Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jak rozpocząć wysyłanie faktur do KSeF w Comarch ERP XT?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Od stycznia 2022 roku można skorzystać z systemu dobrowolnie, natomiast w 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.
Krok 1: Wygeneruj token
W Konfiguracji na zakładce KSeF należy wskazać środowisko KSeF, do którego będą wysyłane dokumenty:
- środowisko przedprodukcyjne (inaczej demo) służy do testowego wysyłania faktur, w celu zapoznania się z systemem,
- środowisko produkcyjne służy do rejestracji faktur w celach podatkowