na podatników obowiązek oznaczania faktur sprzedaży, które zostały wystawione do paragonów fiskalnych. Dokumenty te należy oznaczać kodem FP - ,,faktura do paragonu”.

Faktury sprzedaży wystawione do paragonu ujmowane są w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione i nie zwiększają wartości sprzedaży i kwoty podatku należnego za ten okres. Równowartość tej sprzedaży jest ewidencjonowana w kasie fiskalnej i ujmowana w raporcie fiskalnym (odpowiednio dobowym/miesięcznym), w okresie rozliczeniowym, w którym co do zasady powstał obowiązek podatkowy.

W związku z powyższym w programie Comarch ERP XT faktury sprzedaży wystawione do paragonu ujmowane są w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zgodnie z datą wystawienia dokumentu, niezależnie od tego, w jakim okresie sprzedaż paragonowa została ujęta w raporcie fiskalnym. Faktura do paragonu nie jest uwzględniana w części deklaracyjnej pliku JPK_V7 (tzn. nie sumuje się do łącznej wartości sprzedaży opodatkowanej oraz wartości podatku należnego).

Po zatwierdzeniu i fiskalizacji faktury sprzedaży, automatycznie powstają dwa zapisy w rejestrze VAT sprzedaży:

1. Zapis utworzony do Faktury sprzedaży z kodem JPK_V7: FP
2. Zapis techniczny do rozliczenia JPK_V7 z kodem JPK_V7: RO

W programie Comarch ERP XT zapis techniczny tworzony jest na potrzeby prawidłowego rozliczenia transakcji w pliki JPK_V7.

Uwaga

Po zatwierdzeniu i fiskalizacji faktury sprzedaży wystawionej do paragonu, nie tworzy się zapis techniczny do rozliczenia JPK_V7 z kodem JPK_V7: RO.

Zapis techniczny stanowi odzwierciedlenie faktury. Na formularzu zapisu technicznego w polu Opis księgowy umieszczana jest informacja: Zapis techniczny do rozliczenia JPK_V7. Na takim dokumencie domyślne oznaczany jest kod: RO. Zapis techniczny nie podlega księgowaniu.

Faktura sprzedaży do paragonu fiskalnego uwzględniana jest wyłącznie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Faktury oznaczane „FP” nie są brane pod uwagę do sum kontrolnych ewidencji.

Zapisy techniczne utworzone do faktury sprzedaży uwzględniane są w części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej pliku JPK_V7. W przypadku części ewidencyjnej wartość wynikająca z zapisu technicznego uwzględniana jest w zbiorczym raporcie dotyczącym sprzedaży detalicznej.

W przypadku faktury korygującej wystawionej do faktury oznaczonej kodem FP istnieją dwa alternatywne sposoby prezentowania takich dokumentów w pliku JPK_V7:

1. prezentowanie faktury korygującej ze znacznikiem „FP”. Należy pamiętać, że faktury oznaczane „FP” nie są brane pod uwagę do sum kontrolnych ewidencji. W takim przypadku kwota korekty, która wynika z takiej faktury (na plus lub na minus) musi być uwzględniana, np. w wierszu dotyczącym wpisu raportu z kasy fiskalnej - odpowiednio powiększonym lub pomniejszonym. W przypadku korekt na plus różnica może też być dodatkowo zaewidencjonowana na kasie fiskalnej i w ten sposób uwzględniona w pliku,
2. prezentowanie faktury korygującej bez znacznika „FP”. W takim przypadku kwota korekty, która wynika z takiej faktury (na plus lub na minus) nie może być uwzględniana w innym wierszu, np. dotyczącym wpisu raportu z kasy fiskalnej, który nie jest wówczas powiększany lub pomniejszany. Sposób ten jest wykluczony w przypadku korekt na plus, jeśli są one dodatkowo zaewidencjonowane na kasie fiskalnej i w ten sposób uwzględnione.

W programie Comarch ERP XT faktura korygująca prezentowana jest bez znacznika „FP” (patrz pkt. 2).

Zobacz więcej: Pliki JPK_V7 Sprzedaż paragonowa w pliku JPK_V7

Fakturę sprzedaży (paragon, rachunek) można wystawić tylko do dokumentów, które są zatwierdzone i nie zostały wcześniej przekształcone do dokument handlowego. Po zaznaczeniu jednego lub kilku dokumentów WZ na liście, w menu kontekstowym dostępna jest opcja przekształcenia do dokumentu handlowego: faktury sprzedaży, paragonu lub rachunku. Opcja przekształcenia do paragonu lub rachunku dostępna jest tylko dla dokumentów wystawionych w cenach brutto. Podczas przekształcania kilku dokumentów WZ do jednej faktury sprawdzane jest kilka warunków i jeśli któryś z nich nie jest spełniony – przekształcenie zostanie zablokowane. Podczas przekształcenia sprawdzane jest, czy dokumenty WZ:

• są wystawione dla tego samego kontrahenta,
• są wystawione w takich samych cenach: netto lub brutto,
• są wprowadzone w takiej samej walucie i wg tego samego kursu.

Na tworzony dokument handlowy przenoszone są dane z WZ, a możliwość ich edycji jest częściowo zablokowana. Nie można zmienić kontrahenta, waluty ani notowania. Również data sprzedaży jest ustawiana w oparciu o datę WZ i nie ma możliwości jej zmiany. Na dokument sprzedaży przenoszone są wszystkie pozycje z zaznaczonych WZ. Nie ma możliwości ich edycji ani usunięcia. Na dokumencie sprzedaży nie ma możliwości dopisywania nowych pozycji o statusie „towar” z zaznaczoną kontrolą stanu w magazynie. Jeśli istnieje konieczność dodania nowego towaru na fakturze należy wcześniej wystawić dokument WZ na brakujący towar i dopiero wtedy przekształcić WZ do faktury (paragonu, rachunku). Na fakturze utworzonej na podstawie dokumentów WZ można dopisywać jedynie pozycje, dla których nie jest prowadzona kontrola stanu magazynowego. Dokument magazynowy, który został już przekształcony do handlowego, jest oznaczony na liście statusem Istnieje dokument sprzedaży. Powiązane dokumenty handlowe można zobaczyć wybierając w menu kontekstowym dokumentu opcję: Pokaż fakturę/ Pokaż rachunek/ Pokaż paragon. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego?

Serie w numeracji można wykorzystać do rozróżnienia wystawianych dokumentów według dowolnych kryteriów. Można w ten sposób odróżnić dokumenty wystawiane przez poszczególnych operatorów lub dokumenty wystawiane w ramach różnych działalności. Należy przy tym pamiętać, że dokumenty wystawiane z różnymi seriami mają odrębną numerację.

Aby móc wskazać serię dla dokumentu należy wcześniej zdefiniować schemat numeracji, w którym jednym z elementów jest właśnie Seria. Więcej o konfiguracji schematów numeracji - kliknij tutaj.

Lista serii jest dostępna z poziomu Konfiguracji: Numeracja dokumentów: Serie dokumentów.

W programie można zdefiniować dwa rodzaje serii:

• seria przypisana do Użytkownika - będzie automatycznie proponowana na wystawianych przez niego dokumentach. Taka seria jest dostępna tylko dla danego Operatora i nie może jej użyć na swoich dokumentach nikt inny.

• seria wspólna - jest dostępna dla wszystkich operatorów.

Dodatkowo dla serii dostępne są dwa parametry: - seria domyślna jest proponowana na nowo wystawianych dokumentach - parametr Seria nieaktywna służy do oznaczania serii, które nie są już wykorzystywane w numeracji. Taka seria nie jest dostępna podczas wystawiania nowych dokumentów. Aby ją ponownie aktywować wystarczy odznaczyć parametr na formularzu.

W zależności od systemu numerowania dokumentów w firmie można korzystać z serii wspólnych lub serii poszczególnych operatorów. Jeśli w programie zdefiniowane są obydwa rodzaje serii, podczas wystawiania dokumentów seria jest proponowana według zasady: - seria Użytkownika (jeśli ma przypisaną własną), - jeśli nie ma serii Użytkownika proponowana jest seria wspólna domyślna, - jeśli nie ma wskazanej serii domyślnej proponowana jest pierwsza z serii wspólnych.

Podczas przekształcania i kopiowania dokumentów proponowana jest seria z dokumentu źródłowego, a jeśli nie jest to możliwe (seria jest przypisana do innego operatora lub jest już nieaktywna) - proponowana jest seria według zasad ogólnych.

Dokument magazynowy można anulować, jeśli nie został jeszcze przekształcony do dokumentu handlowego. Anulowanie dokumentu jest również niedostępne w przypadku, gdy istnieje do niego dokument korygujący. W takim przypadku należy najpierw anulować korektę, a dopiero potem właściwy dokument. Opcja anulowania jest dostępna z formularza dokumentu, w menu kontekstowym wyświetlanym pod przyciskiem trzech kropek. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

W programie Comarch ERP XT istnieje możliwość rejestrowania faktur zakupu  w walutach obcych. Skutkiem ich rozliczania może być powstawanie różnic kursowych. Wprowadzając do programu fakturę zakupu w obcej walucie Użytkownik wybiera od jakiej kwoty mają być naliczane różnice kursowe (netto czy brutto). Ewidencja różnic kursowych jest dostępna dla użytkowników posiadających pakiet zawierający Księga podatkowa lub Księga handlowa.

Uwaga

W przypadku różnic kursowych ustalanych metodą podatkową, powstają one od tej części zobowiązania lub należności, która odpowiada wartości netto. Różnice kursowe od kwoty VAT nie stanowią przychodu/kosztu (z wyłączeniem sytuacji, w której kupujący nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanej faktury, zgodnie z przepisami ustawy o VAT). W większości przypadków Użytkownicy będą odliczali podatek VAT, przez co powinni wybrać opcję Naliczaj różnice kursowe od kwoty netto. Wtedy po zatwierdzeniu takiego dokumentu w rejestrze VAT prawidłowo podstawi się w polu JPK_V7 opcja (P_42) Nabycie pozostałe, a sama różnica zostanie naliczona i zaksięgowana od kwoty netto. W sytuacji, gdy Użytkownik wybierze opcję Naliczaj różnice kursowe od kwoty brutto, powinien pamiętać, że po zatwierdzeniu takiego dokumentu, w rejestrze VAT zakupu powinien samodzielnie zmienić w polu JPK_V7 na Nie uwzględniaj w deklaracji.

Aby zarejestrować w programie zapłatę faktury zakupu należy: Krok pierwszy – wybrać fakturę i kliknąć na okienku „Nie zapłacono/Częściowo zapłacono”.

Krok drugi – pojawi się okienko, gdzie możemy wpisać wysokość wpłaty, a także ustawić datę wpłaty (kurs wpłaty powinien automatycznie ustawić się na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień zapłaty).

Uwaga

Dodatnie różnice kursowe powstają w momencie, gdy zapłata (po przeliczeniu na złote) jest niższa, niż to wynika z faktury zakupu. W przeciwnym wypadku powstają ujemne różnice kursowe.

Utworzone różnice kursowe ewidencjonowane są z poziomu Kasa i bank/ Różnice kursowe.

Księgowanie różnic kursowych W Księdze podatkowej różnice kursowe ujmowane są kolumnie (8) w przypadku różnic dodatnich lub w kolumnie (13) w przypadku różnic ujemnych. Każdy taki zapis posiada w polu Uwagi: numer dokumentu, z którego pochodzi różnica kursowa, wartość zapłaty w walucie i zastosowany kurs. W przypadku Księgi handlowej różnice kursowe są księgowane wg. odpowiedniego schematu księgowego. W menu Księgowość/ Plan kont/ Schematy księgowe został przygotowany domyślny schemat księgowy, który umożliwia księgowanie różnicy kursowej.

Status podatnika jest sprawdzany w programie automatycznie. Sprawdzenie następuje w następujących sytuacjach:

1. Podczas dodawania nowego kontrahenta. Po wprowadzeniu NIP na kartę, program automatycznie pobierze dane kontrahenta  GUS i ustawi, czy kontrahent posiada status: „Podatnik VAT czynny”. Jeśli posiada – program zaznaczy parametr, jeśli nie posiada – parametr zostanie odznaczony na karcie kontrahenta.

2. Podczas edycji karty istniejącego już kontrahenta. Po wejściu na kartę danego kontrahenta, program automatycznie sprawdzi, czy status podatnika w programie zgadza się z jego statusem w Ministerstwie Finansów. Jeśli się różni, zostanie zaktualizowany, a użytkownik otrzyma komunikat:

- Gdy kontrahent na karcie miał odznaczony parametr, ale aktualnie jest podatnikiem VAT czynnym: „Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny”.

- Gdy kontrahent na karcie ma zaznaczony parametr, jednak nie jest podatnikiem VAT czynnym: „Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny”.

3. Podczas dodawania nowego dokumentu. Gdy wprowadzimy na nowym dokumencie kontrahenta, program automatycznie sprawdzi jego status. Jeśli status ustawiony w programie różni się od tego w Ministerstwie Finansów - zostanie zaktualizowany na karcie, zaś my otrzymamy odpowiedni komunikat.

Również, jeśli dodajemy nowego kontrahenta z poziomu dokumentu, to po uzupełnieniu numeru NIP, program automatycznie pobierze jego dane i prawidłowy status. Jeśli zaznaczony będzie parametr "Zapisz w bazie kontrahentów", zapisując kontrahenta, status zostanie przeniesiony również na kartę kontrahenta.

4. Podczas zmiany kontrahenta na dokumencie. Jeśli edytujemy dokument będący w buforze i zmienimy kontrahenta, to program automatycznie wykona sprawdzenie jego statusu i w razie potrzeby zaktualizuje kartę. Ewentualna zmiana będzie sygnalizowana odpowiednim komunikatem.

5. Podczas przekształcania/kopiowania dokumentów oraz wystawiania korekt. W tych przypadkach program również automatycznie sprawdzi i jeśli zajdzie taka konieczność, to zaktualizuje status kontrahenta w programie.

W razie wystąpienia problemu z weryfikacją statusu kontrahenta otrzymamy komunikat: „Niestety, nie udało się zweryfikować statusu Podatnik VAT czynny na stronach Ministerstwa Finansów”.

Aby sprawdzić status należy wtedy ponownie wybrać kontrahenta na dokumencie.

Domyślnie faktury zaliczkowe są numerowane według tych samych schematów numeracji, jakie zostały zdefiniowane dla faktur sprzedaży. Numeracja tych dokumentów jest wspólna. Rozpoczęcie oddzielnego numerowania dla faktur sprzedaży i faktur zaliczkowych możliwe jest na dwa sposoby:

• wystarczy dodać nową fakturę zaliczkową

Podczas wystawiania pierwszej faktury zaliczkowej program zapyta, czy stosować numerację odrębną czy wspólną dla tych dokumentów. Jeśli Użytkownik zdecyduje o odrębnej numeracji będzie mógł z tego poziomu od razu utworzyć potrzebny schemat dla zaliczek.

• można dodać samodzielnie nowy schemat dedykowany dla faktur zaliczkowych z poziomu Konfiguracji: Numeracja dokumentów: Schematy numeracji . Automatycznie spowoduje to wprowadzenie odrębnego schematu dla zaliczek.

Analogicznie usunięcie wszystkich schematów numeracji zdefiniowanych dla faktury zaliczkowej spowoduje powrót do wspólnej numeracji z fakturami sprzedaży. Więcej o konfiguracji schematów numeracji - kliknij tutaj.

W artykule opisaliśmy jak wystawić fakturę wewnątrzwspólnotową (dla kontrahentów z UE). Istotną cechą takiej wymiany handlowej jest fakt, że podlega ona opodatkowaniu stawką VAT 0% lub nie podlega opodatkowaniu. W celu wystawienia takiego dokumentu: Krok pierwszy – dodanie karty kontrahenta o statusie wewnątrzunijny. W tym celu na formularzu kontrahenta w sekcji Ogólne należy ustawić status wewnątrzunijny oraz uzupełnić przedrostek w numerze NIP. Dzięki temu na wystawianych dokumentach automatycznie będą się podstawiać stawki VAT "nie podlega" - dla usług oraz 0% dla towarów. Krok drugi – dodanie w programie faktury sprzedaży dla kontrahenta wewnątrzunijnego (Faktury >> Faktury sprzedaży >> Dodaj fakturę sprzedaży). Jeśli na fakturę zostanie dodany produkt oznaczony na karcie jako towar - program automatycznie w polu VAT ustawi wartość 0%. Jeśli na fakturę zostanie dodany produkt oznaczony jako usługa – automatycznie ustawiona zostanie stawka VAT nie podlega.    

Korektę do dokumentu można wystawić tylko dla dokumentów, które są zatwierdzone i nie zostały jeszcze przekształcone do dokumentu handlowego. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym po zaznaczeniu dokumentu na liście. Jeśli dokument WZ został już przekształcony, korektę należy wystawić do dokumentu handlowego. W takim przypadku automatycznie powstanie korekta do powiązanego dokumentu magazynowego. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

Adres mailowy , który proponuje się podczas wysyłania maili do kontrahenta, jest zapisany na karcie kontrahenta. Jeśli na karcie adres nie jest uzupełniony, ale wprowadzimy go podczas wysyłania maila do kontrahenta, zostanie automatycznie uzupełniony również na jego karcie. Dzięki temu będzie proponowany podczas każdej kolejnej wysyłki. Jeśli adres kontrahenta uległ zmianie wystarczy wprowadzić go podczas wysyłania maila. Wtedy program zapyta nas, czy zaktualizować również na karcie:  

Od 1 stycznia 2021 zmieniają się zasady handlu z Wielką Brytanią, która przestaje być krajem członkowskim Unii Europejskiej.

Uwaga

Zmiany dla kontrahentów z Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej opisane w artykule zaczną obowiązywać w programie od dnia 1 stycznia 2021r.

Od 2021 roku kontrahenci z kodem kraju GB przy NIP będą traktowani jako pozaunijni. Na kartach nowych kontrahentów, po wybraniu kodu kraju GB, status automatycznie ustawi się na pozaunijny. Dodatkowo, jeśli w programie mamy kontrahentów brytyjskich, po wejściu na listę kontrahentów będzie możliwość seryjnej zmiany ich statusów na pozaunijny. Podczas wystawiania dokumentów handlowych, magazynowych oraz w rejestrach VAT, program będzie sprawdzał czy na dzień wystawienia dokumentu status kontrahenta jest właściwy. Jeśli na dokumencie ustawiono datę wystawienia z 2021 roku i kontrahent ma kod GB oraz status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat: Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią, która nie jest już członkiem Unii Europejskiej. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na jego karcie i dokumencie na pozaunijny? Na dokumentach wystawianych z datą starszą niż 1 styczeń 2021 r., po wybraniu kontrahenta, który ma prefiks NIP – GB i status pozaunijny, podczas zapisu dokumentu wyświetla się komunikat: Do 31 grudnia 2020 obowiązywały inne zasady handlu z Wielką Brytanią, która należała do Unii Europejskiej. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na wewnątrzunijny dla tego dokumentu? Na korektach wystawianych w 2021 r. do dokumentów z 2020 r. – status kontrahenta jest przenoszony z dokumentu korygowanego. Na dokumentach powstałych w 2021 r. z przekształceń dokumentów z 2020 r. nie jest automatycznie zmieniany status kontrahenta na pozaunijny, tylko przenoszony z dokumentu źródłowego. Jeśli status kontrahenta brytyjskiego będzie inny niż pozaunijny, przy zapisie dokumentu będzie możliwość jego zmiany. Irlandia Północna Na podstawie wynegocjowanej umowy Irlandia Północna będzie od 1 stycznia 2021 r. traktowana w obrocie z krajami Unii Europejskiej na innych zasadach niż pozostała część Wielkiej Brytanii. Obrót towarami traktowany będzie dalej jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. W zakresie dostawy towarów podatnicy z Irlandii Północnej będą identyfikowani za pomocą NIP poprzedzonego kodem XI. W związku z tym:

• Jeżeli dokument jest wystawiony na kontrahenta z kodem XI i ma status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny, a na dokumencie występują usługi, podczas zapisu wyświetlany jest komunikat: Dokument jest wystawiony dla Irlandii Północnej, na dokumencie są usługi. Świadczenie usług przez Irlandię Północną traktowane jest jako obrót pozaunijny. Czy chcesz zmienić status dla tego dokumentu na pozaunijny?
• Jeżeli dokument jest wystawiony na kontrahenta z kodem XI i ma status pozaunijny, a na dokumencie występują towary, podczas zapisu wyświetlany jest komunikat: Dokument jest wystawiony dla Irlandii Północnej, na dokumencie są towary. W obrocie towarowym Irlandia Północna traktowane jest jako państwo członkowskie UE. Czy chcesz zmienić status dokumentu na wewnątrzunijny?

 

Aby wydrukować bądź też wysłać duplikat dokumentu naszemu kontrahentowi wystarczy, że: Krok pierwszy – na liście faktur sprzedaży bądź też rachunków zaznaczamy dokument, do którego chcemy wystawić duplikat i wybieramy opcję wysyłki mailem lub druku. Krok drugi – pokażą się nam dostępne wzory wydruku. Wśród nich wybieramy „Duplikat”. Na wydruku dodatkowo zostanie zamieszczona informacja „Duplikat” oraz data jego wydruku.

Zobacz także: Jak wystawić korektę (faktura korygująca)? Jak księgowany jest dokument w przypadku korekty danych kontrahenta?  

W tym artykule opisaliśmy możliwość zarejestrowania wielu zaliczek do jednej transakcji oraz wystawienie do nich faktury finalnej.

Utworzenie faktury zaliczkowej z istniejącej oferty lub faktury pro forma:

Krok pierwszy – zaznaczamy wybraną przez nas ofertę (bądź fakturę pro forma) i w menu kontekstowym wybieramy opcję „Przekształć do faktury zaliczkowej”.

Krok drugi –  na wyświetlonym formularzu faktury zaliczkowej uzupełniamy wymagane dane.

Krok trzeci – Zaznaczamy na liście faktur sprzedaży fakturę zaliczkową i z menu kontekstowego wystawiamy kolejną powiązaną zaliczkę do transakcji. Jeśli zaliczki zostały wcześniej zarejestrowane do oferty lub faktury pro forma, można też do nich wystawić kolejne powiązane zaliczki.

Wskazówka

Kolejne zaliczki powiązane w ramach jednej transakcji, można rejestrować również do faktur zaliczkowych wystawionych bezpośrednio z listy faktur, z pominięciem oferty lub faktury proforma.

Krok czwarty – powtarzając kroki z punktu trzeciego rejestrujemy odpowiednią ilość faktur zaliczkowych.  Na każdym kolejnym powiązanym dokumencie maksymalna kwota zaliczki zostanie odpowiednio zmniejszona w zależności od przyjętego algorytmu brutto/netto.

Aby sprawdzić, które dokumenty są ze sobą powiązane w ramach transakcji z menu kontekstowego wybieramy opcję Pokaż powiązane zaliczki.

Dodawanie kolejnych zaliczek do transakcji możliwe jest także na liście powiązanych zaliczek za pomocą przycisku +Dodaj fakturę zaliczkową.

Uwaga

Jeśli w transakcji istnieją niezatwierdzone faktury zaliczkowe lub korekty do nich, dodanie kolejnej powiązanej zaliczki nie będzie możliwe. Wymagane jest zatwierdzenie wszystkich powiązanych dokumentów.

Wystawienie faktury finalnej z wielu faktur zaliczkowych:

Zaznaczamy interesujące nas faktury zaliczkowe na liście faktur sprzedaży albo na liście zaliczek i menu kontekstowego wybieramy opcję „Wystaw finalną”. Można także zaznaczyć jedną fakturę zaliczkową i z menu wybrać opcję „Wystaw finalną”.

Pojawi się pytanie o przekształcenie: Po wybraniu opcji "Przekształć wszystkie" zostanie wystawiona faktura finalna do wszystkich powiązanych zaliczek. Po wybraniu opcji "Tak" faktura finalna zostanie przekształcona tylko do zaznaczonej faktury zaliczkowej.

Wystawienie faktury finalnej do faktur zaliczkowych nie powiązanych ze sobą, jest możliwe tylko wtedy gdy są one wystawione na tego samego kontrahenta i według tego samego algorytmu netto/brutto. Jeśli zaliczki były wystawione do oferty lub faktury pro forma, wystarczy zaznaczyć taką ofertę czy proformą na liście i z menu kontekstowego wybrać opcję "Wystaw finalną". Wówczas faktura finalna obejmuje wszystkie zaliczki w ramach tej transakcji.

Wskazówka

Istnieje możliwość wygenerowania faktury finalnej nie uwzględniając wszystkich wystawionych zaliczek w transakcji. Użytkownik sam musi pilnować, aby ilości i kwoty na finalnej odpowiadały faktycznie wykonanym usługom.

 

Jeśli po zatwierdzeniu faktury zaistnieje konieczność skorygowania nazwy produktu możemy to zrobić korzystając z funkcji wystawiania korekt do dokumentów. Aby wystawić korektę do dokumentu, dokument źródłowy (korygowany) musi być zatwierdzony. Krok 1 - Dodajemy korektę. Aby wystawić korektę należy zaznaczyć dokument na liście, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wystaw korektę. Przed wystawieniem korekty dokument musi być zatwierdzony. Krok 2 - Wprowadzamy poprawną nazwę produktu. Aby skorygować nazwę wystarczy kliknąć w produkt widoczny na fakturze, a następnie w polu Nazwa towaru/ usługi wpisać poprawną nazwę produktu. Po zapisaniu tych zmian dla danego produktu będzie widoczna poprzednia nazwa ( w dolnym wierszu) i nazwa po korekcie (w górnym wierszu).

Uwaga

Jeśli wystawiając korektę podmienimy nazwę produktu z dokumentu na nazwę innego produktu, nie spowoduje to żadnego ruchu tych towarów w magazynie. Jeśli równocześnie z korektą nazwy konieczne jest wprowadzenie tego produktu do magazynu, a wyprowadzenie innego - należy zmodyfikować stany magazynowe korzystając z dokumentu Inwentaryzacji.

W tym artykule opisaliśmy jak wyliczany jest rabat na dokumencie. Wartość rabatu może być ustawiona indywidualnie dla każdego z kontrahentów lub bezpośrednio na dokumencie dla każdego produktu.

Aby ustawić domyślny rabat należy przejść na zakładkę Faktury -> Kontrahenci, a następnie otworzyć formularz wybranego kontrahenta.

Procentową wartość rabatu można wpisać w przeznaczonym do tego polu w sekcji Handlowej. Po wybraniu kontrahenta jako nabywcy na dokumencie, ten rabat będzie automatycznie stosowany dla każdego kolejnego produktu na liście. Dotyczy to dokumentów sprzedażowych: faktury sprzedaży, rachunku, paragonu, faktury proforma, oferty.

Jeżeli kontrahent jest wybierany na dokument już po dodaniu produktów na listę, program zapyta czy przeliczyć ceny zgodnie z rabatem z karty kontrahenta.

Rabat można również zmieniać indywidualnie dla każdego produktu. Aby to zrobić należy po dodaniu produktu na fakturę wpisać wartość rabatu w odpowiednim polu. Można również wprowadzić bezpośrednio Cenę po rabacie, a wtedy program automatycznie obliczy procentową wartość udzielonego rabatu.

W podsumowaniu faktury, w sekcji Razem widoczny jest średni rabat wyliczany na podstawie wszystkich produktów na liście. Początkowo jest tam proponowany rabat domyślny ustalony na karcie kontrahenta, jednak w miarę dodawania produktów i ustalania cen sprzedaży, wartość procentowa tego rabatu jest wyliczana jako:

[[wartość pozycji przed rabatem - wartość pozycji po rabacie]/ wartość pozycji przed rabatem] * 100%

Zmiana wartości rabatu w tym miejscu spowoduje przeliczenie ceny sprzedaży dla każdej pozycji dodanej na dokumencie.

W związku z wprowadzeniem nowego pliku JPK V7 od 1 października 2020 podatnicy nie mają możliwości wprowadzania do nowej struktury JPK_V7 każdego paragonu z osobna, a sprzedaż paragonową należy ujmować na podstawie raportu okresowego.

W programie Comarch ERP XT zafiskalizowany paragon, oznaczony jest znacznikiem fiskalizacji oraz kodem JPK_V7: RO.

Uwaga

Na dokumencie zbiorczym zawierającym sprzedaż z kas rejestrujących "RO" nie powinny być dopisywane kody JPK_V7 dotyczące procedur oraz kody towarowe. Ponadto, jeżeli nawet taki kod znajdzie się na dokumencie, nie będzie wysyłany do pliku JPK_V7.

W przypadku kiedy paragony przenoszone są do rejestru VAT pojedynczymi zapisami (w Konfiguracji na zakładce Księgowość zaznaczony jest parametr ‘Księguj pojedyncze paragony’) podczas tworzenie pliku JPK_V7 powstaje techniczny zapis uwzględniający całość sprzedaży z pojedynczych paragonów. Co oznacza, iż dokumentowana jest podstawa opodatkowania i należny podatek od łącznej wartości sprzedaży, dla której wystawiano paragony fiskalne.

Raport okresowy sprzedaży zafiskalizowanej zawiera następujące dane:

• LpSprzedazy - kolejny nr w rejestrze VAT
• NrKontrahenta - BRAK
• NazwaKontrahenta- Raport okresowy sprzedaży zafiskalizowanej
• DowodSprzedazy- Detal 1 z dnia 'ostatni dzień miesiąca'
• DataWystawienia- ostatni dzień miesiąca
• TypDokumentu: RO
• K_19, K_20 - podstawa opodatkowania i należny podatek (w przykładzie dla stawki VAT 23%)

Uwaga

Raport okresowy sprzedaży zafiskalizowanej uwzględnia również zapisy wprowadzone bezpośrednio w rejestrze VAT sprzedaży z kodem RO.

Jeżeli parametr ‘Księguj pojedyncze paragony’ jest odznaczony, paragony są księgowane w zapisie zbiorczym, w obrębie danego dnia lub miesiąca. Zaksięgowanie paragonów generuje zbiorcze zapisy z podziałem na dokumenty zafiskalizowane i niezafiskalizowane oraz z zsumowanymi kwotami z podziałem na: stawkę VAT, rodzaj i kolumnę do księgowania.

W części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zbiorcze zapisy są wykazywane z osobna. Co oznacza, iż dokumentowana jest podstawa opodatkowania i należny podatek od każdego raportu zbiorczego oddzielnie.

Korekta do paragonu prezentowana jest ze znacznikiem ,,RO". Po zatwierdzeniu korekty do paragonu, w rejestrze VAT sprzedaży automatycznie powstaje zapis z kodem JPK_V7: RO. Kwota korekty (w przypadku zwrotów towarów lub oczywistych omyłek) do sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest uwzględniana w raporcie okresowym sprzedaży zafiskalizowanej (zapis techniczny)  - odpowiednio pomniejszonym.

Zobacz więcej: Pliki JPK_V7 Jak zafiskalizować paragon? Jak zaksięgować paragon/y pojedynczo/ zbiorczo?

Podczas drukowania faktur oraz ich wysyłania mailem program sprawdza, który z szablonów jest wykorzystywany najczęściej podczas tworzenia wydruków dla danego kontrahenta. Jeśli zauważy, że jakiś szablon przeważa - zaproponuje ustawienie go jako domyślnego.  Wtedy podczas wydruku pojawi się dodatkowe okno z pytaniem:

Wybranie opcji Ustaw spowoduje, że szablon zostanie zapamiętany jako domyślny i od tej pory będzie proponowany zawsze przy wydruku dokumentu dla tego kontrahenta.

Wybranie opcji Nie teraz spowoduje, że wydruk domyślny nie zostanie zmieniony, jednak jeśli przy kolejnym wydruku ponownie zostanie wybrany ten szablon, program znowu zaproponuje jego ustawienie jako domyślnego.

Opcja Nie, nie proponuj więcej powoduje, że dla tego kontrahenta jako wydruk domyślny zostanie już na zawsze zapamiętany aktualnie wybrany szablon.

Wydruk domyślny jest wywoływany: - zawsze bezpośrednio po wciśnięciu przycisku drukarki, - jako pierwszy na liście w menu wydruków, - jako domyślny przy wysyłce wydruku w wiadomości e-mail

Dla nowego kontrahenta jako wydruk domyślny zawsze proponowany jest standardowy wydruk dokumentu udostępniany w programie.

 

W programie możemy ustawić czy chcemy wprowadzać faktury, paragony i rachunki, czy też tylko rachunki. Możliwość zmian dostępna jest po wybraniu ikonki kółka zębatego w prawym, górnym rogu: Konfiguracja/ Konfiguracja zakładka Faktury.

Na zakładce Faktury jest opcja Wyświetlane dokumenty. Jeśli zostanie ustawiona wartość:

• Wszystkie to będzie możliwość wprowadzania do programu faktur, paragonów i rachunków
• Faktury, Faktury VAT marża, Paragony – po wybraniu tej opcji będzie możliwość wprowadzania faktur, faktur VAT marża oraz paragonów. Niedostępna opcja wystawiania rachunków.
• Rachunki – mamy możliwość wprowadzania tylko rachunków

Bez względu na wybraną wartość pozostaje możliwość wprowadzania faktur zakupu i zamówień dostawców.

Jeśli świadczysz usługi lub obracasz towarami wskazanymi przez Ministerstwo Finansów powinieneś oznaczać transakcje za pomocą kodów JPK_V7. Zarówno na karcie produktu, jak i kontrahenta, można zdefiniować domyślne kody JPK_V7. W ten sposób przypisane kody będą automatycznie przenoszone na transakcję, jeśli pojawi się na niej dany produkt lub zostanie wskazany kontrahent:

• na kartach wszystkich produktów wymienionych w Rozporządzeniu zalecamy wprowadzić domyślne kody towarowe. Dzięki temu oznaczone zostaną wszystkie transakcje, na jakie taki towar trafi.
• na karcie kontrahenta warto wskazać domyślny kod JPK_V7, jeśli przeprowadzamy z nim określony rodzaj transakcji. Na przykład jeśli dany kontrahent to tzw. rolnik ryczałtowy, warto na jego karcie wprowadzić kod VAT_RR. Wtedy automatycznie wszystkie rejestrowane dla niego faktury zakupu zostaną automatycznie oznaczone takim kodem.

W przypadku kodów:

• MPP oraz SW - kody są widoczne i możliwe do wyboru na karcie kontrahenta i produktu do czerwca 2021
• EE - kod jest widoczny i możliwy do wyboru na karcie kontrahenta i produktu do grudnia 2021
• WSTO_EE oraz IED - kody są widoczne i możliwe do wyboru na karcie kontrahenta i produktu od stycznia 2022

W tym artykule opisaliśmy możliwość obsługi kodów EAN w programie oraz korzystania z czytnika kodów kreskowych.

Na kartach produktów Użytkownik ma możliwość uzupełnienia kodu EAN. Program kontroluje czy wprowadzony kod jest zgodny ze schematem EAN-8 oraz EAN-13, natomiast Użytkownik może wprowadzić dowolny ciąg znaków.

W Konfiguracji w zakładce Faktury został dodany parametr "Korzystam z czytnika kodów kreskowych", domyślnie jest niezaznaczony. Po zaznaczeniu parametru, program przechodzi w tryb pracy z wykorzystaniem czytnika.

Program współpracuje z czytnikami kodów kreskowych, które emulują klawiaturę. Aby czytnik poprawnie współpracował z programem, należy go wcześniej zaprogramować instrukcją: dodanie nowej pozycji (np. INSERT), odczyt kodu EAN (np. READ).

Za pomocą czytnika Użytkownik może w programie:

• uzupełnić na karcie produktu pole Kod EAN,
• wyszukać kartę produktu na liście, jeśli w bazie istnieje produkt o odczytywanym kodzie,
• dodawać produkty na dokumenty handlowe. Jeśli czytnik zaprogramowany jest wg powyższych wskazówek, po odczytaniu kodu, program wyszuka i doda na dokument produkt o takim kodzie EAN.

W programie istnieje możliwość sprawdzenia historii transakcji, w jakich uczestniczył konkretny produkt. Po zaznaczeniu produktu na liście w menu kontekstowym dostępna jest Historia produktu.

W ramach analizy dostępne są trzy raporty: Sprawdź sprzedaż w ostatnim miesiącu – uwzględnia wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w ciągu ostatnich 30 dni: faktury sprzedaży, faktury VAT marża, rachunki oraz paragony, niezależnie od tego, czy są zatwierdzone na stałe czy tylko zapisane. Sprawdź ruch w magazynie – raport jest dostępny tylko dla produktów z kontrolą stanu. Obejmuje wszystkie dokumenty, które wygenerowały ruch w magazynie: faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury VAT marża, rachunki, paragony oraz korekty. W zależności  od typu dokumentu uwzględniane są dokumenty zapisane lub tylko te zatwierdzone. Analiza obejmuje wszystkie dokumenty zarejestrowane dla tego produktu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj. Sprawdź wg własnych kryteriów – daje możliwość zdefiniowania własnych parametrów, wg których liczony będzie raport. Pozwala na określenie okresu, jaki ma obejmować oraz wybór rodzaju uwzględnianych dokumentów.

Dokument magazynowy WZ/ PZ jest tworzony automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu handlowego. Na dokument magazynowy przenoszone są wszystkie pozycje z faktury, które mają status towar z zaznaczoną opcją kontroli stanu w magazynie. Utworzony w ten sposób dokument magazynowy poosiada od razu nadany status Istnieje dokument sprzedaży/ istnieje dokument zakupu. W przypadku anulowania dokumentu handlowego anulowany jest automatycznie powiązany z nim dokument magazynowy. Listę powiązanych dokumentów magazynowych można zobaczyć wybierając w menu kontekstowym dokumentu opcję Pokaż WZ/ Pokaż PZ. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

W momencie sprzedaży lub wydania towaru z magazynu automatycznie naliczany jest koszt towaru. Naliczony koszt można sprawdzić na dokumencie, po kliknięciu w Pokaż marżę lub na liście dokumentów Wydania zewnętrzne, w kolumnie Koszt. Koszt naliczany jest na podstawie dostaw, które zostały zdjęte na danym dokumencie. Czasami jednak zdarza się, że już po wydaniu towaru zmienia się jego koszt. Może to nastąpić na przykład po wystawieniu korekty ceny do faktury zakupu, która ten towar wprowadziła do magazynu.

1. Wprowadzamy towar fakturą zakupu: 1 szt w cenie 100,00 PLN
2. Wystawiamy fakturę sprzedaży na ten towar, koszt naliczony na fakturze: 100,00 PLN
3. Wystawiamy korektę ceny do faktury zakupu: zmieniamy cenę produktu z 100,00 na 90,00 PLN
4. Koszt naliczony na fakturze pozostaje 100,00, a powinien wynosić 90,00

W takim przypadku tworzony jest dodatkowy dokument korekty kosztu, który koryguje naliczony koszt o -10,00 PLN. Korekta kosztu może też być utworzona w przypadku, gdy korekta ilości do faktury zakupu dotyczy dostawy, która już wcześniej została wydana z magazynu.

1. Przyjmujemy fakturę zakupu FZ1 1 szt po 100,00 PLN
2. Przyjmujemy kolejną fakturę zakupu FZ2 na ten sam towar, w cenie 110,00 PLN
3. W magazynie mamy 2 szt towaru, z dwóch różnych dostaw
4. Wystawiamy fakturę sprzedaży na 1 szt towaru. Faktura zdejmuje towar wprowadzony fakturą FZ1. Koszt naliczony na fakturze to 100,00 PLN. W magazynie zostaje jedna sztuka z dostawy FZ2, o wartości 110,00 PLN
5. Wystawiamy korektę ilości (zwrot) do FZ1. Program na to pozwala, ponieważ mamy w magazynie wystarczającą ilość towaru.

Jednak po takiej operacji okazuje się, że koszt naliczony na fakturze powinien wynosić 110,00 PLN (z dostawy z FZ2). Dlatego, aby „wyrównać” koszt naliczony na fakturze tworzony jest dokument korekty kosztu na „brakujące” 10,00 PLN. Dokumenty korekty kosztu są widoczne na liście dokumentów WZ. Można je wyfiltrować korzystając z opcji Rodzaj: Korekty kosztu. Dokumenty korekty kosztu nie zmieniają w żaden sposób wartości sprzedaży, służą jedynie do zaewidencjonowania zmiany kosztu towaru wydanego na wcześniej wystawionych dokumentach. Inne artykuły powiązane: Jak wyliczana jest marża na dokumentach

Kody JPK_V7 są ustalane automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentów:

• faktury sprzedaży, zaliczkowe i finalne,
• faktury VAT marża,
• paragony,
• faktury zakupu,
• korekty do tych dokumentów.

Podczas ustalania kodów JPK_V7 na transakcje przenoszone są automatycznie kody domyślne z kontrahenta oraz produktów, w zależności od tego, czy transakcja dotyczy zakupu czy sprzedaży.

Jeżeli na karcie kontrahenta lub produktu są wybrane kody MPP, EE lub SW to są one przenoszone na dokument niezależnie od momentu ujęcia dokumentu w pliku JPK_V7. Podczas tworzenia pliku JPK_V7 będą odpowiednio zamieniane lub nie będą wysyłane w zależności od okresu za jaki plik jest tworzony a na liście kodów będą widoczne jako archiwalne.

Dodatkowo w zależności od typu dokumentu dodawane są ponadto kody związane z rodzajem transakcji:

• dla faktury VAT marża dodawane są kody MR_T lub MR_UZ, w zależności od procedury Vat marża wskazanej na dokumencie,
• dla paragonu - dodawany jest kod RO, natomiast pomijane są kody towarowe oraz procedury,
• dla faktur wystawianych do paragonu - dodawany jest kod FP,
• dla faktur zakupu wystawionych dla kontrahenta pozaunijnego - dodawany jest kod IMP,

W programie Comarch ERP XT:

• Dla dokumentów z datą uwzględnienia w pliku JPK_V7 od 07.2021 wyłączony został automatyczny mechanizm nadawania kodu MPP. Ponadto, jeżeli nawet taki kod znajdzie się na dokumencie, nie będzie wysyłany do pliku JPK_V7
• Podczas tworzenia pliku JPK_V7 kod SW jest automatycznie zamieniany na kod EE
• Kod EE będzie widoczny na dokumentach z datą uwzględnienia w pliku JPK_V7 do grudnia 2021. Ponadto jeżeli taki kod znajdzie się na dokumencie z datą od stycznia 2022 to podczas tworzenia pliku JPK_V7 jest automatycznie zamieniany na kod WSTO_EE
• Do pliku nie są wysyłane również kody procedur dla dokumentów z oznaczeniem RO oraz kody towarowe GTU dla dokumentów z oznaczeniem WEW
• Kody WSTO_EE oraz IED są możliwe do wyboru na dokumentach z datą uwzględnienia w pliku od stycznia 2022

Na korekty automatycznie przenoszony jest zestaw kodów ustalony dla dokumentu korygowanego.

Jeśli na zapisie w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu zostanie zaznaczony parametr Dowód wewnętrzny to automatycznie dodawany jest kod JPK_V7: WEW. Na dowodach wewnętrznych pomijane są kody towarowe JPK_V7.

Ustalone kody JPK_V7 są widoczne na powiązanym zapisie w Rejestrze VAT. Można je również podejrzeć z poziomu samego dokumentu handlowego - opcja jest dostępna na formularzu dokumentu, w menu kontekstowym. Dodatkowo na liście dokumentów handlowych jest dostępna kolumna z kodami JPK_V7 - kolumna jest domyślnie ukryta. Zaproponowany zestaw kodów JPK_V7 może być dowolnie modyfikowany.

Dla zatwierdzonych dokumentów handlowych: faktura sprzedaży, zaliczkowa, VAT marża oraz korekt, dostępny jest dedykowany wydruk Faktura z kodami JPK_V7. Wydruk zawiera dodatkowo informację przypisanych do transakcji kodach JPK_V7.

Paragon, na podstawie którego będzie wystawiona faktura, musi spełniać określone warunki:

• paragon musi być zatwierdzony,
• paragon nie może posiadać korekty.

Jeśli wszystkie warunki są spełnione, po zaznaczeniu paragonu na liście, w menu kontekstowym dostępna jest opcja Przekształć do faktury sprzedaży:

Po wybraniu opcji tworzona jest faktura sprzedaży, na którą przenoszone są informacje z paragonu:

• Data sprzedaży jest zgodna z datą sprzedaży z paragonu, bez możliwości zmiany,
• warunki płatności (forma i termin płatności) są przenoszone  z paragonu, bez możliwości zmiany,
• jeśli paragon był wcześniej zafiskalizowany - znacznik ten jest przenoszony automatycznie na fakturę sprzedaży,
• Przenoszone są wszystkie pozycje paragonu, bez możliwości ich modyfikacji. Elementy na fakturze są zawsze identyczne jak elementy na źródłowym paragonie.

Użytkownik może ustalić na fakturze:

• datę wystawienia,
• kontrahenta - jeśli na paragonie był już wskazany kontrahent, jest on automatycznie przenoszony na tworzoną na jego podstawie fakturę sprzedaży. Można go jednak zmienić, korzystając z opcji Zmień kontrahenta.

Uwaga

W przypadku faktur tworzonych na podstawie zafiskalizowanych paragonów wystawionych od 01.01.2020 r., podczas zapisywania faktury sprawdzana jest dodatkowo zgodność numerów NIP kontrahenta na paragonie i fakturze. Jeśli na fakturze jako nabywca wskazany jest kontrahent o typie podmiot gospodarczy, a numer NIP na paragonie i fakturze nie są zgodne (lub na paragonie numer NIP nie został w ogóle uzupełniony), program zablokuje możliwość zapisania takiej faktury.

W programie Comarch ERP XT istnieje możliwość rejestrowania faktur sprzedaży w walutach obcych. Skutkiem ich rozliczania może być powstawanie różnic kursowych.

Ewidencja różnic kursowych jest dostępna dla Użytkowników posiadających pakiet zawierający Księga podatkowa lub Księga handlowa.

Uwaga

Różnica kursowa naliczana jest tylko w przypadku rozliczania dokumentów zatwierdzonych. Dla faktur sprzedaży naliczana jest zawsze dla kwoty netto dokumentu.

Aby zarejestrować w programie zapłatę faktury sprzedaży należy: Krok pierwszy – wybrać fakturę i kliknąć na przycisk „Nie zapłacono/Częściowo zapłacono”.

Krok drugi – pojawi się okno, gdzie możemy wpisać wysokość wpłaty, a także ustawić datę wpłaty (kurs wpłaty powinien automatycznie ustawić się na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień zapłaty).

 

Uwaga

Dodatnie różnice kursowe powstaną w momencie, gdy zapłata (po przeliczeniu na złote) jest wyższa niż wynika to z faktury sprzedaży. W przeciwnym wypadku powstaną ujemne różnice kursowe.

Utworzone różnice kursowe ewidencjonowane są z poziomu Kasa i bank/ Różnice kursowe. Księgowanie różnic kursowych W Księdze podatkowej różnice kursowe ujmowane są kolumnie (8) w przypadku różnic dodatnich lub w kolumnie (13) w przypadku różnic ujemnych. Każdy taki zapis posiada w polu Uwagi: numer dokumentu, z którego pochodzi różnica kursowa, wartość zapłaty w walucie i zastosowany kurs. W przypadku Księgi handlowej różnice kursowe są księgowane wg. odpowiedniego schematu księgowego. W menu Księgowość/ Plan kont/ Schematy księgowe został przygotowany domyślny schemat księgowy, który umożliwia księgowanie różnicy kursowej.

Jeśli zakładamy kartę nowego produktu zbliżoną do już istniejącej możemy ją skopiować. Na skopiowanej karcie uzupełnione są wszystkie dane, z wyjątkiem kodu, który musi być unikalny. Kod można uzupełnić bezpośrednio na karcie lub zostanie nadany automatycznie w momencie jej zapisu. Opcja kopiowania jest dostępna po zaznaczeniu karty jednego z produktów na liście i z menu wybraniu opcji „Kopiuj”.

Aby wystawić fakturę VAT marża należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Faktury VAT marża i klikamy na ikonkę plusa, by dodać nową fakturę.

 

Krok drugi – wyświetlony zostanie formularz faktury. Należy wybrać kontrahenta, a także uzupełnić elementy faktury.

Po kliknięciu w polu „Kontrahent” pojawi się lista naszych kontrahentów, z której możemy wybrać właściwego. Jeśli kontrahenta nie widać na liście możemy wpisać jego nazwę bezpośrednio w polu. Jeśli w programie nie będzie istniał taki kontrahent można dodać nową kartę kontrahenta.

Aby dodać produkt na fakturę postępujemy analogicznie, jak w przypadku dodawania kontrahenta. Po uzupełnieniu nazwy produktu, możemy go dodać na fakturę klikając w przycisk "Dodaj pozycję". Jeśli chcemy dodatkowo zapisać go w naszej bazie produktów, wybieramy przycisk "Dodaj kartę produktu".

Dla wpisanych pozycji automatycznie ustawiana jest stawka VAT NP – nie podlega - bez względu na status kontrahenta. Stawka będzie dostępna do edycji przez Użytkownika.

Na formularzu faktury należy uzupełnić kwotę marży (marża może być wartością dodatnią lub ujemną) oraz wskazać odpowiednią stawkę VAT od marży, według której ma zostać rozliczona marża. Domyślnie ustawiana jest stawka 23% z możliwością zmiany.

Jeśli pole "W tym marża PLN" nie zostanie uzupełnione, przy próbie zapisania/zatwierdzenia faktury pojawi się pytanie:

Wybór opcji Tak spowoduje zapisanie/zatwierdzenie faktury VAT marża. Po wybraniu opcji Nie widok powróci na formularz faktury VAT marża.

Wymaganym elementem faktury VAT marża jest "Rodzaj procedury marży".

W menu Konfiguracja w zakładce Faktury, Użytkownik będzie miał możliwość wyboru podstawy stosowania procedury marży z czterech dostępnych kategorii:

Wybrany w tym miejscu rodzaj procedury, będzie się podstawiał domyślnie na każdej nowo wystawianej fakturze VAT marża. Pole będzie aktywne do edycji dla Użytkownika.

Uwaga

Użytkownik nie będzie miał możliwości zapisania faktury VAT marża bez wypełnionego pola Rodzaj procedury.

Uwaga

Nie ma możliwości dodawania, edycji oraz usuwania listy procedur dostępnych w programie Comarch ERP XT.

Jeżeli w konfiguracji nie została ustawiona procedura VAT marży to przy zapisywaniu faktury VAT marża pojawi się pytanie:

 

Wybór opcji Tak spowoduje, że wybrany na dokumencie Rodzaj procedury marży zostanie ustawiony jako domyślny w Konfiguracji. Po wyborze opcji Nie faktura VAT marża zostanie zapisana, a Rodzaj procedury marży nie będzie się podstawiał domyślnie na każdej nowo wystawianej fakturze VAT marża.

Uwaga

Zmiana wysokości marży oraz stawki VAT od marży będzie możliwa po wcześniejszym dokonaniu zmian w pozycji Cena brutto.

Zobacz także: Jak utworzyć rozliczenie marży dla faktury VAT marża? W jaki sposób zafiskalizować fakturę VAT marża?

Zmiana schematu numeracji jest możliwa podczas wystawiania nowego dokumentu oraz na dokumentach zapisanych "do bufora". Aby wybrać sposób numeracji na dokumencie należy na formularzu dokumentu kliknąć w widoczny w nagłówku numer:

Na wyświetlonym oknie możliwe jest wskazanie schematu numeracji. Na liście schematów dostępne są wszystkie aktywne schematy numeracji zdefiniowanego dla danego rodzaju dokumentu.

Jeśli schemat zawiera serię możliwe jest również wskazanie tej, która będzie wykorzystana w numerze. Na liście dostępne są wszystkie aktywne serie wspólne i seria zalogowanego aktualnie Użytkownika. Dokumenty w poszczególnych seriach mają odrębną numerację (domyślnie od numeru 1).

Numer kolejny dokumentu jest nadawany w momencie jego zapisu: - jeśli wybrana jest opcja Kolejny dostępny - przy zapisie zostanie nadany kolejny najwyższy numer w danym schemacie numeracji/ serii, - jeśli wybrana jest opcja Kolejny dostępny (z uzupełnianiem luk w numeracji) przy zapisie program sprawdzi, czy zachowana jest ciągłość numeracji dokumentów z danym schematem/ serią. Jeśli napotka luki z numeracji nada numer kolejny uzupełniający ciągłość. Jeśli numeracja będzie ciągła - nadany zostanie najwyższy numer kolejny. - jeśli istnieje konieczność nadania konkretnego numeru dokumentu można go wpisać po wybraniu opcji Nadany ręcznie. Wtedy dokument zostanie zapisany z podanym numerem pod warunkiem, że nie został on wcześniej wykorzystany na innym dokumencie w danym schemacie/ serii.

Do każdego dokumentu możemy podpiąć dowolną ilość skojarzonych plików. Opcja ta jest dostępna z poziomu formularza dokumentu, po wybraniu zakładki „Pliki”. Użytkownik może tam dodawać oraz usuwać podpięte pod dany dokument pliki. Maksymalna wielkość jednego pliku to 2MB. Opcja dodawania nowych plików jest dostępna także dla dokumentów zatwierdzonych i anulowanych.

Lista kodów CN dostępna jest w menu z poziomu listy produktów. Aby dodać nowy kod CN, należy wybrać przycisk +Dodaj. Jeśli podano poprawny kod CN (zgodny z Nomenklaturą scaloną 2020), na kartę zostanie automatycznie pobrany opis dla tego kodu. Opisy kodów CN zostaną pobrane zgodnie z dokumentem na stronie Głównego Urzędu Statystycznego: https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/cn/. Kod CN można również dodać bezpośrednio z poziomu karty produktu. Jeśli wpisany kod CN nie został znaleziony w bazie, pojawi się opcja Kliknij, aby dodać nowy. Przy zapisie karty produktu, kod CN zostanie również zapisany w programie. Opis również zostanie pobrany automatycznie, a stawka VAT będzie ustawiona zgodnie ze stawka na karcie produktu.

W artykule opisaliśmy jak dodawać dokumenty z odwrotnym obciążeniem przy transakcjach zagranicznych. Funkcja ta jest dostępna na dokumencie po spełnieniu warunków:

• • wybrany został kontrahent zagraniczny: wewnątrzunijny lub pozaunijny

• • produkt na swojej karcie ma zaznaczony parametr „Odwrotne obciążenie w transakcjach zagranicznych”

Podczas wystawiania dokumentu z odwrotnym obciążeniem, po wybraniu Kontrahenta oraz produktu (z zaznaczonym odwrotnym obciążeniem), na dokumencie stawka VAT dla produktu musi być ustawiona na "nie podlega".

Uwaga

Na wydruku, przy pozycjach pojawi się adnotacja *odwrotne obciążenie.

Aby zarejestrować w programie zamówienia złożone u dostawców, należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Zamówienia u dostawców >>> i wybieramy z menu kontekstowego „Dodaj zamówienie”.

Krok drugi – pojawi nam się formularz zamówienia. Wybieramy dostawcę oraz wpisujemy elementy. Po dokonaniu edycji zapisujemy formularz. Zapisanie dokumentu nie wpłynie na wartość stanów magazynowych ani na wartość rozliczeń z kontrahentem. W momencie realizacji zamówienia można na jego podstawie wystawić fakturę zakupu. Jeśli istnieje taka potrzeba jeszcze przed otrzymaniem dokumentu od dostawcy, można przyjąć towar do magazynu na podstawie dokumentu PZ. W przypadku, gdy towar jest wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentu PZ, w momencie otrzymania faktury od dostawcy należy dokument PZ przekształcić do faktury zakupu. Opcja taka jest dostępna z poziomu listy Przyjęcia zewnętrzne, w menu kontekstowym po zaznaczeniu danego dokumentu PZ

Zamówienie u dostawcy nie tworzy płatności. Dokumenty z ikoną otwartej kłódki to zamówienia niezrealizowane – podlegające edycji (z możliwością usunięcia). Zamówienia z ikoną zamkniętej kłódki to zamówienia zrealizowane.

Jeśli listę filtrujemy według kryterium Status – w zależności od wybranej opcji, lista będzie wyświetlała następujące dokumenty:

 

• Status: Wszystkie – zamówienia u dostawców niezrealizowane i zrealizowane,
• Status: Zrealizowane – zamówienia u dostawców, które zostały przekształcone do faktury zakupu,
• Status: Niezrealizowane – zamówienia u dostawców, które nie zostały przekształcone do faktury zakupu,
• Status: Przyjęte do magazynu - zamówienia u dostawców, dla których przyjęto towar na magazyn przed otrzymaniem dokumentu handlowego (faktury zakupu).

Uwaga

Status: Przyjęte do magazynu jest widoczny dla modułu Magazyn.

Dokument umożliwia przygotowanie wstępnej oferty dla Klienta. Na jej podstawie można następnie wystawić fakturę proforma potwierdzającą rezerwację lub od razu dokument sprzedaży.

Lista Ofert jest dostępna po rozwinięciu menu Faktury >>> Oferty.

Zapisanie oferty nie powoduje powstania płatności ani zmniejszenia towaru w magazynie. Można ją modyfikować do momentu przekształcenia do innego dokumentu sprzedaży. Wtedy edycja jest blokowana.

Aby na podstawie Oferty wystawić inny dokument handlowy należy ją zaznaczyć na liście i wyświetlić listę w menu kontekstowym:

Dla zaznaczonej Oferty w menu dostępne są:

• przekształcenie do faktury proforma, które może oznaczać w procesie biznesowym zamówienie towaru przez Klienta.
• przekształcenie do faktury sprzedaży,
• przekształcenie do paragonu, pod warunkiem, że oferta wystawiona jest w cenach brutto,
• rejestracja zaliczki, pod warunkiem, że oferta jest wystawiona w walucie PLN,
• zamówienie towaru dla Klienta - tworząc Zamówienie u dostawcy.

W przypadku tworzenia dokumentu sprzedaży (faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej lub paragonu) możliwe jest jednorazowe przekształcenie Oferty. Dokumenty przekształcone oznaczane są na listach statusami:

Jeśli listę filtrujemy według kryterium Status - w zależności od wybranej opcji, lista będzie wyświetlała następujące dokumenty:

• Status: Wszystkie - oferty niezrealizowane i zrealizowane,
• Status: Zrealizowane - oferty, które zostały przekształcone do faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej, paragonu lub faktury proforma,
• Status: Niezrealizowane - oferty, które nie zostały przekształcone do faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej, paragonu lub faktury proforma.

Podejrzenie dokumentu wynikowego jest możliwe po zaznaczeniu Oferty na liście i wybraniu z menu opcji "Pokaż fakturę"/"Pokaż powiązane zaliczki"/ "Pokaż paragon"/ "Pokaż fakturę proforma".

W przypadku tworzenia powiązanego Zamówienia u dostawcy do jednej Oferty można wygenerować wiele ZD. Powiazanie jest wtedy pamiętane na utworzonym Zamówieniu u dostawcy – z tego poziomu w menu kontekstowym dostępny jest podgląd źródłowej Oferty.

W przypadku zapisów wprowadzanych bezpośrednio w Rejestrach VAT automatycznie dodawane są kody:

• WEW - w przypadku zaznaczenia parametru Dowód wewnętrzny,
• IMP - w przypadku zapisów w Rejestrze VAT zakupu dla kontrahenta o statusie pozaunijny.

W programie Comarch ERP XT:

• Dla dokumentów z datą uwzględnienia w pliku JPK_V7 od 07.2021 wyłączony został automatyczny mechanizm nadawania kodu MPP. Ponadto, jeżeli nawet taki kod znajdzie się na dokumencie, nie będzie wysyłany do pliku JPK_V7
• Podczas tworzenia pliku JPK_V7 kod SW jest automatycznie zamieniany na kod EE
• Kod EE będzie widoczny na dokumentach z datą uwzględnienia w pliku JPK_V7 do grudnia 2021. Ponadto jeżeli taki kod znajdzie się na dokumencie z datą od stycznia 2022 to podczas tworzenia pliku JPK_V7 jest automatycznie zamieniany na kod WSTO_EE
• Do pliku nie są wysyłane również kody procedur dla dokumentów z oznaczeniem RO oraz kody towarowe GTU dla dokumentów z oznaczeniem WEW
• Kody WSTO_EE oraz IED są możliwe do wyboru na dokumentach z datą uwzględnienia w pliku od stycznia 2022

Pozostałe kody są ustalane na podstawie domyślnych kodów JPK_V7 z karty kontrahenta. Jeżeli na karcie kontrahenta są wybrane kody MPP, EE lub SW to są one przenoszone na dokument niezależnie od momentu ujęcia dokumentu w pliku JPK_V7. Podczas tworzenia pliku JPK_V7 będą odpowiednio zamieniane lub nie będą wysyłane w zależności od okresu za jaki plik jest tworzony a na liście kodów będą widoczne jako archiwalne.

Od 1 stycznia 2017 r. firmowe płatności powyżej 15 tys. zł mogą być dokonywane tylko za pośrednictwem rachunku płatniczego. Limit ten wprowadziła Ustawa z dnia 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Limit jest kontrolowany na:

• fakturach zakupu,
• korektach faktur zakupu,
• fakturach sprzedaży razem z zaliczkowymi i finalnymi,
• korektach faktur sprzedaży
• rachunkach
• rejestrach zakupu

Aby limit został wprowadzony muszą być spełnione następujące warunki:

• dokument wystawiany jest po dacie 2017.01.01
• na formularzu dokumentu jest wybrana forma płatności Gotówka
• Kontrahent ma wybrany status podmiot gospodarczy
• transakcja przekracza wartość brutto 15 000 PLN

Przy spełnionych powyższych warunkach podczas zapisu takiego dokumentu pojawia się komunikat:

„Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy chcesz zmienić formę płatności?” W przypadku transakcji sprzedaży istnieje możliwość zaznaczenia parametru „Nie pokazuj więcej”.

Użytkownik ma do wyboru dwie opcje: Tak/Nie. Po wybraniu opcji "Tak", program wraca na formularz dokumentu, na którym będzie można dokonać zmian. Wybranie opcji "Nie" powoduje zamknięcie dokumentu z dotychczasowymi ustawieniami.

W przypadku faktur zakupu/ korekt oraz dokumentów w rejestrze VAT zakupu, wybranie opcji NIE zamyka dokument z dotychczasowym ustawieniem, a zapis księgowy tworzy się z kwotą 0.00.

 

Comarch ERP XT umożliwia nadawanie Użytkownikom uprawnień do korzystania z funkcji dostępnych w programie.

Jak dodać rolę?

Definiowanie uprawnień odbywa się poprzez rolę, którą Administrator może przypisać użytkownikowi (funkcja nadawania uprawnień dostępna jest w menu Użytkownicy na zakładce Role). Zdefiniowane są domyślne role Administrator oraz Użytkownik.

Rola Administrator jest zarezerwowana tylko dla właściciela konta. Na tej roli można jedynie sterować uprawnieniami dotyczącymi KSeF. Domyślna rola Użytkownik przypisywana na nowych kontach Użytkowników posiada Pełny dostęp do sekcji Faktury, Magazyn, Księgowość, Kasa Bank, Kalendarz, Raporty BI. Rola ma ustawioną blokadę na dostęp do Wykresu na pulpicie startowym oraz do Konfiguracji.

Uwaga

Aby nie zmieniać uprawnień na kontach założonych przed wprowadzeniem ról dla użytkowników (03-08-2023), domyślna rola „Użytkownik” na takich kontach, ma zdefiniowany dostęp do wykresu na pulpicie startowym oraz dostęp do Konfiguracji.

Na nowo dodawanych rolach dostęp do sekcji: Wykres na pulpicie startowym oraz Konfiguracja, jest domyślnie zablokowany.

Na formularzu roli można zaznaczyć, że rola będzie ustawiana domyślnie na każdym nowo dodanym użytkowniku.

Jak zdefiniować uprawnienia na roli?

Dostęp do sekcji można nadać przesuwając suwak w prawo. Przesunięcie suwaka w lewo oznacza, że użytkownik nie będzie miał dostępu do całej sekcji, a więc do wszystkich dokumentów z danej sekcji.

Dla każdego z dokumentów w sekcjach jest możliwość nadania 3 uprawnień:

• Pełny dostęp - użytkownik będzie mógł dodawać i edytować dokumenty,
• Brak dostępu - dana funkcja będzie niewidoczna w menu,
• Tylko do odczytu - użytkownik będzie mógł podglądać listę oraz formularz dokumentu, ale nie będzie miał możliwości dodania, usunięcia czy edycji dokumentu.

Możliwe jest przypisywanie uprawnień do sekcji:

• Konfiguracja – po odznaczeniu tej sekcji użytkownik nie będzie miał dostępu do poglądu oraz wprowadzania zmian w konfiguracji konta (konfiguracja nie będzie dostępna pod przyciskiem koła zębatego w prawym górnym rogu)
• Wykres na pulpicie startowym – po odznaczeniu tej sekcji użytkownik nie będzie widział na ekranie startowym wykresu prezentującego Przychody i Koszty bądź danych dotyczących Sprzedaży i Zakupów. Wyświetlana będzie lista Ostatnie dokumenty prezentująca 10 ostatnio dodanych lub zmodyfikowanych przez tego użytkownika dokumentów (widoczne będą również dokumenty, które użytkownik dodał przez nałożeniem blokady). Z poziomu listy Ostatnie dokumenty można podejrzeć dokument, wystarczy kliknąć w numer dokumentu, a nastąpi przekierowanie na formularz dokumentu.
• Faktury – odznaczenie całej sekcji będzie się wiązało z tym, że użytkownik nie będzie miał dostępu do wszystkich dokumentów handlowych.
• Magazyn – odznaczenie całej sekcji spowoduje, że użytkownik nie będzie widział menu Magazyn. Pomimo braku uprawnień do sekcji Magazyn gospodarka magazynowa dalej będzie prowadzona – jeżeli użytkownik ma wykupiony moduł Magazyn dokumenty WZ/PZ będą się tworzyły automatycznie w tle po wystawieniu dokumentów handlowych.
• Księgowość – odznaczenie całej sekcji spowoduje ukrycie menu Księgowość. Wyłączenie tej sekcji nie będzie jednak wpływało na automatyczne księgowanie dokumentów – jeśli użytkownik, który nie ma dostępu do Księgowości zatwierdzi dokument to zostanie on automatycznie zaksięgowany (zgodnie z posiadanym modułem księgowym).
• Kasa i bank – odznaczenie całej sekcji spowoduje, że w menu bocznym nie będzie widoczne menu Kasa i bank. Pomimo blokady do sekcji Kasa i bank (bądź do listy Płatności i Zapisy kasowe i bankowe) Użytkownik może oznaczyć dokument jako opłacony z poziomu formularza dokumentu.
• Kalendarz – odznaczenie tej sekcji spowoduje, że w menu będzie ukryty Kalendarz
• Raporty BI – odznaczenie tej sekcji spowoduje, że w menu będą ukryte Raporty BI
• KSeF – odznaczenie tej sekcji spowoduje, że Użytkownik nie będzie miał uprawnień do wysyłania faktur do KSeF.

Przykład

Administrator konta może nadać użytkownikowi uprawnienie do wystawiania jedynie dokumentów sprzedażowych, bez możliwości podglądu dokumentów zakupowych.

Na formularzu roli w sekcji Faktury dla Faktur zakupu, a w sekcji księgowość dla Rejestru VAT zakupu, ustawiona zostanie rola Brak dostępu.

Po zalogowaniu się na konto użytkownik w menu Faktury nie będzie widział listy Faktury zakupu, a w menu Księgowość ukryta będzie lista Rejestr zakupów.

Comarch ERP XT POS (punkt obsługi sprzedaży detalicznej) to aplikacja na urządzenia mobilne przeznaczona dla sprzedawców pracujących na stanowiskach kasowych. Jej głównym zadaniem jest wykonanie wszystkich operacji związanych z obsługą Klienta w sklepie. Wykorzystywana może być zarówno w zwykłych sklepach jak i sklepach typu pop-up store, wyspach, kornerach czy małych sklepach w galeriach handlowych, dla których niezwykle ważne jest wykorzystanie urządzeń niewielkich rozmiarów komunikujących się bezprzewodowo.

Aplikacja jest dostępna na tablety z systemem iOS i Android:     Inne powiązane artykuły to: Jak rozpocząć sprzedaż w aplikacji POS? Jak dodać zdjęcie do produktu? Jak skonfigurować produkty powiązane dla POS? Jak wystawić dokument w aplikacji POS? Jak zafiskalizować dokument w aplikacji POS?

W programie pole Ilość na dokumentach można uzupełniać z dokładnością czterech miejsc po przecinku. Nie każdy jednak korzysta z takiej możliwości i chciałby, aby na wydruku pojawiła się ilość bez niepotrzebnych zer na końcu. W Konfiguracji: Wydruki można ustawić potrzebny format dla pola Ilość.

Uwaga

Wybrany format dotyczy tylko wydruku. Na dokumentach nadal widoczna będzie ilość z czterema miejscami po przecinku. W przypadku, gdy w konfiguracji zostanie ustawiony format z mniejsza dokładnością po przecinku, a na dokumencie zostanie wprowadzona ilość z większą dokładnością – na wydruku ilość zostanie zaokrąglona do wybranego w konfiguracji formatu.

Przykład

W konfiguracji ustawiona dokładność z dwoma miejscami po przecinku, natomiast na fakturze użytkownik wprowadzi ilość 1,555 – na wydruku pojawi się ilość 1,56.

W tym artykule opisaliśmy w jaki sposób możemy seryjnie zatwierdzić dokumenty. Seryjne zatwierdzanie może być wywołane na 2 sposoby.

1. Zatwierdzanie z poziomu listy dokumentów:

Aby seryjnie zatwierdzić dokumenty z poziomu listy, należy zaznaczyć prawym przyciskiem myszy wszystkie dokumenty które chcemy zatwierdzić, a następnie z menu pod 3 kropkami należy wybrać opcję "Zatwierdź dokumenty"

2. Podczas tworzenia pliku JPK_FA oraz wysyłki dokumentów za pomocą IWD:

Podczas tworzenia pliku JPK_FA oraz wysyłki dokumentów za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów wybieramy zakres dat. Jeżeli w tym okresie występują dokumenty nie zatwierdzone na stałe, pojawi się komunikat z pytaniem czy takie dokumenty zatwierdzić. Kliknięcie "Tak" rozpocznie proces zatwierdzania wszystkich niezatwierdzonych dokumentów z danego okresu.

Jeżeli wszystkie dokumenty zostaną zatwierdzone poprawnie na ekranie pojawi się stosowna informacja.

Jeżeli z jakiegoś powodu dokument nie może zostać zatwierdzony, program wyświetli informację o numerze dokumentu i powodzie dla którego nie został zatwierdzony.

Uwaga

Uwaga. Jeżeli użytkownik korzysta z drukarki fiskalnej, to program nie pozwoli na seryjne zatwierdzanie paragonów. Każdy z paragonów należy zatwierdzić i zafiskalizować osobno.

Aby zaznaczyć element należy na kafelku kliknąć przeznaczony do tego obszar. W przypadku widoku listy należy kliknąć na dokument prawym przyciskiem myszy. Na laptopach z ekranem dotykowym oraz na tabletach:

• na widoku listy – działa dłuższe przytrzymanie palcem.
• na widoku kafelków – działa dłuższe przytrzymanie palcem na ekranie lub kliknięcie w pole zaznaczenia na kafelku

Na telefonach elementy zaznacza się przez kliknięcie w pole zaznaczenia na kafelku

Uwaga

Jeśli zaznaczony zostanie pierwszy element – kliknięcie w każdy kolejny powoduje jego zaznaczenie.

  W programie istnieje możliwość zaznaczania seryjnego dokumentów. Jest to możliwe po wybraniu widoku w formie listy. Zaznaczamy pierwszy element na wybranej liście, przytrzymujemy na klawiaturze klawisz Shift oraz zaznaczamy ostatni element który chcemy uwzględnić. Seryjne zaznaczenie dokumentów jest możliwe, gdy chcemy oznaczyć, grupę kolejno występujących po sobie elementów na liście.

Produkty powiązane (tzw. fantomy) umożliwiają pogrupowanie kilku kart towarowych w XT w jeden produkt Comarch e-Sklep. Konfiguracja (wiązanie) fantomów odbywa się przy pomocy atrybutu grupującego. Dodatkowo spośród wszystkich kart towarowych wchodzących w skład fantomu należy wskazać jedną kartę, która będzie wyświetlana jako towar nadrzędny w sklepie. Jeśli zatem w ofercie Twojego sklepu znajdują się towary, które różnią się od siebie jedynie kolorem, czy rozmiarem warto je powiązać i wyświetlać na liście produktów pod jedną kartą produktową (kartą towaru nadrzędnego). Po wejściu w taką kartę i wybraniu atrybutów wyświetlą się karty produktów powiązanych (podrzędnych). Mechanizm działa w ten sposób, że jeden z produktów w grupie oznacza się jako produkt nadrzędny – dane tego produktu będą wyświetlane bezpośrednio na liście towarów w Comarch e-Sklep. Pozostałe produkty w grupie mają być oznaczone jako produkty podrzędne – ich dane nie będą wyświetlane bezpośrednio na liście w Comarch e-Sklep, lecz dopiero po wyfiltrowaniu towaru według określonych cech (atrybutów). Na potrzeby filtrowania produktów powiązanych w sklepie istotne jest, by wszystkie powiązane ze sobą produkty miały wspólny zestaw atrybutów grupujących. Dlatego lista atrybutów grupujących ustalana jest tylko na produkcie nadrzędnym. Potem podczas przypisywania produktów podrzędnych zestaw ten jest przepisywany i Użytkownik może dla nich zmienić jedynie wartość. Produkt nadrzędny – jeśli zostanie wybrany rodzaj relacji Produkt nadrzędny, to wówczas pojawia się tabela Atrybuty grupujące. Należy w niej wprowadzić zestaw atrybutów, według których w Comarch e-Sklep będzie następowało filtrowanie produktów powiązanych. Atrybuty dodaje się analogiczna jak na atrybutach zwykłych:

• Jeśli towar jest wskazany jako nadrzędny, w tabeli z atrybutami grupującymi musi być dodany przynajmniej jeden atrybut wraz z wartością, aby można było zapisać produkt.
• Na produkcie nie można wskazać dwa razy tego samego atrybutu.

Uwaga

Jeśli produkt nadrzędny usuwamy lub ustawiamy opcję brak relacji, wtedy usuwają się powiązania ze wszystkimi produktami podrzędnymi.

Produkt podrzędny – jeśli zostanie wybrany rodzaj relacji Produkt podrzędny pojawia się pole Wskaż produkt nadrzędny. Kliknięcie w to pole, wyświetla wszystkie produkty, które mają ustawiony parametr Sprzedawaj towar w Comarch e-sklepie i równocześnie są określone jako produkt nadrzędny. Z listy można wybrać jedną kartotekę. Po wskazaniu produktu w tabeli Atrybuty grupujące na produkcie podrzędnym są przepisywane atrybuty grupujące, które wcześniej zostały ustalone na towarze nadrzędnym wraz z wartościami. Nie można zmienić zestawu atrybutów grupujących na produkcie podrzędnym – można jedynie ustalić nowe wartości tych atrybutów dla towaru podrzędnego.

Przykład

Użytkownik sprzedaje dany model butów w różnych kolorach i rozmiarach. Dla każdej kombinacji kolor+rozmiar założona jest odrębna karta. Aby w sklepie na liście produktów dany model butów był widoczny tylko raz (a nie dla każdej kombinacji osobno) Użytkownik na jednej z kart: BUTY1 ustawia, że jest to produkt nadrzędny i definiuje atrybuty: KOLOR i ROZMIAR. Na karcie ustala wartość tych parametrów dla BUTY1: kolor czerwony, rozmiar 38. Następnie pozostałe karty BUTY2, BUTY3 i BUTY4 określa jako produkty podrzędne i na ich kartach przypisuje tylko wartości atrybutów:

• BUTY2: kolor czerwony, rozmiar 39
• BUTY3: kolor niebieski, rozmiar 38
• BUTY4: kolor niebieski, rozmiar 37

Po wysłaniu do Comarch e-Sklep Klient na liście produktów będzie widział kartę BUTY1, natomiast w ramach tej karty będzie miał dostępne parametry filtrowania: KOLOR i ROZMIAR: jeśli klient wybierze kolor czerwony, to wśród rozmiarów będzie miał dostępne wartości 38 i 39. Po wybraniu rozmiaru 39 wyświetlona zostanie karta produktu BUTY2 i Klient będzie mógł je zamówić, jeśli Klient wybierze kolor niebieski, to wśród rozmiarów będzie miał dostępne wartości: 37 i 38. Po wybraniu rozmiaru 37 wyświetlona zostanie karta produktu BUTY4 i Klient będzie mógł je zamówić.

Dla poszczególnych elementów na liście możliwe jest wywołanie zestawu tzw. funkcji kontekstowych, związanych z tym konkretnym elementem (na przykład usunięcie z listy, wydruk pojedynczego dokumentu, wystawienie korekty itp.). Menu jest wywołane po zaznaczeniu elementu na liście.

Zobacz także: Jak zaznaczyć elementy na liście?

W tym artykule opisano w jaki sposób można sprawdzić marżę na dokumencie sprzedaży.

Wartość marży można podejrzeć na formularzu dokumentu po kliknięciu w napis Pokaż marżę znajdujący się w podsumowaniu dokumentu.

Pojawi się dodatkowe okno na którym będą widoczne wartości: netto, koszt, marża, a także procent marży. Jeżeli w bazie są korekty do danego dokumentu, to na oknie pojawi się również parametr Uwzględniaj korekty. Zaznaczenie tego parametru spowoduje, że wartości z korekty będą również uwzględniane przy automatycznym wyliczaniu marży.

Uwaga

Uwaga. Do wyliczania marży uwzględniane są tylko zatwierdzone korekty.

Wartość marży można również podejrzeć na liście dokumentów po ustawieniu kolumny Marża PLN jako widocznej.

Eksport danych do arkusza Excel jest dostępny z następujących list:

1. W module Faktury: Faktury sprzedaży, Faktury VAT marża, Paragony, Faktury zakupu
2. W module Kasa i Bank: Zapisy kasowe/bankowe
3. W module Księgowość: Rejestr sprzedaży, Rejestr zakupów, Zapisy księgowe – zakładki: Zapisy księgowe i Konto, Zestawienie obrotów i sald, Ewidencja ryczałtowa, Księga podatkowa, Środki trwałe, Dokumenty środków trwałych

Na pozostałych listach eksport będzie uzupełniany sukcesywnie w kolejnych wersjach. Aby wyeksportować dane należy w menu kontekstowym wybrać "Eksportuj dane do arkusza Excel": Można wyeksportować wszystkie widoczne pozycje na liście lub tylko zaznaczone. Zobacz także: Jak wykonać eksport kontrahentów/produktów?  

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Jedną z usług płatności online jest możliwość zapłaty za dokument na podstawie linku do płatności realizowane we współpracy z partnerem Autopay S.A. Jak zacząć? Aby korzystać z tej usługi w pierwszej kolejności należy założyć konto na platformie Comarch Apfino i zintegrować je z kontem w Comarch ERP XT. Więcej informacji w artykule: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino? Funkcja "Zapłać teraz" jest dostępna niezależnie od typu działalności gospodarczej Użytkownika. Jak pobrać link do usługi "Zapłać teraz"? Link do usługi "Zapłać teraz" pobierany jest z Comarch Apfino automatycznie podczas zatwierdzania dokumentów handlowych, takich jak:

• faktura sprzedaży (w tym faktura zaliczkowa oraz finalna),
• faktura VAT marża,
• rachunek.

Link można pobierać dla płatności, które spełniają następujące kryteria:

• transakcja nierozliczona lub częściowo rozliczona
• płatność przelewem na wskazany rachunek bankowy
• waluta PLN
• kwota płatności nieprzekraczająca równowartości 1000 EUR przy zastosowaniu średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonywania transakcji
• transakcja bez mechanizmu podzielonej płatności
• wypełniony NIP / PESEL dla krajowych podmiotów gospodarczych
• wypełniony NIP i kod kraju dla zagranicznych podmiotów gospodarczych

Dla faktur zatwierdzonych przed integracją konta z Comarch Apfino można pobrać linki korzystając z opcji na formularzu: Pobierz link do płatności online. Analogiczna funkcja jest dostępna także dla dokumentów, dla których link nie mógł zostać automatycznie pobrany podczas operacji zatwierdzania.   Na jakich wydrukach pojawia się opcja "Zapłać teraz"? Przycisk "Zapłać teraz" drukowany jest na standardowych wydrukach w sekcji dotyczącej rozliczenia. Nabywca otrzymując taką fakturę np. drogą mailową, może bezpiecznie i szybko dokonać płatności online.   Zobacz także: Jak można finansować fakturę przed terminem płatności? Jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury? Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino?

e-Faktury mogą być przenoszone do rejestru VAT zakupu za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF.

Uwaga

Aby korzystać z funkcjonalności przenoszenia e-faktur do rejestru VAT, należy mieć aktywną usługę Comarch OCR&KSeF na swoim koncie.

Po zaznaczeniu e-faktury na liście, w menu kontekstowym dostępna jest opcja Dodaj do rejestru VAT zakupu przez OCR. Po wybraniu tej opcji następuje automatyczne przeniesienie wskazanej e-faktury do wcześniej wspomnianego rejestru. Aby zautomatyzować proces przenoszenia e-faktur do rejestru VAT zakupu, na liście dostępny jest parametr Dodawaj automatycznie do rejestru VAT zakupu przez OCR. Po zaznaczeniu parametru, przy każdym logowaniu program sprawdza czy dla użytkownika została wystawiona nowa e-faktura. Jeśli tak, zostaje ona automatycznie przesłana do Comarch OCR&KSeF a następnie dodana w rejestrze zakupu. e-Faktury przeniesione do rejestru mają na liście status Istnieje dokument VAT zakupu. Dodatkowo, po zaznaczeniu takiego dokumentu, w menu kontekstowym widoczna jest opcja Pokaż dokument VAT zakupu. Po wybraniu tej opcji, zostanie wyświetlony powiązany dokument w rejestrze.   Inne powiązane artykuły: Usługa OCR&KSeF w Comarch ERP XT – jak dodawać dokumenty do rejestru VAT zakupu na podstawie skanów?

W aplikacji POS istnieje możliwość współpracy z terminalem płatniczym i rozliczania płatności za pomocą karty.

Po połączeniu z terminalem płatniczym SumUp użytkownik powinien podać login i hasło do serwisu SumUp, które dostał od operatora. Aby płatność kartą była możliwa, koniecznie jest zdefiniowanie w aplikacji ERP XT formy płatności kartą z terminem 0.

Po wystawieniu dokumentu z płatnością kartą, kwota do zapłaty zostaje wysłana bezpośrednio na terminal płatniczy i użytkownik może dokonać płatności. Jeśli płatność przebiegła poprawnie, dokument zostaje zatwierdzony i rozliczony, a wraz z nim powstaje odpowiedni zapis Kasowo/Bankowy.

Na dokumencie RW zablokowana jest możliwość wprowadzenia ceny, po jakiej towar jest rozchodowany z magazynu. Dzieje się tak dlatego, że wartość i cena są wyliczane przez program automatycznie w momencie zapisu bądź zatwierdzenia dokumentu.

Przykład

W magazynie mamy 1 szt towaru w cenie 10,00 PLN i 2 szt towaru w cenie 15,00 PLN. Na dokumencie RW zdejmujemy wszystkie 3 szt. W momencie zapisania RW towar wyliczy wartość rozchodowanego towaru 40,00 PLN i na tej podstawie wyliczy średnią cenę 13,33 PLN.

W tym artykule opisano w jaki sposób wyliczana jest marża na dokumentach sprzedażowych. Wartość marży zawsze jest liczona od cen netto produktów, niezależnie od algorytmu dokumentu (netto/brutto) i podawana w walucie PLN. Jeżeli dokument jest wystawiony w innej walucie, kwota marży jest przeliczana na PLN po kursie ustawionym na dokumencie.

Marża jest liczona jako różnica wartości netto dokumentu i kosztu produktów na tym dokumencie. Wartość netto zawsze jest brana z nagłówka dokumentu, natomiast koszt jest liczony w zależności od rodzaju produktów na dokumencie.

Dla produktów z zaznaczoną kontrolą stanu koszt jest równy rzeczywistej wartości towarów zdejmowanych z magazynu. Natomiast dla produktów bez kontroli stanu oraz usług koszt jest symulowany na podstawie ceny zakupu wpisanej na karcie produktu. Podczas dodawania dokumentu koszt, jest zawsze symulowany na podstawie cen zakupu z kart towarów. Wynika to z faktu iż towary są zdejmowane z magazynu dopiero w momencie pierwszego zapisania dokumentu i wtedy też wyliczany jest rzeczywisty koszt tych towarów. Również w przypadku wystawianych ofert oraz faktur pro-forma wyliczany koszt jest symulowany, ponieważ te dokumenty nie zdejmują towarów z magazynu.

Uwaga

Uwaga. Na fakturach zaliczkowych kwota marży nie jest wyliczana. natomiast na fakturze finalnej uwzględniana jest marża całej transakcji

Uwaga

Uwaga. Dla faktur VAT marża, wartość marży jest sumą kwot z pól "W tym marża PLN" na pozycjach faktury. Koszt w tym przypadku jest wyliczany jako różnica kwot netto i marży.

Wartość marży nie jest wyświetlana na dokumentach korygujących. Jeżeli do dokumentu istnieje korekta, to na tym dokumencie, po otworzeniu okna marży pojawi się parametr "Uwzględniaj korekty". Jego zaznaczenie spowoduje, że wszystkie zatwierdzone na stałe korekty będą uwzględniane w wyliczaniu marży.

Inne artykuły powiązane: Dokumenty WZKK. Korekta kosztu.

Od 1 lipca 2020 będzie obowiązywać nowelizacja ustawy dotyczącej stawek VAT. Zmiany mają w szczególności na celu wprowadzenie nowej, znacznie uproszczonej matrycy stawek VAT oraz rezygnację ze stosowania Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU 2008) na rzecz:

• Nomenklatury scalonej (CN) albo Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB) w zakresie towarów oraz
• aktualnej Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU 2015) w zakresie usług.

Więcej informacji na temat wprowadzonych zmian, można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów https://www.gov.pl/web/finanse/nowa-matryca-stawek-vat. Termin obowiązywania nowych przepisów został przesunięty z 1 kwietnia 2020 na 1 lipca 2020 https://www.gov.pl/web/gov/przesuniecie-terminu-stosowania-nowej-matrycy-stawek-vat. Na podstawie obowiązujących dotychczas kodów PKWiU 2015, ustalono listę odpowiadających im kodów CN. Lista kluczy powiązań PKWiU do CN została opublikowana na stronie Głównego Urzędu Statystycznego: https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/index.html. W związku ze zmianami, w programie wprowadzono możliwość przypisania kodów CN na podstawie kodów PKWiU uzupełnionych na kartach produktów. Funkcjonalność obejmuje automatyczne dodanie w programie kart kodów CN na podstawie PKWiU, a następnie przypisanie ich na kartach produktów. Opcja jest dostępna po wejściu na listę produktów, jak również w menu na liście produktów. Na kartach utworzonych kodów CN, zostaną automatycznie uzupełnione opisy, zgodnie z dokumentem na stronie Głównego Urzędu Statystycznego: https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/cn/. Ponadto, na karty kodów zostaną przepisane stawki VAT z kart towarów. Stawka VAT nie zostanie uzupełniona jedynie w przypadku, gdy towary z tym samym kodem CN, będą miały ustalone różne stawki VAT. Uwaga! Zmiany w przepisach regulują i wprowadzają uproszczenie w systemie stawek VAT. Należy zweryfikować czy stawki VAT podane na produktach oraz kodach CN, są poprawne i zgodne z przepisami. Lista kodów CN dostępna jest w menu z poziomu listy produktów.

Do aplikacji Comarch ERP XT POS na urządzeniach mobilnych mają dostęp użytkownicy, którzy w swoim pakiecie Comarch ERP XT mają dodaną usługę dodatkową: POS i data ważności tej usługi jest aktualna.

Po zalogowaniu do aplikacji widoczna jest lista wszystkich produktów dodanych w aplikacji Comarch ERP XT. Na podstawie ilości sprzedanych produktów w ciągu ostatnich 3 miesięcy, wyświetlane będą 3 najpopularniejsze - najczęściej sprzedawane. Dla każdego produktu możemy wyświetlić okno z dodatkowymi informacjami, które zawiera kod towaru, cenę netto, ilość w magazynie (dla towarów z kontrolą stanu), opis, zdjęcia.

Uwaga

W aplikacji możemy wystawić paragon lub fakturę. Dokumenty są zawsze wystawiane w cenach brutto i w walucie PLN.

Wystawiając dokumenty, mamy możliwość wyboru kontrahenta z listy, bądź dodanie nowego bezpośrednio w aplikacji. Jeśli wystawiamy dokument typu faktura - wskazanie kontrahenta jest obowiązkowe.

Po uzupełnieniu pozycji na dokumencie i kliknięciu w przycisk z kwotą przechodzimy na okno podsumowania dokumentu. Na tym oknie możemy od razu dokonać płatności, bądź dodać jeszcze towary polecane. W Comarch ERP XT dla każdego produktu mamy możliwość wskazania maksymalnie 3 powiązanych. Na oknie podsumowania są wyświetlane wszystkie produkty powiązane z elementami z dokumentu. Można je przeglądać i dodać na dokument.

Aby dokonać płatności za dokument, należy wybrać jedną z dostępnych form: gotówka, karta lub inna. Wybierając płatność gotówką z terminem 0, przy zapisie dokument jest od razu rozliczany i w Comarch ERP XT generowany jest zapis kasowy. W przypadku wybrania odroczonej formy płatności, dokument zatwierdzany jest bez rozliczenia. Jeśli wybrano płatność na konto, należy dodatkowo wskazać rachunek bankowy, na który Klient dokona wpłaty. Po otrzymaniu zapłaty od Klienta, dokument należy rozliczyć w Comarch ERP XT.

Wiadomości e-mail, wysyłane z programu, nie są ewidencjonowane i po ich wysłaniu nie mamy informacji, jaką miał postać. Aby tworzyć archiwum wiadomości można podczas wysyłania zaznaczyć parametr Wyślij kopię wiadomości na mój adres e-mail. Wtedy, oprócz maila wysłanego do klienta, zostanie wysłana również jego kopia na adres zgodny z adresem konta. Dodatkowo możemy również sprawdzić, kiedy wydruk został wysłany, z poziomu historii dokumentu.

W programie Comarch ERP XT istnieje możliwość rejestrowania płatności kartą poprzez terminal płatniczy. Program współpracuje z urządzeniami dystrybuowanymi poprzez ING Bank Śląski S.A.

Wskazówka

W pierwszym kroku należy zwrócić się do dostawcy terminala w celu przygotowania urządzenia do współpracy z systemem Comarch ERP.

Z poziomu ikony koła zębatego dostępna jest opcja Terminal płatniczy. Po przejściu do tego okna w pierwszej kolejności nastąpi weryfikacja, czy na stanowisku jest zainstalowany i uruchomiony program Comarch ERP XT Dodatki w wersji co najmniej 7.16. Po pozytywnej weryfikacji Użytkownik może dodać swój pierwszy terminal wpisując jego nazwę, adres IP oraz port do komunikacji między urządzeniem a programem ERP XT. Łączenie z urządzeniem przebiega automatycznie. Status połączenia wyświetlany jest na kafelku (Online/Offline). Z poziomu Konfiguracji można wykonać następujące czynności:

• dodać nowy terminal
• połączyć się z terminalem
• odłączyć terminal
• zresetować połączenie
• wygenerować rozliczenie transakcji
• zainicjować aktualizację terminala

Po podłączeniu terminala program automatycznie będzie się z nim komunikował w przypadku przyjmowania płatności kartą do rejestru Karta płatnicza podczas:

• zatwierdzania dokumentów handlowych (m.in. paragon, faktura sprzedaży)
• zapisywania płatności do zatwierdzonych wcześniej dokumentów

Pytania do Użytkownika przesyłane w trakcie realizacji płatności (np. pytanie o wydruk kopii dla Klienta) będą wyświetlane na interfejsie programu ERP XT.   Zobacz także: Z jakimi terminalami płatniczymi współpracuje Comarch ERP XT?

Na liście dokumentów mamy możliwość dostosowania widoku kolumn, które się nam pojawiają. Aby to zrobić wchodzimy na listę dokumentów, którą chcemy dostosować (np. na listę faktur sprzedaży). Klikamy teraz prawym przyciskiem myszy na nagłówku tabeli i pojawi się nam teraz lista kolumn dostępnych do wyświetlenia. Poprzez zaznaczanie i odznaczanie konkretnych pozycji możemy ustawić co będzie widoczne na liście.

W programie Comarch ERP XT istnieje możliwość rejestrowania płatności kartą poprzez terminal płatniczy. Program współpracuje m.in. z urządzeniami dystrybuowanymi poprzez Polskie ePłatności.

Wskazówka

W pierwszym kroku należy zwrócić się do dostawcy terminala w celu przygotowania urządzenia do współpracy z systemem Comarch ERP.

Z poziomu ikony koła zębatego dostępna jest opcja Terminal płatniczy. Po przejściu do tego okna w pierwszej kolejności nastąpi weryfikacja, czy na stanowisku jest zainstalowany i uruchomiony program Comarch ERP XT Dodatki. Po pozytywnej weryfikacji Użytkownik może dodać swój pierwszy terminal wpisując jego nazwę, adres IP oraz port do komunikacji między urządzeniem a programem ERP XT. Jako dostawcę terminala należy wybrać Polskie ePłatności. Łączenie z urządzeniem przebiega automatycznie. Status połączenia wyświetlany jest na kafelku (Online/Offline). Z poziomu Konfiguracji można wykonać następujące czynności:

• dodać nowy terminal
• połączyć się z terminalem
• odłączyć terminal
• zresetować połączenie

Po podłączeniu terminala program automatycznie będzie się z nim komunikował w przypadku przyjmowania płatności kartą do rejestru Karta płatnicza podczas:

• zatwierdzania dokumentów handlowych (m.in. paragon, faktura sprzedaży)
• zapisywania płatności do zatwierdzonych wcześniej dokumentów

Wybrane pytania do Użytkownika przesyłane w trakcie komunikacji z terminalem (np. pytanie o ponowienie operacji w przypadku niepowodzenia) będą wyświetlane na interfejsie programu ERP XT. Pytania dotyczące bezpośrednio realizacji transakcji (np. pytanie o wydruk kopii potwierdzenia) będą wyświetlane na ekranie terminala.   Zobacz także: Z jakimi terminalami płatniczymi współpracuje Comarch ERP XT?

W tym artykule pokazujemy jak wygląda moduł POS w połączeniu z bezprzewodowymi urządzeniami: drukarką fiskalną Posnet Themo HS oraz terminalem płatniczym SumUp Air. https://www.youtube.com/watch?v=xijFvDpWID4&feature=youtu.be

W tym artykule opisaliśmy, w jaki sposób możemy seryjnie rozliczyć nasze dokumenty. Przykład zostanie omówiony w oparciu o faktury sprzedaży. W celu rozliczenia faktur sprzedaży:

Krok pierwszy – wchodzimy na listę faktur sprzedaż i zaznaczamy na niej te dokumenty, które mają zostać rozliczone.

Krok drugi -  po zaznaczeniu dokumentów do rozliczenia, wybieramy z menu kontekstowego (pod trzema kropkami) opcję „Rozlicz dokumenty”. Otrzymamy komunikat o ilości zaznaczonych dokumentów, gdzie klikamy „Rozlicz”. Po kliknięciu nasze dokumenty zostaną rozliczone.

Ważne! Dokumenty, które zaznaczymy do rozliczenia muszą być wystawione w tej samej walucie.

W przypadku rozliczania dokumentów walutowych, program dodatkowo zapyta, w jakim kursie mają zostać one rozliczone. W przypadku, gdy podany kurs różni się od kursu z dokumentu, a wybrany mamy pakiet z księgowością – automatycznie naliczane są różnice kursowe.

W raporcie uwzględniane są transakcje sprzedaży wystawione w ciągu ostatnich 30 dni, niezależnie od tego, czy są zatwierdzone czy tylko zapisane:

• faktury sprzedaży i faktury VAT marża oraz korekty do nich,
• rachunki,
• paragony i korekty do nich, jeśli nie została na ich podstawie wystawiona faktura sprzedaży. Jeśli do paragonu istnieje faktura - to właśnie ona będzie uwzględniona w raporcie.

W raporcie nie są uwzględniane faktury zaliczkowe. Sprzedaż towar zostanie uwzględniona w raporcie dopiero po wystawieniu faktury finalnej, w całkowitej wartości sprzedaży.

Od stycznia 2022 roku przedsiębiorców czeka wiele zmian w przepisach wprowadzanych m.in. przez pakiet ustaw określany nazwą Polski Ład. Najważniejsze z nich to:

1. Zmiany w obliczaniu wynagrodzeń i deklaracji podatkowych

• Nowa skala podatkowa
• Ulga dla pracowników (obowiązująca w 2022 roku)
• Nowe zasady naliczania składki zdrowotnej
• Rozszerzenie katalogu zwolnień z PIT o emerytów, osoby wychowujący co najmniej 4 dzieci oraz osoby powracające z zagranicy
• Przychody poniżej kwoty wolnej bez zaliczki na PIT

Przykład

W Comarch ERP XT wprowadzono zmiany na formularzu pracownika oraz dostosowano wyliczanie wynagrodzeń i deklaracji do nowych zasad – więcej szczegółowych informacji w artykułach: Polski Ład - zmiany w naliczaniu wynagrodzeń Polski Ład 2.0 - zmiany w naliczaniu wynagrodzeń od 1 lipca 2022 r. Polski Ład 2.0 - zmiany w naliczaniu wynagrodzeń od 1 stycznia 2023 r. Polski Ład - zmiany w naliczaniu zaliczek na PIT-36 i PIT-36L Polski Ład 2.0 - zmiany w naliczaniu zaliczek na PIT-36 i PIT-36L od 1 lipca 2022 r. Polski Ład - zmiany w najmie prywatnym od 1 stycznia 2023 r.

Podstawa prawna - Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dalsze akty prawne zmieniające i nowelizujące przyjęte przepisy.

2. Zmiany w obliczaniu składki zdrowotnej dla przedsiębiorców

Od 2022 roku zmianom ulega sposób obliczania wysokości składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Wprowadzony zostanie nowy mechanizm tzw. "roku składkowego", który będzie trwać od 1 lutego do 31 stycznia. W związku z tym:

• za miesiąc styczeń 2022 kwota składki powinna być obliczana od przeciętnego wynagrodzenia podanego przez GUS (podstawa wyliczenia składki zdrowotnej stanowi 75% tej wartości, czyli kwota 4665,78 zł),
• za miesiące kolejne kwota składki powinna być obliczana na podstawie dochodu osiąganego z działalności gospodarczej.

Przykład

W Comarch ERP XT na formularzu właściciela wprowadzono dodatkową funkcję wyliczania kwoty składki zdrowotnej – więcej szczegółowych informacji tutaj.

Podstawa prawna - Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dalsze akty prawne zmieniające i nowelizujące przyjęte przepisy.

3. Odpowiedzialność pracodawcy za prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń

Od nowego roku pracodawcy będą ponosić konsekwencje nielegalnego zatrudniania pracowników lub celowego ukrywania wypłacanych im kwot wynagrodzenia. W przypadku ujawnienia takiej sytuacji, pracodawca będzie musiał zapłacić podatek od wynagrodzenia, którego nie wykazał w ewidencji płacowej oraz zobowiązany będzie do zapłaty w całości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od tego wynagrodzenia. Dodatkowo, zarówno wypłacone wynagrodzenia, jak i składki nie będą mogły zostać zaliczone przez pracodawców do kosztów uzyskania przychodu. Podstawa prawna - Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dalsze akty prawne zmieniające i nowelizujące przyjęte przepisy.

4. Brak obowiązku wpisywania przyczyny korekty faktury sprzedaży

Od stycznia 2022 roku z listy elementów obowiązkowych, czyli takich które powinna zawierać korekta do faktury sprzedaży, tytuł dokumentu oraz przyczyna korekty zostają przesunięte do nowej listy elementów dobrowolnych.

Przykład

W Comarch ERP XT pole „Przyczyna korekty” nie będzie już wymagane na formularzu faktury korygującej z datą wystawienia od 1.01.2022. Słowo „korekta” pozostało na wydrukach standardowych. W razie potrzeby można utworzyć własny szablon wydruku i usunąć ten wyraz z nagłówka.

Podstawa prawna - Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw: ''c) po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu: „2a. Faktura korygująca może zawierać: 1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”; 2) przyczynę korekty.”

5. Brak obowiązku oznaczania duplikatu dokumentu

Kolejną zmianą w obowiązkowych elementach faktury sprzedaży jest brak konieczności drukowania słowa „duplikat” na fakturach wystawionych ponownie.

Przykład

W Comarch ERP XT wybór wydruku pozostawiony jest do decyzji Użytkownika.

Podstawa prawna - Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw: ''11) w art. 106l ust. 2 otrzymuje brzmienie: 2. Faktura wystawiona ponownie: 1) zawiera datę wystawienia; 2) może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.”

6. Nowe ulgi dla firm, które wdrażają innowacje

Polski Ład wprowadza nowe ulgi dla firm, które inwestują w rozwój:

• Ulga na prototyp
• Ulga na robotyzację
• Ulga na wsparcie innowacyjnych pracowników
• Łączne stosowanie ulg B+R i IP-Box oraz rozszerzenie ulgi B+R

Więcej informacji o nowych ulgach tutaj.

Przykład

W Comarch ERP XT wprowadzono zmiany w zakresie księgowania dokumentów mające na celu ułatwienie ewidencji, także pod kątem nowych ulg:

• • w module Księga Podatkowa można opisywać dokumenty poprzez kategorie – w tym celu dodano nową opcję tworzenia własnych kategorii księgowych (więcej szczegółowych informacji tutaj),
  • w module Księga Handlowa można skorzystać z już istniejących funkcji i utworzyć dedykowane konta księgowe.

7. Nowa schema JPK_V7

Dla plików składanych za okresy od 1 stycznia 2022 będzie obowiązywać nowa schema JPK_V7, w której m.in. wprowadzono dodatkowe informacje dla dokumentów uwzględnianych w uldze na złe długi oraz nowe nowe kody: WSTO_EE i IED.

Przykład

W Comarch ERP XT wprowadzono możliwość opisywania dokumentów nowymi kodami JPK_V7. Więcej informacji o pliku JPK_V7 tutaj.

8. Brak obowiązku składania tzw. "czynnego żalu" podczas korekty JPK_V7

W przypadku konieczności składania korekty JPK_V7 przedsiębiorcy nie muszą już składać czynnego żalu w określonych sytuacjach. Podstawa prawna - Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw: ''Art. 11. W ustawie z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2021 r. poz. 408 i 694) wprowadza się następujące zmiany: 1) art. 16a otrzymuje brzmienie: „§ 1. Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca czynu zabronionego dotyczącego złożenia deklaracji lub przesłania księgi, jeżeli po jego popełnieniu została złożona organowi podatkowemu prawnie skuteczna korekta deklaracji lub księgi dotycząca obowiązku, którego nieprawidłowe wykonanie stanowi ten czyn zabroniony. § 2. Jeżeli w związku z czynem zabronionym określonym w § 1 nastąpiło uszczuplenie należności publiczno-prawnej, przepis ten stosuje się tylko wtedy, gdy należność ta została uiszczona niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie wyznaczonym przez finansowy organ postępowania przygotowawczego. § 3. Przepisu § 1 nie stosuje się, jeżeli przed złożeniem korekty deklaracji lub księgi wszczęto postępowanie przygotowawcze o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe lub ujawniono w toku toczącego się postępowania przygotowawczego to przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.”

9. Zmiany w limitach płatności gotówkowych

W dotychczasowym zapisie o dokonywaniu lub przyjmowaniu płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy (gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub jej równowartość) obniżono limit na 8 000 zł. Podstawa prawna - Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw: ''Art. 22. W ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162) wprowadza się następujące zmiany: 1) w art. 19 w pkt 2 wyrazy „15 000 zł” zastępuje się wyrazami „8000 zł”

Uwaga

Termin obowiązywania tej zmiany przesunięto najpierw na 1 stycznia 2024 roku, a ostatecznie wycofano się z wprowadzania jej w życie.

 

10. Zmiana limitu dla obowiązku weryfikacji numeru rachunku bankowego w wykazie podatników VAT

Zmiana limitu płatności gotówkowych między przedsiębiorcami ma również swoje konsekwencje w sankcjach związanych z tzw. białą listą, czyli wykazem podatników VAT udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku zapłaty kwoty powyżej 8 000 zł (w miejsce dotychczasowego 15 000 zł) na inny rachunek, niż podany w wykazie:

• nie ma możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
• przedsiębiorca ponosi ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Uwaga

Termin obowiązywania tej zmiany przesunięto najpierw na 1 stycznia 2024 roku, a ostatecznie wycofano się z wprowadzania jej w życie.

Dokumenty korygujące są wyświetlane bezpośrednio na listach. Aby je wyfiltrować można wykorzystać filtr dostępny w górnej części listy: Po zaznaczeniu korekty na liście z poziomu menu  można sprawdzić, jakiego dokumentu dotyczy ta korekta:   Ponadto dla każdego dokumentu, który był korygowany, można wyświetlić listę powiązanych z nim korekt. Dokumenty posiadające korektę są oznaczone na liście . Po zaznaczeniu w menu  pojawia się opcja, za pomocą której można wyświetlić listę powiązanych dokumentów korygujących:  

Aby korzystać z aplikacji Comarch ERP XT POS, należy posiadać minimum pakiet Faktury, a do tego dodaną usługę dodatkową POS. Każdemu użytkownikowi w momencie dodania usługi POS do swojego pakietu przysługuje bezpłatny okres testowy, w którym może zapoznać się z funkcjonalnością aplikacji. Jeśli nie skonfigurowałeś jeszcze swojego pakietu w momencie logowania do Comarch ERP XT POS zaproponujemy rozpoczęcie okresu testowego. Aby skonfigurować produkty do sprzedaży w POS (dodać zdjęcia lub ustawić produkty powiązane) wystarczy mieć aktywny pakiet Comarch ERP XT, bez konieczności posiadania usługi dodatkowej POS. Jednak do samej aplikacji POS na urządzeniach mobilnych mogą logować się tylko Ci Użytkownicy, którzy mają w swoim pakiecie aktywny pakiet POS. Jeśli nie masz jeszcze konta Comarch ERP XT możesz przetestować system POS korzystając z naszego konta demo.

Uwaga

Z aplikacji POS mogą korzystać zarówno użytkownicy posiadający pakiet Faktury, jak i Faktury i Magazyn.

 

Raport jest dostępny w pakietach z modułem Magazyn dla towarów, dla których zaznaczona jest opcja: Kontrola stanu w magazynie. W raporcie uwzględniane są wszystkie dokumenty, które spowodowały wprowadzenie lub zdjęcie towaru z magazynu:

• Faktury sprzedaży, Faktury VAT marża, Rachunki – niezależnie od tego czy są zapisane czy zatwierdzone.
• Korekty do faktur – tylko w przypadku, gdy dotyczyły ilości i są zatwierdzone na stałe.
• Paragony – uwzględniane są tylko te paragony, do których nie wystawiono faktury sprzedaży. Jeśli do paragonu istnieje faktura sprzedaży – to ona jest uwzględniana w raporcie.
• Korekty do paragonów – tylko w przypadku, gdy są zatwierdzone.
• Faktury zakupu oraz korekty do nich – tylko w przypadku, gdy są zatwierdzone.
• Zamówienia u dostawcy – jeśli został na ich podstawie przyjęty towar do magazynu, a nie ma jeszcze wystawionej i zatwierdzonej faktury zakupu. W momencie zatwierdzenia faktury zakupu do takiego zamówienia – w raporcie uwzględniana jest faktura, a nie zamówienie.
• Arkusze inwentaryzacyjne – jeśli zostały zatwierdzone.

Podczas obliczeń pomijane są zawsze takie dokumenty jak: faktury zaliczkowe i korekty do nich, faktury proforma i oferty. Raport wyliczany jest zawsze na podstawie wszystkich transakcji, bez możliwości zawężenia okresu, jaki obejmuje.

Comarch ERP XT współpracuje z następującymi terminalami płatniczymi:

• Terminal płatniczy ING na wersji WWW
• Terminal płatniczy Polskie ePłatności na wersji WWW
• Terminal płatniczy SumUp w aplikacjach mobilnych Comarch ERP XT  oraz Comarch ERP XT POS (iOS i Android)

Zobacz także: Jak korzystać z terminala płatniczego ING? Jak korzystać z terminala płatniczego Polskie ePłatności? Moduł POS w bezprzewodowym działaniu z drukarką fiskalną i terminalem płatniczym. Jak rozliczyć płatność na terminalu w aplikacji POS?

Comarch e-Sale to system e-commerce, który zapewnia łatwą sprzedaż towarów w popularnych serwisach aukcyjnych. Współpraca pomiędzy Comarch ERP XT a Comarch e-Sale opiera się na wymianie danych pomiędzy aplikacjami. Z Comarch ERP XT wysyłane są dane o produktach. Użytkownik sam decyduje, które towary będą sprzedawane na portalach aukcyjnych. Natomiast z Comarch e-Sale importowane są informacje o złożonych zamówieniach. Na tej podstawie w ERP XT można wystawiać faktury sprzedaży, a Klient na bieżąco wie, jaki jest stan realizacji jego zamówienia. Szczegółowa instrukcja jak skonfigurować i korzystać z Comarch e-Sale dostępna jest tutaj.

W tym artykule opisaliśmy, w jaki sposób możemy sprawdzić, które zamówienia kontrahentów (faktury proforma) możemy w danym momencie zrealizować, gdyż mamy odpowiednie zapasy produktów w magazynie. Aby to sprawdzić:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Faktury proforma, a następnie z menu pod trzema kropeczkami opcję „Sprawdź stan produktów”.

Wyświetli się nam lista faktur proforma, które możemy aktualnie zrealizować, gdyż posiadamy odpowiednie zasoby w magazynie. Po zaznaczeniu faktury, w menu kontekstowym pojawi się opcja „Przekształć do faktury sprzedaży”.

Jeśli listę filtrujemy według kryterium Status – w zależności od wybranej opcji, lista będzie wyświetlała następujące dokumenty:

• Status: Wszystkie – faktury proforma niezrealizowane i zrealizowane,
• Status: Zrealizowane – faktury proforma, które zostały przekształcone do faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej lub paragonu,
• Status: Niezrealizowane – faktury proforma, które nie zostały przekształcone do faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej lub paragonu.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Aktualnie korzystanie z KSeF jest dobrowolnie, jednak zachęcamy już teraz do zapoznania sie z działaniem platformy, zanim rozwiązanie stanie sie obligatoryjne. Więcej informacji o KSeF można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów. Integracja Comarch ERP XT z Krajowym Systemem e-Faktur obejmuje konfigurację systemu oraz możliwość wysłania wystawionych faktur na platformę. W związku z wymianą danych z KSeF Użytkownik Comarch ERP XT nie ponosi żadnych dodatkowych opłat. W artykułach Pomocy zawarte są informacje o tym, w jaki sposób:

• poprawnie skonfigurować współpracę z KSeF
• wysłać fakturę na platformę
• pobrać fakturę i przenieść ją do rejestru VAT zakupu

Od września 2019 roku Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatny, jednolity Wykaz podatników VAT. Wykaz ten zawiera podmioty, które zostały zarejestrowane, niezarejestrowane, wykreślone i przywrócone do rejestru VAT. Wykaz zawiera dane pozwalające na weryfikację podatnika, w tym listę zgłoszonych przez niego rachunków bankowych. Rachunki są pobierane z bazy KAS i są to numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwarte w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej i podane przy zakładaniu firmy.

Uwaga

Jeśli rachunki bankowe są inne niż w momencie zakładania firmy powinny zostać zaktualizowane w urzędzie skarbowym (spółki zarejestrowane w KAS) lub CEIDG (jednoosobowa działalność gospodarcza).

Od 1 stycznia 2020 roku zapłata za fakturę wystawioną przez podatnika VAT czynnego o wartości przekraczającej 15 000 PLN powinna być dokonana na rachunek, który jest zamieszczony w Wykazie podatników VAT. Weryfikacja numeru rachunku w programie Comarch ERP XT jest wykonywana:

• w momencie zatwierdzenia faktury zakupu
• w momencie zapisu dokumentu w rejestrze VAT zakupu
• podczas eksportu płatności do banku

Weryfikacja rachunków dotyczy wyłącznie dokumentów dla których:

• łączna kwota brutto dokumentu jest większa niż 15 000 PLN; w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie
• rodzaj podmiotu wybranego na dokumencie to podmiot gospodarczy o statusie Podatnik VAT czynny
• NIP podmiotu jest polskim numerem NIP
• weryfikowane są polskie numery rachunków bankowych w formacie IBAN – zawierające przedrostek PL oraz bez tego przedrostka

  Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT lub numer rachunku nie jest uzupełniony na karcie kontrahenta, Użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat natomiast nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu czy wysłania przelewu.  

Historię weryfikacji rachunku podatnika VAT można sprawdzić z poziomu formularza karty kontrahenta. W prawym górnym rogu w menu należy wybrać opcję: Historia podatnika.

 

Aby faktury cykliczne były wystawiane automatycznie należy na szablonie w sekcji „Cykl fakturowania” zaznaczyć parametr „Wystawiaj faktury automatycznie”: Automatyczne wystawianie dokumentów jest uruchamiane w dniu wskazanym jako data planowanego fakturowania we wczesnych godzinach porannych. Dlatego automat nie zadziała, jeśli jako planowaną datę na szablonie ustawimy datę dzisiejszą. Więcej w artykule: Jakie informacje zawiera szablon faktury cyklicznej? Informację o wystawieniu faktur przez automat znaleźć można w Centrum powiadomień. Na oknie startowym pojawi się oznaczenie czerwonej kropka będąca informacją o zakończonym procesie wystawiania faktur w programie. Więcej w artykule: Jakie informacje o fakturach cyklicznych dostępne są w Centrum powiadomień? Wystawione faktury są zapisywane do bufora z datą bieżącą. Po zakończeniu operacji na szablonie ustawiana jest nowa data planowanego wystawiania faktur.

Uwaga

Usunięcie lub anulowanie faktur wystawionych wg szablonu nie powoduje przestawienia daty ostatniego generowania faktur na szablonie

 

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Jedną z usług jest windykacja realizowana we współpracy z partnerem Kaczmarski Inkasso.

Od czego zacząć?

Aby korzystać z tej usługi w pierwszej kolejności należy założyć konto na platformie Comarch Apfino i zintegrować je z kontem w Comarch ERP XT. Więcej informacji w artykule: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino?

Wskazówka

Obecnie usługa windykacji w Comarch ERP XT jest dostępna dla firm, które w bazie GUS mają status:

• jednoosobowej działalności gospodarczej
• spółki jawnej
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjnej
• prostej spółki akcyjnej
• spółki partnerskiej

Dodatkowo poniżej opisane funkcje są widoczne tylko na kontach o statusie administratora.

Gdzie znaleźć informacje związane z windykacją?

Najważniejsze informacje o windykacji - w tym o kwocie faktur możliwych do odzyskania - wyświetlane są na pulpicie aplikacji w zakładce Windykacja.

Wskazówka

Treść tego panelu jest zależna od aktualnego statusu konta i umowy windykacji. W przypadku braku konta i/lub umowy, na panelu pojawią się odpowiednie instrukcje, aby najpierw wykonać czynności niezbędne do założenia pierwszej sprawy windykacyjnej.

W menu skrótów dostępna jest także opcja Pokaż faktury do windykacji. Użycie tej funkcji z pulpitu spowoduje otwarcie listy faktur sprzedaży z automatycznie ustawionym filtrem Windykacja: Odzyskaj pieniądze.

Po przejściu na listę faktur sprzedaży można także wykorzystać dedykowany filtr Windykacja: Odzyskaj pieniądze, który pozwala na wyświetlanie dokumentów kwalifikujących się do usługi windykacji. Na liście można także odkryć kolumnę WINDYKACJA przedstawiającą aktualny status faktur po terminie.

Dodatkowo po przejściu na listę Płatności w module Kasa i Bank, można przefiltrować je przy pomocy filtra Windykacja: Odzyskaj pieniądze. Na liście została dodana także kolumna WINDYKACJA, w której Użytkownik analogicznie jak w przypadku kolumny na liście Faktur sprzedaży, będzie mógł zobaczyć aktualny status płatności.

Jakie faktury są możliwe do windykacji?

Można założyć sprawę windykacyjną dla dokumentów, które spełniają następujące kryteria:

• faktura zatwierdzona
• termin płatności co najmniej 1 dzień wcześniejszy niż data bieżąca (faktura przeterminowana)
• płatność przelewem na wskazany rachunek bankowy
• faktura nierozliczona lub częściowo rozliczona
• rodzaj kontrahenta: podmiot gospodarczy z pełnymi danymi adresowymi (ulica, nr domu, kod pocztowy, poczta)
• status kontrahenta: krajowy

Jak przekazać fakturę na platformę Comarch Apfino w celu odzyskania pieniędzy?

Aby wysłać fakturę na platformę Comarch Apfino i zlecić windykację, dokument musi być po terminie płatności. Opcja przekazania faktury pojawi się na zatwierdzonej fakturze oraz w kolumnie WINDYKACJA.

Przebieg windykacji oraz dodatkowe informacje znajdują się na koncie Użytkownika po zalogowaniu się na platformie Comarch Apfino.

Do odzyskania pieniędzy można przekazywać pojedyncze dokumenty. Można także zakładać zbiorcze sprawy względem wybranego kontrahenta, jeśli istnieją inne przeterminowane i nieopłacone faktury na platformie Comarch Apfino.

Podczas składania sprawy windykacyjnej w aplikacji Comarch ERP XT wyświetlone zostaną dodatkowe parametry i dane do uzupełnienia.

Przebieg windykacji oraz dodatkowe informacje z nią związane znajdują się na koncie Użytkownika po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.

  Zobacz także: Jak można finansować fakturę przed terminem płatności? Jak pobrać link do płatności online dla dokumentów sprzedaży? Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino?

Wstęp

W programie Comarch ERP XT dostępne są funkcje związane z pakietem VAT e-commerce, który obowiązuje od 1 lipca 2021 roku. Wskutek tych zmian w przepisach, w przypadku sprzedaży wysyłkowej (transakcje z konsumentami z innych krajów Unii Europejskiej) po przekroczeniu w danym roku podatkowym wartości 10.000 EUR łącznej sprzedaży do krajów UE, dostawca zobowiązany jest do przystąpienia do procedury VAT-OSS lub do rejestracji VAT w kraju przeznaczenia i rozliczania podatku VAT w tym kraju. Poprzez uczestnictwo w nowej procedurze VAT-OSS możliwe jest uniknięcie rejestracji do celów rozliczenia VAT w każdym kraju członkowskim, do którego dostarczane są towary. Procedura VAT-OSS umożliwia również rozliczenie podatku VAT z tego tytułu na jednej deklaracji składanej elektronicznie.

Stawki VAT na karcie produktu

Na potrzeby ewidencjonowania dokumentów sprzedażowych w systemie procedury OSS, dla towarów i usług należy przypisać stawki VAT obowiązujące w poszczególnych Państwach Unii Europejskiej. Stawki te będą wykorzystywane na dokumentach sprzedażowych, na których zostanie zastosowany rodzaj transakcji: Procedura OSS.

Na karcie produktu w sekcji Zagraniczne stawki VAT po wybraniu przycisku Przypisz stawki VAT należy wskazać kraj UE, dla którego chcemy przypisać stawkę VAT, a następnie wybrać stawkę VAT, jaką jest opodatkowany towar w danym państwie.

Domyślnie podpowiada się podstawowa stawka VAT dla danego kraju:

Jeżeli na dokument związany ze sprzedażą zostanie wybrany kontrahent z rodzajem transakcji Procedura OSS, to dla każdej pozycji dokumentu będzie proponowana stawka VAT z karty produktu zgodnie z krajem odbiorcy wybranego na dokumencie.

Karta kontrahenta

Na karcie kontrahenta w polu Status dostępny jest rodzaj transakcji: procedura OSS. Ten rodzaj powinien zostać wybrany dla kontrahentów z innego kraju UE, dla których realizowana jest sprzedaż towarów na odległość. Pozwoli to na skorzystanie z uproszczonej procedury OSS w przypadku przekroczenia limitu 10 tys. EUR.

Po wybraniu rodzaju transakcji Procedura OSS wymagane jest wskazanie kodu kraju UE w sekcji Ogólne.

Jeżeli kontrahent ma na swojej karcie wybrany rodzaj transakcji Procedura OSS, ten rodzaj przenoszony jest domyślnie na dokument sprzedażowy oraz w Rejestrze VAT Sprzedaży. W przypadku wybrania takiego kontrahenta na dokumencie zakupowym, zostanie ustawiony rodzaj transakcji: wewnątrzunijna.

Zastosowanie procedury OSS na dokumentach handlowych

Procedura OSS dotyczy dokumentów sprzedaży. W programie można ją zastosować na:

• fakturach sprzedaży,
• fakturach zaliczkowych,
• fakturach finalnych,
• wydaniach zewnętrznych,
• na korektach do powyższych dokumentów.
• fakturach proforma,
• ofertach.

Korzystanie z uproszczonej procedury rozliczania VAT (OSS) dotyczy co do zasady sprzedaży B2C (transakcje pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą fizyczną).

Aby wystawić dokument sprzedaży w procedurze OSS, należy wybrać na dokument kontrahenta, który na swojej karcie ma określony rodzaj transakcji: Procedura OSS. Wówczas lista stawek VAT pozycji dodawanych na dokument zostanie zawężona do stawek obowiązujących w kraju kontrahenta wskazanego jako Odbiorca. W przypadku dokumentów handlowych bez wskazanego Odbiorcy, stawki VAT proponowane będą zgodnie z obowiązującymi w kraju kontrahenta wskazanego jako Nabywca.

Uwaga

Jeżeli na dokumencie zostanie wskazany Nabywca: kontrahent o statusie pozaunijny oraz Odbiorca: kontrahent o statusie procedura OSS, to na dokumencie zostanie ustawiony rodzaj transakcji pozaunijna.

Uwaga

Jeżeli na dokumencie zostanie wskazany Nabywca: kontrahent o statusie procedura OSS oraz Odbiorca: kontrahent o statusie krajowy, to na dokumencie zostanie ustawiony rodzaj transakcji wewnątrzunijna.

Kraj Nabywcy jest weryfikowany na podstawie kodu kraju. Domyślnie dla pozycji podpowiada się stawka VAT przypisana dla kraju Nabywcy na karcie towaru.

Po wyborze kontrahenta, który ma domyślny rodzaj transakcji: Procedura OSS, na dokumencie pojawi się parametr: Rozliczać VAT w OSS. Jest on domyślnie zaznaczony i oznacza, że podatek VAT z faktury jest rozliczany za pomocą procedury OSS (One Stop Shop). Czyli ta transakcja będzie rozliczana procedurą uproszczoną w deklaracji VIU-DO (zaznaczenie parametru jest przenoszone do rejestrów VAT). Transakcja jest kwalifikowana do deklaracji VIU-DO na podstawie daty sprzedaży.

Odznaczenie parametru Rozliczać VAT w OSS, skutkuje tym, że podatek od tej transakcji nie będzie rozliczany w deklaracji VIU-DO. Natomiast stawki VAT są w dalszym ciągu naliczane dla kraju Nabywcy. Jedynie zmiana rodzaju transakcji poprzez wybór na dokumencie kontrahenta ze statusem innym niż procedura OSS spowoduje ustawienie stawek VAT dla pozycji zgodnie z tym jaki zostanie ustawiony rodzaj transakcji.

Faktura finalna, przejmuje ustawienia parametru ‘Rozliczać VAT w OSS’ z faktury zaliczkowej, tzn. jeżeli na fakturze zaliczkowej parametr był zaznaczony to również na fakturze finalnej przeniesie się zaznaczony. Dodatkowo jeśli na fakturze proforma został zaznaczony parametr ‘Rozliczać VAT w OSS’, to dokumenty (faktury zaliczkowe i finalne) powstałe na podstawie tej faktury proforma dostaną odpowiednie oznaczenie.

Na fakturze finalnej z rodzajem transakcji: Procedura OSS dla Nabywcy/ Odbiorcy nie jest możliwa zmiana takich danych jak: kod kraju, status oraz rodzaj.

Korekty do dokumentów

Ustawienie rodzaju transakcji: Procedura OSS oraz parametru: Rozliczać VAT w OSS jest przenoszone na korektę z dokumentu korygowanego. Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru na korekcie.

W przypadku korekty do dokumentów w procedurze OSS, na karcie kontrahenta nie ma możliwości zmiany danych takich jak: kod kraju, status oraz rodzaj.

Fiskalizacja

Nie ma możliwości fiskalizacji Faktur Sprzedaży wystawionych w procedurze OSS.

Faktura Sprzedaży do Paragonu

Na Fakturę Sprzedaży utworzoną do Paragonu domyślnie jest przenoszony rodzaj transakcji: Krajowa. W przypadku ręcznego wyboru kontrahenta, który na karcie ma rodzaj transakcji: Procedura OSS, na fakturze sprzedaży również zostanie ustawiony rodzaj transakcji: krajowa.

Wydanie zewnętrzne do Paragonu/Rachunku

Podczas próby przekształcenia Wydania Zewnętrznego wystawionego w procedurze OSS do Paragonu/Rachunku, wyświetla się komunikat: Dokumentu rozliczanego za pomocą procedury OSS nie można przekształcić do paragonu/rachunku. Przekształć dokument do faktury sprzedaży.

JPK_FA

Faktury Zaliczkowe, Faktury Sprzedaży, Faktury finalne oraz korekty do faktur wystawione w procedurze OSS są uwzględniane w pliku JPK_FA. W przypadku dokumentów wystawionych w procedurze OSS, do pliku JPK_FA nie są wysyłane stawki VAT z pozycji dokumentu.

JPK_V7

Dokumenty wystawione w procedurze OSS nie są uwzględniane w pliku JPK_V7. Na takie dokumenty nie są przenoszone kody JPK_V7 z towarów i z karty kontrahenta, nie można również wskazać kodów JPK_V7 ręcznie. Dla dokumentów wystawionych w procedurze OSS nie jest również dostępny wydruk ‘Faktura/Korekta z kodami JPK_V7’.

MPP, Odwrotne obciążenie

Nie ma możliwości zastosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności czy Odwrotnego Obciążenia dla transakcji wystawionych w procedurze OSS – transakcje te co do zasady stosowania wykluczają się.

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Jedną z usług jest możliwość drukowania pieczęci prewencyjnej na wydrukach standardowych. Jak zacząć? Aby korzystać z tej usługi w pierwszej kolejności należy założyć konto na platformie Comarch Apfino i zintegrować je z kontem w Comarch ERP XT. Więcej informacji w artykule: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino? Pieczęć prewencyjna jest dostępna niezależnie od typu działalności gospodarczej Użytkownika. Jak drukować pieczęć prewencyjną? W Konfiguracji / Wydruki znajduje się parametr: „Drukuj pieczęć prewencyjną na fakturze/rachunku”. Po zaznaczeniu parametru pieczęć prewencyjna jest drukowana na wydrukach standardowych na następujących dokumentach:

• faktura sprzedaży i korekta na plus,
• faktura finalna i korekta na plus,
• faktura VAT marża i korekta na plus,
• rachunek.

  Zobacz także: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino?

Po przejściu na zakładkę POS na karcie produktu, możemy przyporządkować dla niego maksymalnie 3 produkty powiązane. W aplikacji POS takie produkty są widoczne na oknie podsumowania dokumentu z flagą Rekomendowany. Wyświetlane są tam wszystkie produkty powiązane dla produktów dodanych na dokumencie.

Status kontrahenta jest sprawdzany automatycznie. Sprawdzenie statusu odbywa się w następujących sytuacjach:

1. Podczas dodawania nowego kontrahenta. Po wprowadzeniu kodu kraju oraz numeru NIP na kartę, program automatycznie pobierze dane kontrahenta z bazy VIES i ustawi, czy kontrahent posiada status: „Podatnik aktywny w VIES”. Jeśli posiada – program zaznaczy parametr, jeśli nie posiada – parametr zostanie odznaczony na karcie kontrahenta.

2. Podczas edycji karty istniejącego już kontrahenta unijnego. Po wejściu na kartę danego kontrahenta, program automatycznie sprawdzi, czy status kontrahenta unijnego zgadza się z jego statusem w bazie VIES. Jeśli się różni, zostanie zaktualizowany, a użytkownik otrzyma komunikat: - Gdy kontrahent na karcie miał odznaczony parametr, ale aktualnie jest podatnikiem VAT aktywnym: „ Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent jest zarejestrowany w bazie VIES jako podatnik VAT aktywny”. - Gdy kontrahent na karcie ma zaznaczony parametr, ale aktualnie nie jest podatnikiem VAT aktywnym: „ Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent nie jest zarejestrowany w bazie VIES jako podatnik VAT aktywny”.

3. Podczas dodawania nowego dokumentu. Gdy wprowadzimy na nowym dokumencie kontrahenta, program automatycznie sprawdzi jego status. Jeśli status ustawiony w programie różni się od tego w bazie VIES – zostanie zaktualizowany na karcie, zaś my otrzymamy odpowiedni komunikat. Również, jeśli dodajemy nowego kontrahenta z poziomu dokumentu, to po uzupełnieniu kodu kraju oraz numeru NIP, program automatycznie pobierze jego dane i prawidłowy status. Jeśli zaznaczony będzie parametr „Zapisz kartę kontrahenta”, zapisując kontrahenta, status zostanie przeniesiony również na kartę kontrahenta.

4. Podczas zmiany kontrahenta na dokumencie. Jeśli edytujemy dokument będący w buforze i zmienimy kontrahenta, to program automatycznie wykona sprawdzenie jego statusu i w razie potrzeby zaktualizuje kartę. Ewentualna zmiana będzie sygnalizowana odpowiednim komunikatem.

5. Podczas przekształcania/kopiowania dokumentów oraz wystawiania korekt. W tych przypadkach program również automatycznie sprawdzi i jeśli zajdzie taka konieczność, to zaktualizuje status kontrahenta w programie. W razie wystąpienia problemu z połączeniem z wyszukiwarką VIES otrzymamy komunikat: „Wystąpił problem z połączeniem do wyszukiwarki VIES.”.

Aby sprawdzić status należy wtedy ponownie wybrać kontrahenta na dokumencie. Dodatkowo podczas pobierania informacji o kontrahencie z bazy VIES pobierana jest również nazwa oraz dane adresowe.

Aby rozpocząć  wymianę danych z KSeF należy zintegrować Comarch ERP XT z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez wybranie odpowiedniego środowiska i wprowadzenie tokenu. Więcej informacji na ten temat w artykule: Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Uprawnienie dotyczące importu dokumentów z KSeF znajduje się na formularzu roli w sekcji KSeF. Dla roli Administrator jest ono domyślne włączone, natomiast na pozostałych rolach, jeżeli Użytkownicy mają mieć możliwość importu, uprawnienie jest nadawane przez Administratora. Więcej informacji na temat nadawania uprawnień Użytkownikom można przeczytać w artykule: Jak nadać uprawnienia Użytkownikowi poprzez przypisanie mu roli?

Lista Faktury z KSeF

Lista Faktury z KSeF jest wywoływana z poziomu listy faktur zakupu w Rejestrze zakupów za pomocą opcji Pokaż listę faktur z KSeF znajdującej się w menu kontekstowym.

Po przejściu na listę Faktury z KSeF Użytkownik ma możliwość pobrania faktur z KSeF za wybrany okres za pomocą opcji Pobierz faktury zakupu z KSeF.

Po wybraniu opcji Pobierz faktury zakupu z KSeF należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Po naciśnięciu przycisku Pobierz dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy kolejnym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie.

Przykład

Przy pierwszym otwarciu listy Faktury z KSeF następuje pobranie faktur za okres od pierwszego dnia poprzedniego miesiąca do daty bieżącej. Przykładowo:

• Data pierwszego wejścia na listę Faktury z KSeF: 12.02.2024
• Okres, za który pobierane są faktury: 01.01.2024 – 12.02.2024

Wskazówka

W przypadku gdy nie została jeszcze pobrana żadna faktura z KSeF a parametr Pobieraj automatycznie faktury zakupu z KSeF po zalogowaniu do programu nie został zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji, parametr ten będzie widoczny i domyślnie zaznaczony na oknie Pobierz faktury zakupu z KSeF.

Informacje o rezultacie importu faktur są widoczne w Centrum powiadomień.

Jeżeli pobrano nowe faktury Użytkownik z poziomu komunikatu wyświetlanego w Centrum powiadomień może przejść na listę Faktury z KSeF odfiltrowaną do faktur niezakwalifikowanych.

Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:

• NIP – NIP kontrahenta,
• Kontrahent – nazwa kontrahenta,
• Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF,
• Numer – numer dokumentu,
• Data przesłania – jest to data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy,
• Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
• VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
• Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN,
• Waluta – symbol waluty,
• Status – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Przeniesiony do rejestru VAT, Zarchiwizowany.

Z poziomu listy dostępne są dwa rodzaje filtrów:

• Status - domyślnie filtr przyjmuje wartość Niezakwalifikowane - na liście są widoczne dokumenty niezakwalifikowane.

• Okres - domyślnie filtr przyjmuje wartość Wszystkie. Okres można zawęzić do konkretnego zakresu dat.

Podgląd dokumentu pobranego z KSeF

Użytkownik ma możliwość podglądu dokumentu pobranego z KSeF z poziomu:

• listy dokumentów z KSeF,
• formularza dokumentu w Rejestrze zakupów, po przeniesieniu dokumentu.

Na formularzu wyświetlane są następujące sekcje:

Kwalifikacja - w programie Comarch ERP XT zdefiniowano 3 kwalifikacje jakimi można opisać dokumenty z KSeF:

• Niezakwalifikowany - kwalifikacja ustawiona na dokumencie domyślnie po pobraniu dokumentu z KSeF,
• Przenieś do rejestru VAT - kwalifikacja przeznaczona dla dokumentów, które mają zostać przeniesione do rejestru VAT,
• Przenieś do archiwum - kwalifikacja przeznaczona dla pozostałych dokumentów, które nie zostały sklasyfikowane do rejestru VAT.

KSeF - znajdują się tutaj dane odczytane z dokumentu pobranego z KSeF. Dane nie są możliwe do edycji.

Sprzedawca - sekcja jest dostępna, gdy nie uda się zidentyfikować kontrahenta o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF. Wtedy automatycznie zaznaczana jest opcja Zapisz kartę kontrahenta, a po zapisaniu dokumentu zostanie założona nowa karta kontrahenta.

Data i forma zapłaty - Użytkownik może zmienić termin i formę zapłaty, które zostaną przeniesione na dokument w rejestrze VAT oraz płatność.

Jeżeli kontrahent został zidentyfikowany a rodzaj formy płatności pobranej z KSeF jest zgodny z rodzajem na karcie kontrahenta to forma płatności zostanie przeniesiona z karty kontrahenta. W przeciwnym wypadku forma zapłaty w sekcji Data i forma zapłaty zostanie uzupełniona zgodnie z poniższym:

• gotówka, gdy forma płatności z KSeF gotówka, bon, czek, mobilna,
• przelew, gdy forma płatności z KSeF kredyt, przelew,
• karta, gdy forma płatności z KSeF karta.

W sytuacji gdy pole forma płatności w sekcji KSeF jest puste forma zapłaty w sekcji Data i forma zapłaty zostanie uzupełniona jak poniżej:

• gdy zidentyfikowano kontrahenta przeniesie się forma płatności z karty kontrahenta,
• gdy nie udało się zidentyfikować kontrahenta przeniesie się domyślna forma płatności z Konfiguracji.

W przypadku gdy w  sekcji KSeF pole Termin płatności nie jest uzupełnione, w polu Termin zapłaty podpowie się data liczona zgodnie z datą przesłania oraz formą zapłaty.

JPK_V7 - w przypadku gdy weryfikacja statusu podatnika będzie negatywna lub nie uda się sprawdzić statusu parametr Uwzględniać w JPK_V7 zostanie odznaczony.

Waluta - sekcja jest widoczna, gdy wybrana jest kwalifikacja Przenieś do rejestru VAT oraz waluta na pobranej fakturze z KSeF jest inna niż PLN.

Elementy - znajdują się tutaj dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Użytkownik ma możliwość modyfikacji danych w tej sekcji.

Opis/ Informacje dla Biura rachunkowego -  sekcja przyjmuje nazwę Opis, gdy wybrana jest kwalifikacja inna niż Przenieś do rejestru VAT. Natomiast przy wyborze kwalifikacji Przenieś do rejestru VAT sekcja może przyjmować nazwę Opis lub Informacje dla Biura rachunkowego zgodnie z poniższym:

• Opis, gdy nie jest włączona Internetowa Wymiana Dokumentów, lub gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów, ale w Konfiguracji został odznaczony parametr Korzystam z kategorii otrzymanych z Biura Rachunkowego.
• Informacje dla Biura rachunkowego, gdy Użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów a w Konfiguracji został zaznaczony parametr Korzystam z kategorii otrzymanych z Biura Rachunkowego.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT

Faktury pobrane z KSeF można przenieść do rejestru VAT z poziomu formularza dokumentu z KSeF. W sekcji Kwalifikacja należy wybrać opcję Przenieś do rejestru VAT, a następnie nacisnąć przycisk Zapisz i przenieś.

Wskazówka

Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT.

Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT formularz dokumentu pobranego z KSeF jest widoczny w trybie tylko do odczytu.

Z poziomu formularza dokumentu pobranego z KSeF można przejść do zapisu w rejestrze VAT za pomocą przycisku Zobacz dokument w rejestrze VAT.

Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT, a pobranym z KSeF:

• nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF,
• na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przesłania, data wpływu ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia do KSeF, natomiast data zakupu jest zgodna z datą dostawy.

Uwaga

Faktury wystawione w walucie obcej nie są jeszcze obsługiwane, w związku z tym Użytkownik przed przeniesieniem dokumentu do rejestru VAT powinien uzupełnić kwoty ręcznie.

W przypadku pracy w środowisku demo na liście faktur pobranych z KSeF widoczna jest informacja: Faktury z KSeF - serwer DEMO. Faktury pobrane ze środowiska Demo można jedynie zarchiwizować - nie można ich przenieść do rejestru VAT.

  Zobacz także: Jak skonfigurować integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)? Jak wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Integracja Comarch ERP XT z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

Comarch Shipping to platforma umożliwiająca współpracę z firmami kurierskimi. Za jej pośrednictwem można przygotować listy przewozowe, nadawać przesyłki i śledzić ich status. Krok 1. Zakup usługi Usługę Comarch Shipping można zakupić z poziomu Portalu Comarch Cloud. Niezależnie od posiadanego pakietu w Comarch ERP XT, można zakupić usługę w abonamencie miesięcznym lub rocznym. Jako użytkownik usługi powinien zostać wskazany ten sam login, jaki jest wykorzystywany podczas logowania do Comarch ERP XT. Krok 2. Konfiguracja kurierów Po zalogowaniu do usługi konieczne jest wskazanie kurierów, a którymi współpracuje firma. Umowy z kurierami Użytkownicy podpisują indywidualnie, otrzymując dane do logowania. Dane te powinny być wprowadzone podczas konfiguracji współpracy z poszczególnymi kurierami. Dla każdego kuriera można przygotować szablon przesyłki, na którym zdefiniowane są najczęściej wykorzystywane parametry. Podczas tworzenia zlecenia nadania przesyłki ustawienia te są przenoszone na zlecenie, a w razie potrzeby Użytkownik może je zmodyfikować. Krok 3. Zlecenie nadania paczki Współpraca pomiędzy usługami Comarch ERP XT i Comarch Shipping polega na tworzeniu zleceń nadania przesyłki na podstawie zarejestrowanych dokumentów handlowych. Utworzenie zlecenia nadania przesyłki jest możliwe dla dokumentów typu:

• faktura sprzedaży i faktura finalna,
• faktura VAT marża,
• rachunek,
• paragon,
• wydanie zewnętrzne.

Opcja jest dostępna tylko dla dokumentów zatwierdzonych. Aby nadać paczkę należy:

• zaznaczyć dokument na liście odpowiedni dokument i z menu kontekstowego wybrać opcję Nadaj przesyłkę,
• wskazać odpowiednią firmę kurierską spośród wszystkich aktywowanych na koncie na platformie Comarch Shipping.

Kolejny krok to utworzenie zlecenia nadania paczki. Na zlecenie przekazywane są dane z zaznaczonego dokumentu handlowego:

• dane odbiorcy – jeśli jest wskazany na dokumencie; w innym przypadku przekazywane są dane kontrahenta (nabywcy),
• wartość brutto dokumentu - przekazywana jest jako kwota ubezpieczenia przesyłki (w przypadku dokumentów wystawionych w walucie obcej – przekazywana wartość jest przeliczana na PLN wg notowania z dokumentu).

Pozostałe parametry są pobierane z przygotowanego wcześniej w Comarch Shipping szablonu zlecenia. W razie konieczności dane te można modyfikować na poszczególnych zleceniach. Dalsza obsługa przesyłki odbywa się już z poziomu platformy Comarch Shipping. W programie zapisywane jest powiązanie pomiędzy dokumentem handlowym a zleceniem nadania przesyłki. Numer utworzonego jest widoczny w kolumnie Zlecenie nadania przesyłki na liście dokumentów. Zlecenie można wyświetlić z poziomu aplikacji Comarch ERP XT. Po zaznaczeniu dokumentu w menu kontekstowym dostępna jest opcja Pokaż szczegóły przesyłki. Opcja nadania przesyłki dostępna jest również z poziomu formularza dokumentu oraz w menu po zapisie dokumentu. Zlecenie może zostać utworzone również dla kilku zaznaczonych dokumentów (wszystkie dokumenty w takim przypadku muszą być zatwierdzone). Sprawdzana jest zgodność danych odbiorcy/nabywcy na wszystkich zaznaczonych dokumentach (w razie różnic Użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem). Jako wartość do ubezpieczenia przekazywana jest suma wartości brutto zaznaczonych dokumentów.

Z poziomu programu możliwe jest również usunięcie zlecenia nadania przesyłki. Po zaznaczeniu dokumentu na liście, z menu kontekstowego należy wybrać: Usuń przesyłkę. Pojawi się odpowiedni komunikat.

Jeśli zostanie wybrana opcja: Tak, to usuwane jest zlecenie nadania przesyłki w Comarch Shipping a w programie usuwane jest powiązanie pomiędzy dokumentem handlowym a zleceniem nadania przesyłki. Jednocześnie możliwe jest ponowne zlecenie nadania przesyłki dla wybranego dokumentu.

Więcej informacji o tym, jak korzystać z aplikacji Comarch Shipping, można tutaj.

Kontrola duplikacji obejmuje weryfikację wprowadzanych dokumentów w rejestrze VAT zakupu, ewidencji dodatkowej kosztów oraz na liście faktur zakupu.

Zarówno przy ręcznym dodawaniu dokumentu do rejestru VAT zakupu/ewidencji kosztów/na listę faktur zakupu jak również przy kopiowaniu oraz edycji dokumentów w buforze następuje sprawdzanie, czy w bazie istnieje już dokument o takich samych danych:

• numer NIP/ PESEL
• numer dokumentu

Wskazówka

Gdy na karcie kontrahenta zostanie uzupełniony kod kraju będzie on podlegał kontroli łącznie z numerem NIP.

Kontrola duplikacji następuje z poziomu formularza dokumentu podczas jego zapisywania, zatwierdzania oraz księgowania.

Jeżeli podobny dokument już istnieje w bazie pojawi się poniższy komunikat:

Wybór przycisku „Tak, zapisz dokument” spowoduje zapisanie dokumentu.

Wybór przycisku „Anuluj” spowoduje, że dokument nie zostanie zapisany i nastąpi powrót na formularz wprowadzanego dokumentu.

Wybór przycisku „Zobacz podobne dokumenty” wyświetli listę podobnych dokumentów z możliwością ich podglądu.

Po wybraniu opcji „Przejdź do dokumentu” wyświetli się formularz danego dokumentu, natomiast poprzednio wprowadzany dokument zostanie porzucony.

Po wybraniu opcji „Zamknij” nastąpi powrót na formularz dodawanego dokumentu.

Uwaga

Dokumenty wewnętrzne w momencie automatycznego tworzenia przez program nie podlegają kontroli duplikacji.

Faktury cykliczne są funkcją tworzoną głównie z myślą o firmach, które co miesiąc wystawiają takie same dokumenty dla swoich Klientów. Przykładem mogą tutaj być faktury abonamentowe. W tym celu w programie Comarch ERP XT wprowadzono możliwość tworzenia szablonów faktury cyklicznej.

Na szablonie Użytkownik może zdefiniować, jakie informacje powinny znaleźć się na wystawianej cyklicznie fakturze. Następnie na podstawie szablonu może szybko utworzyć potrzebny dokument.

Szablon faktury cyklicznej można dodać z poziomu:

• nowo wystawionej faktury, więcej w artykule: Jak szybko utworzyć szablon faktury cyklicznej na podstawie faktury sprzedaży?
• listy Faktury cykliczne.

Formularz szablonu faktury cyklicznej składa się z trzech zakładek:

1. Zakładka Formularz Zakładka ta ma kilka sekcji grupujących dane potrzebne do wystawienia faktury:

Ogólne

Sekcja zawiera Nazwę i Opis szablonu, pozwalające rozróżnić poszczególne szablony. Dane te nie wpływają w żaden sposób na wystawiane faktury.

Cykl fakturowania

W oparciu o dane dotyczące cyklu fakturowania program informuje o konieczności wystawienia w danym dniu faktur cyklicznych. Dane te nie mają wpływu na zawartość wystawianych faktur.

Termin wystawienia faktury – Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:

• Wskazany dzień miesiąca. W polu: Dzień miesiąca należy podać kolejny dzień miesiąca, w którym będą wystawiane faktury. Można wpisać wartość od 1 (oznaczającą pierwszy dzień miesiąca) do 31 (oznaczającą ostatni dzień miesiąca).
• Ostatni dzień miesiąca. Wybranie tej opcji spowoduje, że faktura będzie wystawiana zawsze w ostatni dzień miesiąca, niezależnie od jego długości.

Parametr: Wystawiaj tylko w dni robocze - powoduje ustawienie daty planowanego wystawiania faktur na dzień roboczy najbliższy wskazanemu w cyklu:

• jeśli dzień miesiąca wypada w sobotę/ niedzielę/ dzień wolny i ustawiony jest konkretny dzień cyklu, data fakturowania ustawiana jest na ostatni dzień roboczy poprzedzający wskazany.
• jeśli dzień miesiąca wypada w sobotę/ niedzielę/ dzień wolny i ustawiony jest parametr Ostatni dzień miesiąca to data fakturowania ustawiana jest na ostatni dzień roboczy w danym miesiącu.

Parametr: Wystawiaj faktury automatycznie – powoduje wystawienie faktur cyklicznych przez automat. Automatyczne wystawianie dokumentów jest uruchomione w dniu wskazanym jako data planowanego fakturowania w godzinach porannych.

Początek cyklu - możliwość ustalenia początkowej daty obowiązywania np. umowy.

Koniec cyklu – możliwość ustalenia końcowej daty obowiązywania np. umowy. Pozostawienie pola pustego oznacza bezterminowe wystawianie faktur wg danego szablonu.

Ostatnie fakturowanie w dniu… to data, kiedy ostatnio wywołana została funkcja wystawiania faktur na podstawie szablonu.

Planowane fakturowanie w dniu… wskazuje datę, kiedy po raz kolejny należy wystawić faktury wg szablonu lub kiedy zrobi to automat, jeśli na szablonie zaznaczony jest parametr „Wystawiaj faktury automatycznie” . Data jest wyliczana zgodnie z przyjętym cyklem w momencie tworzenia szablonu, a później po każdym zakończonym procesie wystawienia faktur, również automatycznym. Jeśli data jest pusta oznacza to, że przyjęty cykl minął i program nie jest w stanie wyliczyć kolejnej daty. W takim przypadku można przedłużyć okres cyklu lub wpisać datę ręcznie, bezpośrednio na szablonie.

Schemat numeracji

W polu należy wskazać Schemat numeracji dla faktur, który będzie stosowany podczas wystawiania dokumentów na podstawie szablonu.

W przypadku schematu numeracji zawierającego serię można podać konkretną serię typu wspólna lub pozostawić pole puste. W takim przypadku seria zostanie uzupełniona podczas wystawiania faktury cyklicznej wg poniższych zasad:

• jeśli jest wskazana seria na szablonie to taka zostanie przeniesiona na fakturę cykliczną,
• jeśli na szablonie brak serii to priorytet ma:
  • Seria operatora
  • Seria domyślna
  • Pierwsza wspólna seria z listy

Uwaga

W przypadku schematów numeracji zawierających serię możliwe jest wybranie tylko serii wspólnych. Nie ma możliwości wskazania serii przypisanej do Użytkownika.

Płatność

W sekcji można określić dane dotyczące płatności za wystawiane faktury.

Forma zapłaty i termin – na szablonie można wybrać formę płatności spośród zdefiniowanych w konfiguracji programu. W polu Termin należy wskazać ilość dni.

Waluta – możliwość wskazania waluty, w jakiej wystawiany będzie dokument. W przypadku wybrania waluty innej niż PLN pojawią się dodatkowe pola z wyborem typu kursu:

• Średni kurs NBP
• Kurs ręczny - w przypadku kursu ręcznego istnieje możliwość wpisania notowania.

Podczas wystawiania faktur w walutach obcych z kursem średnim NBP na dokument podstawione zostanie notowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami (dzień poprzedzający datę wystawienia lub sprzedaży), natomiast w przypadku kursu ręcznego przeniesione zostanie notowanie wprowadzone na szablonie.

Rachunek bankowy – pole pojawi się jeśli wybrana forma zapłaty jest typu przelew. Numer rachunku bankowego uzależniony jest od wybranej waluty:

• jeśli waluta systemowa to na liście do wyboru pojawią się rachunki w walucie PLN,
• jeśli waluta obca to na liście pojawią się rachunki w danej walucie lub walucie systemowej PLN.

Mechanizm podzielonej płatności – parametr jest dostępny jeśli wybrana forma zapłaty ma typ przelew. Ustawienie parametru będzie przenoszone na wystawiane dokumenty.

Parametry

Algorytm netto/ brutto - możliwość ustalenia, w jakich cenach będzie wystawiany dokument.

Rabat na fakturze - pozwala ustalić zasady udzielania rabatu podczas wystawiania faktur cyklicznych:

• Z faktury cyklicznej - rabat będzie pobierany z szablonu faktury cyklicznej z pola Rabat na elemencie pozycji
• Z karty kontrahenta - rabat na wystawiane faktury będzie pobierany z karty kontrahenta. W momencie wystawiania faktury przeliczane będą ceny zgodnie z ustawieniem na karcie kontrahenta.

Pozycje

Sekcja zawiera listę pozycji, które będą przenoszone na wystawiane faktury cykliczne. Po dodaniu pozycji dane zostaną przeniesione z karty produktu, z możliwością ich edycji. Istnieje również możliwość dodania pozycji, której karta nie istnieje w bazie produktów.

Uwaga

Jeśli produkt w nazwie posiada uzupełnione makro, to po dodaniu na w nazwie pozycji nadal widoczny będzie symbol makra. Dopiero podczas wystawiania faktur zamiast tego podstawione zostaną odpowiednie dane. Więcej na temat makr w nazwach produktów znajduje się w artykule: Do czego służą makra w nazwie produktu

Dodatkowe informacje

W zależności od ustawienia na wystawiane faktury w pole Dodatkowe informacje pobrana zostanie:

• Z faktury cyklicznej - treść wprowadzona na szablonie faktury cyklicznej,
• Z karty kontrahenta - treść wprowadzona na karcie kontrahenta w polu Opis (sekcja Dodatkowe informacje), o ile równocześnie dla danego kontrahenta zaznaczony jest parametr o kopiowaniu opisu na dokument

Zrzut z karty kontrahenta:

2. Zakładka Kontrahenci

Zakładka ta zawiera listę kontrahentów, dla których będą wystawiane faktury cykliczne wg danego szablonu. Istnieje możliwość dodania jednego lub wielu kontrahentów do szablonu.

Z poziomu listy istnieje również możliwość dodania nowego kontrahenta, przy czym zawsze utworzona zostanie dla niego karta na liście kontrahentów (nie ma możliwości odznaczenia parametru: Zapisz kartę kontrahenta).

Po dodaniu kontrahentów w opcjach dostępnych pod trzema kropkami obok kontrahenta istnieje możliwość dodania Odbiorcy:

Jeśli kontrahent ma już przypisanego Odbiorcę, ale chcemy wystawić dla niego kolejną fakturę dla innego Odbiorcy, w menu dostępna jest opcja Dodaj kolejnego odbiorcę. Po wskazaniu go na liście kontrahentów pojawi się kolejna pozycja odpowiadająca parze: Nabywca i kolejny Odbiorca.

Z tego poziomu można również zmienić lub usunąć odbiorcę.

Przypisany do kontrahenta Odbiorca jest przenoszony na wystawianą fakturę sprzedaży. Dla każdej pary Kontrahent – Odbiorca wystawiana jest osobna faktura sprzedaży.

Uwaga

Na wyświetlonej liście nie są widoczni kontrahenci o statusie: Procedura OSS

Uwaga

Jeśli kontrahent został dodany na szablon faktury cyklicznej to podczas usuwania go z listy kontrahentów pojawi się odpowiedni komunikat: Kontrahent jest przypisany do szablonu faktury cyklicznej: . Usunięcie kontrahenta z listy spowoduje jego usunięcie również z szablonu. Czy na pewno chcesz usunąć kontrahenta? Anuluj – kontrahent nie jest usuwany Tak – kontrahent jest usuwany z listy kontrahentów oraz z szablonu faktury cyklicznej

3. Zakładka Historia

Zakładka Historia pojawia się po Zapisaniu nowego szablonu i zawiera wpisy dotyczące operacji związanych z danym szablonem.

Lista szablonów faktur cyklicznych

Utworzone szablony są widoczne na liście, gdzie dostępne są podstawowe informacje:

• Nazwa szablonu
• Opis szablonu
• Ostatnie fakturowanie - data ostatniego tworzenia faktur
• Planowane fakturowanie - data kolejnego planowanego wystawiania faktur przy czym:
  • jeśli data < data bieżąca to data kolejnego wystawienia wyświetla się w kolorze czerwonym
  • jeśli data = data bieżąca to data kolejnego wystawienia wyświetla się w kolorze zielonym
  • jeśli data > data bieżąca to data kolejnego wystawienia wyświetla się w kolorze czarnym
• Początek cyklu
• Koniec cyklu
  • jeśli data końcowa < data bieżąca to cały wiersz na liście jest w kolorze szarym

Dodatkowo istnieje możliwość filtrowania listy szablonów wg terminu. Dostępne opcje:

• Wszystkie
• Przeterminowane - szablony, dla których data kolejnego wystawienia < data bieżąca
• Dziś - szablony, dla których data kolejnego wystawienia = data bieżąca
• Jutro - szablony, dla których data kolejnego wystawienia = data bieżąca + 1 dzień
• Najbliższy tydzień - szablony, dla których data kolejnego wystawienia = data bieżąca + 7 dni

Po zaznaczeniu szablonu na liście dostępna jest opcja:

• usunięcia szablonu,
• wystawienia faktur - więcej w artykułach: Jak wystawić faktury cykliczne automatycznie? Jak wystawić faktury cykliczne na żądanie?
• podejrzenia listy faktur wystawionych wg wybranego szablonu - więcej w artykule: Jak sprawdzić historię wystawiania faktur cyklicznych?

 

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Obecnie dostępne są następujące usługi:

• Windykacja oraz pieczęć prewencyjna - realizowana we współpracy z partnerem Kaczmarski Inkasso
• Zapłać teraz - realizowane we współpracy z partnerem Autopay S.A
• Odrocz płatność - realizowane we współpracy z partnerem Spingo
• Weryfikacja kontrahenta w rejestrach dłużników

Od czego zacząć?

Aby w aplikacji Comarch ERP XT korzystać z usług finansowych należy:

• założyć darmowe konto w Comarch Apfino (na ten sam adres e-mail co konto Comarch ERP XT) - aby przejść do rejestracji kliknij tutaj
• zintegrować konta – podczas rejestracji nowego konta w Comarch Apfino Użytkownik wybiera system Comarch ERP XT i uruchamia integrację
• uruchomić wybraną usługę na pulpicie lub w ustawieniach konta Comarch Apfino

Zobacz także:

Jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury? Windykacja w Comarch ERP XT

Jak wydrukować pieczęć prewencyjną na fakturze?

Jak pobrać link do usługi „Zapłać teraz” dla dokumentów sprzedaży?

Jak pobrać link do usługi „Odrocz płatność” dla dokumentów sprzedaży?

Jakie płatności przesyłane są do Comarch Apfino?

Jak zweryfikować kontrahenta w rejestrach dłużników?

W tym artykule został opisany sposób księgowania faktury finalnej w walucie PLN oraz w walucie obcej.

Na zapisie w rejestrze VAT sprzedaży w sekcji RAZEM widoczna kwota to wartość faktury finalnej pomniejszona o wcześniej wpłacone zaliczki. W sekcji ELEMENTY w pierwszym wierszu prezentowana jest suma wartości zaliczek i faktury finalnej. W kolejnych wierszach odejmowane są wartości wpłaconych zaliczek, przy czym każda faktura zaliczkowa jest prezentowana w osobnym wierszu.

Uwaga

Jeśli na fakturze finalnej były pozycje w różnych stawkach VAT, to analogicznie na formularzu rejestru VAT sprzedaży będą odrębne wiersze dla każdej stawki VAT. Dotyczy to wiersza na plus oraz wierszy na minus

Na zapisie rejestru VAT sprzedaży do faktury finalnej w walucie obcej prezentowane są wartości w PLN oraz w walucie obcej. W sekcji RAZEM wartość faktury finalnej pomniejszona jest o zaliczki w walucie PLN oraz w walucie obcej. W sekcji ELEMENTY pojawią się dodatkowe kolumny: Netto PLN, VAT PLN oraz Brutto PLN.

W pierwszym wierszu na zapisie wykazywana jest suma wartości faktury finalnej i zaliczkowych. Przy czym wartość w walucie PLN to suma wartości PLN faktury finalnej i zaliczkowych wyliczona wg kursu zastosowanego na poszczególnych dokumentach. Natomiast w kolejnych wierszach odejmowana jest wartość zaliczek wyliczona wg notowania z tego konkretnego dokumentu.

Ze względu na to, że wartość PLN dla poszczególnych wierszy jest wyliczana wg różnych kursów, zastosowanych na poszczególnych dokumentach, na zapisie w rejestrze VAT sprzedaży nie ma wskazanego bezpośredniego notowania (zamiast niego wykazana jest wartość faktury finalnej w walucie i PLN).

Taki sposób prezentowania wartości w sekcji ELEMENTY wynika z księgowania dokumentów. Kwoty zaliczek nie stanowią przychodu.

W przypadku Księgi podatkowej  księgowane są do kolumny Zaszłości a dopiero z faktury finalnej następuje wyksięgowanie z kolumny Zaszłości i zaksięgowanie do kolumny z przychodami.

W przypadku Ewidencji ryczałtowej wartości z faktur zaliczkowych nie są księgowane. Do ewidencji trafiają dopiero z faktury finalnej.

W przypadku Księgowości kontowej sposób księgowania uzależniony jest od utworzonego schematu księgowego.

Zobacz także: Księgowanie faktur zafiskalizowanych w przychody Księgowanie faktury finalnej i faktury zaliczkowej, która nie została zafiskalizowana  

Na karcie produktu w sekcji Dodatkowe znajduje się pole Opis oraz parametr 'Kopiuj opis na dokument'.

W przypadku gdy zostanie uzupełnione pole Opis oraz zaznaczony parametr ‘Kopiuj opis na dokument’, to opis z karty produktu będzie automatycznie przenoszony na dokumenty handlowe. Jeżeli parametr ‘Kopiuj opis na dokument’ nie zostanie zaznaczony, to opis produktu nie będzie przenoszony na dokumenty.

Podczas edycji pozycji na dokumencie (np. zmiana ceny produktu) pojawia się parametr ‘Zaktualizuj dane na karcie produktu’. Zaznaczenie parametru i zapisanie zmian na pozycji spowoduje aktualizację odpowiednich danych na karcie produktu.

Uwaga

Pole Opis na karcie produktu jest aktualizowane tylko w przypadku, gdy na kartotece towarowej zaznaczono parametr ‘Kopiuj opis na dokument’.

  Zobacz także: Jak zarządzać produktem?

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Jedną z usług jest możliwość zarządzania swoimi płatnościami w aplikacji Comarch Apfino. Jak zacząć? Aby korzystać z tej usługi w pierwszej kolejności należy założyć konto na platformie Comarch Apfino i zintegrować je z kontem w Comarch ERP XT. Więcej informacji w artykule: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino? Jakie dokumenty przesyłane są do Comarch Apfino? W przypadku kont Comarch ERP XT zintegrowanych z Comarch Apfino, synchronizacja płatności jest automatyczna i nie wymaga konfiguracji ze strony Użytkownika. Synchronizowane są płatności związane z dokumentami handlowymi m.in faktury sprzedaży i faktury zakupu  oraz deklaracje. Płatności są widoczne w Comarch Apfino na liście wpływów i wydatków. Z tego poziomu Użytkownik może np. zrealizować płatność online do faktur zakupu.   Zobacz także: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino?

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z wydruku kodu QR do płatności na fakturze sprzedaży. Kod ten może być wykorzystany przez kontrahenta do szybkiego uzupełnienia danych w aplikacji bankowej w celu wysłania przelewu.

Kod QR będzie widoczny na wydruku standardowym po zaznaczenie parametru w konfiguracji Drukuj kod QR na płatności.

Dodatkowo, aby kod był widoczny drukowana faktura musi spełniać poniższe warunki:

• dokument jest wystawiony w walucie PLN,
• wybrana forma płatności jest typu przelew bankowy,
• dokument jest zatwierdzony,
• dokument jest nierozliczony lub częściowo rozliczony,
• dokument nie jest rozliczany mechanizmem podzielonej płatności (split payment).

Po wybraniu opcji Faktura na pobranym wydruku pojawi się sekcja z kodem i opisem Zeskanuj i zapłać.

  Zobacz także: Jak ustawić wydruk domyślny dla kontrahenta? Jak wstawić swoje logo na wydruku? Jak zmienić format pola Ilość na wydruku?

Dla Użytkowników, którzy regularnie wystawiają te same faktury sprzedaży, a nie potrzebują zaawansowanej funkcjonalności tworzenia szablonów faktur cyklicznych, istnieje możliwość utworzenia w szybki i prosty sposób szablonu na podstawie wystawionej faktury sprzedaży.

Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży na stałe w menu po zapisie pojawi się opcja: Utwórz szablon faktury cyklicznej.

Uwaga

Aby w menu po zapisie pojawiła się opcja Utwórz szablon faktury cyklicznej kontrahent musi mieć założoną kartę w programie oraz nie może mieć ustawionego tam statusu Procedura OSS

Po kliknięciu w Utwórz szablon faktury cyklicznej podniesie się formularz szablonu, na który zostaną przeniesione z faktury sprzedaży wszystkie informacje niezbędne do wystawienia na tej podstawie kolejnych faktur:

• Zastosowany na fakturze schemat numeracji. Jeśli schemat numeracji zawiera serię, to w przypadku serii wspólnej zostanie ona przeniesiona na szablon, a w przypadku serii użytkownika pole na szablonie pozostanie puste
• Waluta dokumentu. Jeśli waluta jest inna niż PLN to przenoszony jest typ kursu, a w przypadku kursu ręcznego również notowanie
• Forma i termin zapłaty (w postaci ilości dni wyliczony na podstawie różnicy między datą wystawienia a terminem zapłaty na fakturze)
• Jeśli faktura jest opłacana przelewem – na szablon przeniesiony zostanie numer rachunku bankowego
• Informacja o tym, czy na fakturze powinien zostać zastosowany Mechanizm podzielonej płatności
• Algorytm wyliczania netto/ brutto
• Kontrahent
• Rabat - na szablon zostaną przeniesione informacje o rabacie udzielonym na poszczególne pozycje oraz zaznaczony zostanie parametr Rabat: z szablonu faktury cyklicznej
• Pozycje 
• Opis - przenoszony na szablon do pola Informacje dodatkowe

Ponadto:

W oparciu o datę wystawienia z faktury sprzedaży na szablonie ustawiane są parametry związane z cyklem wystawiania faktur: dzień miesiąca, początek cyklu oraz data planowanego wystawienia faktury w kolejnym miesiącu. Domyślnie zaznaczany jest również parametr, by faktury wystawiane były tylko w dni robocze.

Faktury cykliczne można wystawić z poziomu listy szablonów cyklicznych po zaznaczeniu odpowiedniego szablonu. Po wybraniu Wystaw faktury zostaną wystawione faktury sprzedaży na podstawie danych zapisanych na szablonie faktury cyklicznej. Po zakończeniu wystawiania faktur pojawi się okno, gdzie Użytkownik może sprawdzić szczegóły przebiegu operacji. Znajdują się tam informacje zarówno o prawidłowo wystawionych fakturach, jak również przyczyny problemów, jeśli wystawienie faktury z jakiegoś powodu nie zakończyło się sukcesem. Tworzone faktury są zapisywane do bufora z datą bieżącą. Po zakończeniu operacji na szablonie ustawiana jest nowa data planowanego wystawiania faktur.  

Uwaga

Usunięcie lub anulowanie faktur wystawionych wg szablonu nie powoduje przestawienia daty ostatniego generowania faktur na szablonie

 

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Jedną z dostępnych usług jest możliwość sprawdzenia kontrahenta w rejestrach dłużników. W ramach usługi, użytkownik otrzyma raport na temat kontrahenta.

Jak zacząć?

Aby korzystać z tej usługi w pierwszej kolejności należy założyć konto na platformie Comarch Apfino i zintegrować je z kontem w Comarch ERP XT, a następnie aktywować usługę. Więcej informacji w artykule: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino?

Usługa „Sprawdź kontrahenta”  jest dostępna niezależnie od typu działalności gospodarczej Użytkownika.

Jak zacząć korzystać z usługi „Sprawdź kontrahenta”?

Usługa jest dostępna tylko na koncie Administratora. Aby otrzymać raport dla kontrahenta należy mieć wykupiony Pakiet SMART w usłudze Sprawdź kontrahenta, a sam kontrahent musi:

• posiadać NIP
• być kontrahentem krajowym

Na liście kontrahentów została dodana kolumna Rejestr dłużników, w której są wyświetlane dwie wartości:

• Sprawdź - przycisk jest widoczny gdy nie zweryfikowano kontrahenta lub kontrahent nie może zostać zweryfikowany ponieważ nie spełnia warunków. Po kliknięciu w link Użytkownik otrzyma komunikat z informacją gdy nie można skorzystać z funkcji lub z linkiem do raportu.
• Pobierz raport - przycisk jest widoczny gdy zweryfikowano kontrahenta lub przynajmniej wysłano zlecenie wykonania raportu. W większości przypadków będzie można wyświetlić raport z Comarch Apfino. W szczególności jeżeli trwa generowanie raportu lub wystąpił błąd - użytkownik otrzyma odpowiedni komunikat.

Na formularzu kontrahenta został także dodany przycisk umożliwiający sprawdzenie już w momencie dodawania nowego kontrahenta

Dodatkowo możliwość sprawdzenia kontrahenta jest dostępna, na liście kontrahentów w menu kontekstowym, gdy zaznaczony jest jeden kontrahent. Wywołanie funkcji jest dostępne również z menu na formularzu kontrahenta. 

Uwaga

Po upływie 90 dni, od ostatniej zapisanej weryfikacji, raport w Comarch Apfino nie będzie już dostępny ze względu na wymagania ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. W takim wypadku należy sprawdzić kontrahenta ponownie.

Jak ponownie zweryfikować kontrahenta?

Ponowna weryfikacja kontrahenta, który ma już raport może się odbyć:

• na formularzu kontrahenta, wybierając z menu kontekstowym funkcję "Sprawdź kontrahenta w rejestrze dłużników"
• na liście kontrahentów, zaznaczając wybranego kontrahenta i wybierając z menu kontekstowym funkcję "Sprawdź kontrahenta w rejestrze dłużników"
• klikając w wartość Pobierz raport w kolumnie "Rejestry dłużników", a następnie w przycisk Zamów nowy raport

Zobacz także: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino? Jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury? Windykacja w Comarch ERP XT Jak można finansować fakturę przed terminem płatności? Faktoring w Comarch ERP XT Jak pobrać link do usługi "Odrocz płatność" dla dokumentów sprzedaży? Jak pobrać link do usługi "Zapłać teraz" dla dokumentów sprzedaży? Jak wydrukować pieczęć prewencyjną na fakturze?  

W przypadku firm fakturujących usługi cyklicznie np. abonamenty, program umożliwia automatyczne uzupełnianie okresu w nazwie produktu w momencie wystawiania dokumentu. Służą do tego makra dostępne w polu: Nazwa na formularzu produktu. Po kliknięciu przycisku: Wstaw makro pojawią się do wyboru trzy makra:

• Poprzedni miesiąc
• Bieżący miesiąc
• Kolejny miesiąc

  Po wybraniu makra w polu nazwa zostanie wstawione makro w postaci:

• {previous_month_year}
• {month_year}
• {next_month_year}

Po wybraniu produktu na dokument, w nazwę makra zostaną podstawione odpowiednie dane w oparciu o datę sprzedaży lub datę wystawienia dokumentu. Odpowiedni okres będzie prezentowany w postaci MM. YYYY:

Historię operacji związanych z wystawianiem faktur cyklicznych, zarówno tych wystawianych automatycznie jak i na życzenie, można sprawdzić w raporcie dostępnym jako „Historia operacji dla faktur cyklicznych”. Raport jest dostępny:

• z poziomu Centrum powiadomień,
• z listy Faktury cykliczne.

• kliknięcie w pozycję informującą o wystawieniu faktury pozwala sprawdzić szczegóły oraz przejść bezpośrednio do formularza wystawionej faktury:

• kliknięcie w pozycję informującą o zakończeniu wystawiania faktur otwiera informację o ilości faktur wystawionych na podstawie danego szablonu oraz pozwala przejść bezpośrednio do listy faktur sprzedaży wyfiltrowanej wg danego szablonu.

Listę faktur wystawionych na podstawie danego szablonu można sprawdzić również:

• bezpośrednio na liście faktur sprzedaży, po wybraniu w filtrze rodzaju cykliczne oraz konkretnego szablonu,
• z listy Faktury cykliczne, w menu kontekstowym po zaznaczeniu konkretnego szablonu.

Podczas wystawiania faktur weryfikowane są dane wprowadzone na szablonie. Jeśli program natrafi na jakieś nieprawidłowości poinformuje o tym w oknie widocznym po zakończeniu operacji.

Podczas wystawiania faktur dla każdego kontrahenta tworzona jest jedna faktura, na którą przenoszone są informacje z szablonu:

• Schemat numeracji

-Na faktury pobierany jest schemat numeracji przypisany na szablonie i na tej podstawie nadawany jest każdej fakturze numer kolejny.

-Jeśli schemat zawiera serię to na poszczególne faktury pobierana jest seria wg zasad obowiązujących podczas wystawiana dokumentów. Seria podstawiana jest wg priorytetu:

• • seria wskazana na szablonie,
  • seria operatora,
  • seria domyślna,
  • pierwsza seria wspólna zdefiniowana na koncie,
  • jeśli wskazana seria nie istnieje lub na koncie nie ma żadnej zdefiniowanej serii operacja zostanie przerwana.
• Kontrahent / Nabywca

-Dane adresowe kontrahenta są pobierane na fakturę z jego karty.

-Program weryfikuje, czy ustalony dla kontrahenta status Podatnik VAT czynny jest zgodny z aktualnym statusem w Białej Księdze. Jeśli status nie jest zgodny zostanie automatycznie zaktualizowany na karcie kontrahenta i faktury będą wystawione z aktualnym statusem Podatnika VAT.

-Informacja o tym, czy na fakturze powinien być zastosowany Mechanizm podzielonej płatności jest pobierana zawsze z szablonu faktury cyklicznej.

-Program sprawdza, jaki jest status kontrahenta na jego karcie. Jeśli przypisany status to Procedura OSS faktura nie zostanie wystawiona. Faktury cykliczne można wystawiać dla kontrahentów o statusie krajowy, wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny lub pozaunijny.

-Jeśli na fakturze nie ma przypisanych żadnych kontrahentów operacja zostanie przerwana.

• Kontrahent / Odbiorca 

-Dane adresowe kontrahenta są pobierane na fakturę z jego karty.

-Program weryfikuje, czy ustalony dla kontrahenta status Podatnik VAT czynny jest zgodny z aktualnym statusem w Białej Księdze. Jeśli status nie jest zgodny zostanie automatycznie zaktualizowany na karcie kontrahenta i faktury będą wystawione z aktualnym statusem Podatnika VAT.

-Program sprawdza, jaki jest status kontrahenta na jego karcie. Jeśli przypisany status to Procedura OSS faktura nie zostanie wystawiona. Faktury cykliczne można wystawiać dla kontrahentów o statusie krajowy, wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny lub pozaunijny.

• Data i forma zapłaty

-Jako data wystawienia i sprzedaży na fakturze ustawiana jest zawsze data bieżąca.

-Termin płatności na fakturze jest wyliczany zgodnie z zasadą: data wystawienia faktury + ilość dni wskazana na szablonie.

-Jeśli forma zapłaty jest o typie gotówka to na faktury podstawiany jest rachunek: Kasa gotówkowa.

-Jeśli forma zapłaty jest o typie karta płatnicza to na faktury podstawiany jest rachunek: Karta płatnicza.

-Jeśli forma zapłaty jest o typie przelew to na faktury podstawiany jest rachunek bankowy wskazany na szablonie dokumentu.

-Jeśli na szablonie nie wskazano rachunku bankowego na fakturze podstawiana jest kasa gotówkowa.

• Waluta

-Z szablonu na fakturę przenoszona jest waluta i typ kursu.

-W przypadku średniego kursu NBP notowanie ustawiane jest na dzień poprzedzający datę wystawienia lub sprzedaży na fakturze, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

-W przypadku kursu ręcznego notowanie przenoszone jest z szablonu.

• Algorytm netto/brutto

-W jakich cenach będzie wystawiany dokument

• Pozycje

-Informacje o ilości i jednostce miary pobierane są z szablonu

-W zależności od rodzaju i statusu kontrahenta na produktach ustawiane są odpowiednie stawki VAT: dla kontrahentów krajowych stawki pobrane z szablonu, dla pozostałych – stawka 0% lub nie podlega, zgodnie z obowiązującymi zasadami.

-Ceny produktu przenoszone są z szablonu, przy czym w zależności od ustawienia parametru Rabat:

• • jeśli rabat jest pobierany z szablonu – zostaną przeniesione wartości rabatu ustalone na pozycjach,
  • jeśli rabat jest pobierany z kontrahenta – ceny zostaną ponownie przeliczone na wystawianej fakturze zgodnie z rabatem handlowym ustalonym na kartach poszczególnych kontrahentów.

-Jeśli na fakturze nie ma wprowadzonych żadnych pozycji operacja zostanie przerwana.

• Dodatkowe informacje przenoszone zgodnie z ustawieniem na szablonie:

-Jeśli ustawiono parametr Pobieraj informacje dodatkowe z szablonu faktury cyklicznej – na fakturę zostanie przepisany opis z pola na szablonie.

-Jeśli ustawiono parametr Pobieraj informacje dodatkowe z karty kontrahenta – na fakturę zostanie przeniesiony opis wprowadzony na karcie kontrahenta w polu Dodatkowe informacje, pod warunkiem, że zaznaczony jest tam również parametr Kopiuj dodatkowe informacje na dokument.

Wystawione faktury są zapisywane do bufora.

 

W aplikacji Comarch ERP XT istnieje możliwość skorzystania z usługi Comarch OCR&KSeF, która pozwala na odczytanie zdjęcia/skanu faktury i wprowadzenie faktur zakupu w module Faktury oraz dokumentów kosztowych w module Księgowość.

Uwaga

Przed uruchomieniem usługi OCR&KSeF należy zapoznać się z regulaminem oraz podpisać Umowę Powierzenia Danych, podając dane firmy. Każdy Użytkownik Comarch ERP XT może odczytać miesięcznie 20 dokumentów.

 

Jak dodać dokument na liście Faktury zakupu?

Na liście Faktury zakupu wybierz przycisk [OCR]:

Następnie wskaż pliki z fakturami, które chcesz wczytać. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów, na ekranie widoczne jest okno z informacją o przetwarzanych dokumentach. Dla każdego dokumentu Użytkownik widzi informację czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie. Wraz z dodaniem faktury zakupu, na zakładce Załączniki zapisywany jest również plik, z którego został odczytany dokument.

Comarch OCR&KSeF rozpoznaje dane z faktur zakupu w walutach PLN, EUR, USD i GBP. Rozpoznawane są zarówno dokumenty z pojedynczych plików (jeden dokument to jeden plik) oraz wiele dokumentów znajdujących się w jednym pliku pdf.

Rozpoznawane są następujące dane:

• numer NIP kontrahenta – na fakturę zakupu przenoszone są dane pobrane z GUS dla danego numeru NIP,
• numer dokumentu,
• data wpływu, wystawienia i zakupu,
• forma płatności i termin płatności,
• numer rachunku bankowego
• informacje o pozycjach na dokumencie

Usługa Comarch OCR&KSeF nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów wprowadzona jest kontrola duplikacji, która sprawdza, czy na liście Faktur zakupu znajduje się już dokument o takich samych danych:

• numer dokumentu
• numer NIP
• kwota netto
• data wystawienia

Weryfikacja przetworzonych dokumentów

Po zakończeniu przetwarzania, na liście faktur zakupu wczytane dokumenty zostaną oznaczone statusem OCR: 

Dokumenty wprowadzone przez Comarch OCR&KSeF na listę Faktur zakupu powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych, a następnie Zatwierdzone na stałe. Niezweryfikowane dokumenty (na liście faktur zakupu oznaczone czerwonym symbolem [OCR]) otwierane są na specjalnym widoku, aby użytkownik mógł porównać skan faktury z danymi, jakie zostały odczytane:

Szczególną uwagę podczas weryfikacji zwracamy na dane, które są rozpoznawane:

• NIP i dane kontrahenta
• numer dokumentu,
• data wystawienia i sprzedaży,
• forma płatności i termin płatności,
• numer rachunku bankowego
• pozycje na fakturze, stawki VAT oraz kwoty.

 

Przypisanie karty produktu do pozycji z dokumentu

Podczas wprowadzania faktury zakupu przez OCR program próbuje powiązać pozycje z faktury z kartami produktów zarejestrowanych w systemie. Powiązanie jest tworzone na podstawie:

• kodu EAN
• nazwy produktu

Jeśli program nie znajdzie odpowiednich produktów, z którymi może powiązać pozycję automatycznie, Użytkownik może wskazać takie powiązanie bezpośrednio na fakturze zakupu. Na tej podstawie tworzona jest mapa powiązań produktów zarejestrowanych na koncie z danymi otrzymywanymi z OCR.

Uwaga

Zapisane w systemie powiązania pomiędzy produktem a danymi przesyłanymi z OCR usprawniają wprowadzanie kolejnych dokumentów. W momencie wprowadzania faktury zakupu program próbuje znaleźć dla każdej pozycji odpowiadający jej produkt, sprawdzając:

• czy istnieje produkt z kodem EAN zgodnym z przesłanym z OCR,
• czy istnieje produkt z nazwą zgodną z przesłaną z OCR,
• czy podczas wprowadzania wcześniejszych dokumentów od danego kontrahenta zostało wskazane powiązanie nazwy lub kodu produktu przesłanego z OCR z produktem zarejestrowanym w systemie.

Jeśli dla danej pozycji z dokumentu istnieje powiązanie, zostanie ono użyte przez system w przyszłości dla rozpoznania analogicznej pozycji. 

Mapa powiązań aktualizowana jest automatycznie przez system na podstawie operacji wykonanych przez Użytkownika, takich jak:

• powiązanie pozycji z dokumentu z produktem z listy
• dodanie karty produktu z poziomu pozycji dokumentu
• usunięcie powiązania produktu na pozycji dokumentu

oraz na podstawie automatycznych powiązań pozycji dokumentu do produktów z listy realizowanych w oparciu o nazwę produktu lub kod EAN.

Mapa powiązań produktów jest tworzona dla każdego kontrahenta odrębnie. Dlatego automatyczne dopasowanie produktu do pozycji faktury jest możliwe tylko na fakturach wystawionych przez kontrahentów, którzy mają utworzoną kartę kontrahenta.

Jeśli podczas wprowadzania faktury zakupu nie uda się rozpoznać kontrahenta, program nie może korzystać z utworzonej mapy powiazań pomiędzy produktami:

Aby utworzyć kartę kontrahenta na wprowadzonym dokumencie należy kliknąć w Zmień dane, sprawdzić czy wszystkie dane się zgadzają i kliknąć Dodaj. 

W zależności od tego, czy pozycję faktury uda sie powiązać z produktem, elementy dokumentu mogą być oznaczone jako:

• produkt rozpoznany (kolor niebieski) -  oznacza, że program przyporządkował pozycję z dokumentu źródłowego na podstawie w/w kryteriów do karty produktu. W momencie zatwierdzenia faktury zakupu produkt zostanie wprowadzony do magazynu (dotyczy towarów z kontrolą stanu). Użytkownik może takie powiązanie usunąć bądź zmienić:

• produkt nierozpoznany (kolor żółty) - oznacza, że program nie dokonał powiązania danej pozycji faktury z żadną kartą produktu. Użytkownik może takie powiązanie utworzyć samodzielnie poprzez powiązanie z produktem z listy lub dodanie nowej karty produktu:

Nowa produkt tworzony z poziomu faktury zakupu wprowadzonej przez Comarch OCR&KSeF, jest zawsze oznaczany jako towar. Dodatkowo w przypadku Użytkowników posiadających pakiet Magazyn od razu jest zaznaczony parametr: Kontrola stanu towaru w magazynie. Dane na karcie produktu podlegają edycji.

Podczas weryfikacji faktury zakupu program pozwala na pełną edycję pozycji:

• dodawanie nowych elementów, nawet jeśli nie zostały dodane/rozpoznane przez OCR,
• usuwanie pozycji z dokumentu, niezależnie, czy zostały dodane przez użytkownika, czy pochodzą z usługi OCR&KSeF
• zmianę wprowadzonych danych: ilości, ceny czy stawki VAT

Jeśli Użytkownik wysyła dane do Biura Rachunkowego może również na fakturze zakupu wskazać Kategorię wydatku. Na tej podstawie zostaną automatycznie uzupełnione dane wykorzystywane w Rejestrze VAT zakupów.

Jeśli na dokumencie zostały wprowadzone zmiany Użytkownik może:

• zapisać dokument w wersji roboczej - taki dokument nadal pozostaje w trybie umożliwiającym edycję, a na liście oznaczony jest jako niezweryfikowany czerwonym symbolem [OCR]
• .zatwierdzić dokument na stałe - zatwierdzenie spowoduje oznaczenie dokumentu jako zweryfikowany, na liście jest widoczny z czarnym symbolem [OCR]. Równocześnie tworzony jest dokument Przyjęcia zewnętrznego obejmujący produkty z kontrolą stanu oraz wygenerowane zostają odpowiednie zapisy po stronie księgowości.

W Centrum powiadomień, dostępnym na oknie startowym, znaleźć można informacje o:

• szablonach, do których faktury cykliczne powinny być wystawione, gdyż mija planowany termin fakturowania,
• fakturach cyklicznych wystawionych automatycznie,

Pojawienie się czerwonej kropki przy dzwoneczku oznacza nowe powiadomienia dla Użytkownika. Kliknięcie w dzwoneczek powoduje odznaczenie kropki, nawet, jeśli Użytkownik nie odczyta wszystkich powiadomień. Po kliknięciu w ikonę wyświetlane są powiadomienia:

• Przeterminowane faktury cykliczne. Powiadomienie wyświetli się, jeżeli data planowanego fakturowania już minęła

Kliknięcie w powiadomienie przekieruje na listę szablonów faktur cyklicznych z ustawionym filtrem: Przeterminowane. Powiadomienie z Centrum zniknie po wystawieniu Faktur cyklicznych dla przeterminowanych szablonów.

• Faktury cykliczne na dziś. Powiadomienie wyświetli się dla szablonów, gdzie data planowanego fakturowania jest równa dacie bieżącej.

Kliknięcie w powiadomienie przekieruje na listę szablonów faktur cyklicznych z ustawionym filtrem: Dziś. Powiadomienie z Centrum zniknie po wystawieniu Faktur cyklicznych dla szablonów na dziś lub po ich przeterminowaniu.

• Wystawione faktury cykliczne. Powiadomienie wyświetli się, po wystawieniu automatycznie faktur cyklicznych.

Kliknięcie w takie powiadomienie przekierowuje do „Historii operacji dla faktur cyklicznych”, gdzie można sprawdzić szczegóły operacji związanych z wystawianiem faktur cyklicznych, zawężone do danego szablonu. Jeśli w Centrum znajduje się większa ilość informacji o wystawionych fakturach cyklicznych, kliknięcie w powiadomienie wyświetli pełną listę, na której nieodczytane powiadomienia będą pogrubione. Powiadomienie jest oznaczane jako przeczytane po kliknięciu w Zobacz. Spowoduje to przejście do „Historii operacji dla faktur cyklicznych”, gdzie można sprawdzić szczegóły dotyczące wystawiania faktur wg wybranego szablonu.

• Brak powiadomień. Jeżeli wszystkie powiadomienia są odczytane oraz w danym dniu nie ma szablonów niewystawionych szablonów na przeterminowanych i na dziś, w Centrum pojawi się odpowiedni informacja.

Zawsze istnieje możliwość sprawdzenia poprzednich powiadomień - kliknięcie w „Zobacz wszystkie” pozwala sprawdzić historię powiadomień z ostatnich 30 dni.

W aplikacji Comarch ERP XT jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Jedną z dostępnych usług jest możliwość odroczenia płatności realizowane we współpracy z firmą Spingo. Jak zacząć? Aby korzystać z tej usługi w pierwszej kolejności należy założyć konto na platformie Comarch Apfino i zintegrować je z kontem w Comarch ERP XT, a następnie aktywować usługę. Więcej informacji w artykule: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino? Usługa "Odrocz płatność"  jest dostępna niezależnie od typu działalności gospodarczej Użytkownika. Jak pobrać link do usługi "Odrocz płatność"? Link do usługi "Odrocz płatność"  pobierany jest z Comarch Apfino automatycznie podczas zatwierdzania dokumentów handlowych, takich jak:

• faktura sprzedaży (w tym faktura zaliczkowa oraz finalna),
• faktura VAT marża,
• rachunek.

Link można pobierać dla płatności, które spełniają następujące kryteria:

• transakcja nierozliczona lub częściowo rozliczona
• płatność przelewem na wskazany rachunek bankowy
• waluta PLN
• wypełniony NIP dla krajowych podmiotów gospodarczych

Dla faktur zatwierdzonych przed przed aktywacją usługi, linki można pobrać korzystając z opcji na formularzu: Pobierz link do płatności online. Analogiczna funkcja jest dostępna także dla dokumentów, dla których link nie mógł zostać automatycznie pobrany podczas operacji zatwierdzania. Na jakich wydrukach pojawia się opcja „Odrocz płatność”? Przycisk Odrocz płatność drukowany jest na standardowych wydrukach w sekcji dotyczącej rozliczenia. Nabywca otrzymując taką fakturę np. drogą mailową może odroczyć sobie płatność z tej faktury dzięki współpracy Comarch Apfino z firmą Spingo. W momencie gdy nabywca kliknie w przycisk "Odrocz płatność" faktura będzie finansowana na zasadzie podobnej jak przy faktoringu czyli sprzedający dostaje środki od razu od Spingo, a nabywca może zapłacić później. Zobacz także: Z jakich usług finansowych można korzystać na platformie Comarch Apfino? Jak można finansować fakturę przed terminem płatności? Faktoring w Comarch ERP XT Jak odzyskać pieniądze z przeterminowanej faktury? Windykacja w Comarch ERP XT

Informacja o tym, jakie faktury cykliczne są do wystawienia na dzień bieżący lub czy są jakieś przeterminowane, jest widoczna w Centrum powiadomień na oknie startowym.

Po kliknięciu w ikonę wyświetlane są informacje:

• Przeterminowane faktury cykliczne. Powiadomienie wyświetli się, jeśli na szablonie cykl fakturowania jest aktualny, ale data planowanego fakturowania już minęła.

Kliknięcie w powiadomienie  przekieruje na listę szablonów faktur cyklicznych z ustawionym filtrem: Przeterminowane.

• Faktury cykliczne na dziś. Powiadomienie wyświetli się dla szablonów, gdzie data planowanego fakturowania jest równa dacie bieżącej.

Kliknięcie w powiadomienie przekieruje na listę szablonów faktur cyklicznych z ustawionym filtrem: Dziś.

• Brak powiadomień. Jeśli w danym dniu nie ma szablonów, dla których data planowanego wystawienia minęła lub wypada w bieżącym dniu, w Centrum pojawi się informacja: Brak nowych powiadomień.

Dodatkowo, jeśli w danym dniu Użytkownik nie wyświetlił jeszcze informacji w Centrum powiadomień, a są tam dla niego informacje, to przy ikonie pojawi się oznaczenie czerwonej kropki.

Informację o fakturach cyklicznych do wystawienia można znaleźć również bezpośrednio na liście Faktury cykliczne, po wybraniu potrzebnej wartości w filtrze Termin:

W przypadku firm zwolnionych z VAT zasady wystawiania dokumentów sprzedaży w programie pozostają w zasadzie bez zmian. Wyjątek stanowią funkcje, z których Podatnik zwolniony z VAT nie korzysta i w związku z tym niektóre informacje oraz opcje są ukrywane. Dotyczy to:

• podziału wartości na netto, VAT i brutto
• stosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności
• stosowania odwrotnego obciążenia w transakcjach zagranicznych
• stosowania kodów JPK_V7

Dla firm nie będących płatnikami VAT dostępne są dokumenty:

• faktury sprzedaży i korekty
• rachunek
• paragony i korekty
• proforma
• oferta
• faktury zakupu i korekty
• zamówienie u dostawcy

Zmiany dotyczą tylko procesu sprzedaży. Dokumenty związane z zakupem produktów pozostają bez zmian.

Uwaga

Trwają prace nad udostępnieniem funkcjonalności w aplikacjach natywnych Comarch ERP XT dla Android i iOS.

Zmiany na dokumentach sprzedaży. Jeśli firma nie jest Płatnikiem VAT formularze na dokumentach sprzedażowych przyjmują uproszczoną postać:

• ukryte są informacje dotyczące stawki VAT
• wykazywana jest tylko cena i wartość transakcji, bez podziału na netto i brutto
• nie ma możliwości zmiany algorytmu wyliczania dokumentu
• ukryte są opcje związane z przypisywaniem kodów JPK_V7
• na fakturze sprzedaży dostępne jest pole dotyczące przyczyny zwolnienia z VAT

Na dokumentach sprzedażowych, ze względu na brak informacji o wartości VAT, wyłączona jest możliwość zastosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności.

Uwaga

W przypadku transakcji zagranicznych oraz z procedurą OSS dostępne są pełne formularze, umożliwiające wskazanie stawki VAT

Analogiczne zmiany związane wprowadzone są na listach dokumentów sprzedażowych:

• brak informacji o wartości netto dokumentów
• brak informacji związanych z kodami JPK_V7

Sprawdzanie limitu wartości sprzedaży zwolnionej z VAT W przypadku zwolnienia przedmiotowego, jeśli Firma korzysta z limitu zwolnienia z VAT,  na bieżąco wyliczana jest wartość dokumentów wystawionych jako podatnik zwolniony z VAT. Do limitu wliczane są:

• faktury sprzedaży i korekty
• paragon i korekty
• rachunki

Uwaga

Do limitu sprzedaży zwolnionej wliczane są wszystkie dokumenty, niezależnie od statusu kontrahenta: krajowe, wewnątrzunijne oraz pozaunijne. Do limitu nie są wliczane transakcje wystawione w procedurze OSS

Jeśli wartość sprzedaży przekroczy limit wskazany w konfiguracji to podczas zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Wybór odpowiedniej opcji spowoduje:

• Nie zmieniaj – dokument zostanie zapisany na dotychczasowych zasadach, jako wystawiony przez podatnika zwolnionego z VAT,
• Wróć na dokument – w konfiguracji zostanie zmienione ustawienie parametru Płatnik VAT, nastąpi przebudowa formularza dokumentu i na dokumencie dostepne będą informacje dotyczące stawki VAT oraz wartości netto/brutto. Na takim dokumencie możliwe będzie wskazanie odpowiedniej stawki VAT w miejsce proponowanej stawki zwolnionej.

Zmiany podczas wystawiania faktur cyklicznych. Jeśli firma nie jest Płatnikiem VAT to szablon faktury cyklicznej przyjmuje postać uproszczoną:

• w sekcji Parametry nie ma możliwości zaznaczenia algorytmu wyliczania dokumentu netto/brutto
• w sekcji Pozycje na elementach nie ma możliwości wybrania stawki VAT

Uwaga

Jeśli w konfiguracji zostanie zmienione ustawienie parametru na Płatnik VAT, to na istniejących szablonach na pozycjach domyślnie zostanie ustawiona stawka VAT: zwolniony

Uwaga

Jeśli w konfiguracji zostanie zmienione ustawienie parametru na Podatnik zwolniony z VAT, to dla istniejących szablonów wystawienie faktur zostanie zablokowane

   Zmiany na formularzu produktu. Jeśli firma nie jest Płatnikiem VAT formularze produktów przyjmują postać uproszczonych:

• brak informacji o stawce VAT
• możliwość wskazania ceny produktu, bez podziału na netto/ brutto
• brak możliwości zastosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności dla produktu. W przypadku kiedy firma realizuje wyłącznie transakcje krajowe, zablokowana jest również możliwość zastosowania odwrotne obciążenia w transakcjach zagranicznych dla produktu.
• brak możliwości wskazania powiązanych z produktem kodów JPK_V7

Uwaga

Jeśli w konfiguracji zostanie zmieniony parametr na Płatnik VAT. To wszystkie produkty będą miały na swojej karcie stawkę VAT: zwolniony. Stawkę VAT na produktach można zmienić za pomocą operacji seryjnej dostępnej z poziomu listy produktów. Więcej na ten temat w artykule: Jak seryjnie zmienić stawkę VAT na produktach

Przypisanie lub zmiana stawki VAT możliwe jest z poziomu listy produktów. Po zaznaczeniu jednej lub kilku pozycji, w menu kontekstowym dostępna jest opcja: Przypisz stawkę VAT.

Na wyświetlonym oknie należy wskazać odpowiednią stawkę VAT. Po wybraniu: Przypisz stawkę:

• stawka VAT zostanie przypisana do wybranych produktów
• zostanie przeliczona nowa cena sprzedaży w oparciu o wskazaną cenę netto/brutto
• zostanie wyliczona nowa cena zakupu brutto. Cena zakupu netto pozostaje bez zmian

Uwaga

Funkcjonalność jest dostępna jeśli w Konfiguracji/ Faktury ustawiona jest opcja: Płatnik VAT

Procedura SME (Small Medium-sized Enterprise) umożliwia małym firmom z siedzibą w Polsce korzystanie ze zwolnień z VAT obowiązujących w innych krajach UE. Oznacza to, że przedsiębiorca z Polski, który spełnia określone warunki, będzie mógł skorzystać ze zwolnienia z VAT obowiązującego np. w Niemczech czy Francji. Analogicznie, przedsiębiorcy z innych krajów UE będą mogli skorzystać ze zwolnienia z VAT obowiązującego w Polsce. Aby stosować procedurę SME przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie zawiadomienie i uzyskać numer identyfikacyjny EX. Numer ten składa się z prefiksu PL, aktualnego numeru NIP oraz sufiksu EX. Jak wystawić dokument sprzedaży w procedurze SME? Ponieważ procedura SME dotyczy transakcji pomiędzy krajami UE, na karcie kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument, należy ustawić status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny. Wystawiając dokument po wskazaniu kontrahenta, na dokumencie pojawi się dodatkowy parametr Procedura SME. Po jego zaznaczeniu wszystkie pozycje na dokumencie będą miały automatycznie ustawioną stawkę VAT: zwolniony, bez możliwości zmiany na inną.  Parametr Procedura SME dotyczy całej transakcji, stąd na jednym dokumencie nie można wprowadzić pozycji ze stawką VAT zwolniony oraz 0% lub nie podlega. Na wydruku takiego dokumentu w numerze NIP sprzedawcy zostanie dodany sufiks EX, tworząc wymagany numer identyfikacyjny EX. W przypadku przekształceń dokumentów, związanych z kolejnymi etapami sprzedaży (na przykład tworzenie faktury sprzedaży na podstawie faktury proforma czy oferty) - parametr Procedura SME jest dostępny do edycji i można zmienić jego ustawienie. W takim przypadku stawki na dokumencie zostaną zaktualizowane na 0% (dla towarów) lub nie podlega (dla usług). Procedura SME dotyczy dokumentów:

• faktury sprzedaży
• faktury zaliczkowe i finalne
• faktury proforma
• oferty
• dokumenty WZ

W przypadku wystawiania korekty do dokumentu parametr SME jest ustawiony identycznie jak na dokumencie korygowanym i zablokowany do edycji. Podobnie w przypadku wystawiania faktur zaliczkowych i finalnych - na wszystkich dokumentach powiązanych w jednym "łańcuszku" parametr jest przenoszony i zablokowany do edycji. Jak wprowadzić dokument zakupowy w procedurze SME? W sytuacji, gdy przedsiębiorca kupuje produkty do dostawcy korzystającego z procedury SME powinien:

• na karcie kontrahenta - dostawcy ustawić status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny,
• w numerze NIP na karcie kontrahenta wprowadzić sufix EX,
• na dokumencie zakupu zaznaczyć parametr Procedura SME,
• na pozycjach dokumentu zostanie automatycznie ustawiona stawka VAT zwolniony.

Parametr procedura SME jest dostępny na dokumentach zakupowych:

• faktury zakupu
• zamówienia u dostawcy
• dokumenty PZ

W przypadku przekształceń dokumentów (np. zamówienie u dostawcy do faktury zakupu) ustawienie parametru można zmieniać na kolejnych wystawianych dokumentach. Natomiast w przypadku wystawiania korekty - parametr jest przenoszony z dokumentu korygowanego i zablokowany do edycji. Zobacz także: Jak dodać nowy zapis do Rejestru sprzedaży VAT z procedurą SME?

W Comarch ERP XT wprowadziliśmy funkcję umożliwiającą oznaczanie rachunków bankowych jako nieaktywne, co pozwala ukryć nieużywane lub zamknięte konta bankowe i zapobiega ich przypadkowemu wykorzystaniu przy wystawianiu nowych dokumentów.  Kluczowe zmiany:

• Ukrycie nieaktywnych rachunków: Rachunki oznaczone jako nieaktywne nie będą dostępne podczas wystawiania i rozliczania dokumentów.
• Zachowanie spójności danych: Nieaktywne rachunki pozostaną widoczne na wcześniej wystawionych dokumentach.
• Oznaczenie na liście rachunków: Na liście rachunków bankowych nieaktywne pozycje są oznaczone w kolumnie "Status" i wyświetlane w kolorze szarym, co ułatwia ich identyfikację.

Nowy parametr: "Rachunek nieaktywny" i jego działanie: Na formularzu rachunku bankowego dodano nowy parametr: „Rachunek nieaktywny”, który można zaznaczyć, gdy dany rachunek nie jest już wykorzystywany. Domyślnie parametr jest odznaczony. Aby dezaktywować rachunek należy:

1. Przejść do sekcji "Moje rachunki bankowe" w ustawieniach użytkownika
2. Na wyświetlonej liście rachunków bankowych odnaleźć i zaznaczyć rachunek, który ma zostać oznaczony jako nieaktywny.
3. Odznaczyć opcję "Rachunek bankowy podstawowy", jeśli jest zaznaczona.​
4. Zaznaczyć pole "Rachunek nieaktywny" i zapisać zmiany.

 

Uwaga

Jeśli rachunek jest powiązany z szablonem faktury cyklicznej system wyświetli komunikat informujący o konieczności zmiany rachunku w szablonie przed jego dezaktywacją.

Uwaga

Jeśli rachunek jest ustawiony w Konfiguracji → Księgowość jako domyślny dla płatności do deklaracji (PLN/EUR) system poinformuje o konieczności zmiany ustawień przed oznaczeniem rachunku jako nieaktywnego.

Obsługa nieaktywnych rachunków przez system:

• Nowe dokumenty: Nieaktywne rachunki nie są dostępne do wyboru. System podstawia rachunek domyślny lub pierwszy dostępny w danej walucie.
• Edycja dokumentów: Rachunek nieaktywny pozostaje widoczny, ale oznaczony ikoną ostrzeżenia.
• Rozliczenia: Podczas rozliczania system nie podpowie nieaktywnego rachunku – domyślnie podstawiany będzie rachunek podstawowy lub pierwszy dostępny w danej walucie.
• Kopiowanie i przekształcanie dokumentów: Jeśli kopiowany lub przekształcany dokument zawiera nieaktywny rachunek, nowy dokument otrzyma rachunek domyślny w odpowiedniej walucie
• Korekty dokumentów: W przypadku korekty dokumentu z nieaktywnym rachunkiem – podstawiany jest rachunek tak jak przy wystawianiu nowego dokumentu.
• Faktury cykliczne: Przed oznaczeniem rachunku jako nieaktywnego należy zmienić go w szablonie faktury cyklicznej.

  Zobacz także: Jak dodać nowy rachunek? Jak wskazać rachunek bankowy na fakturze?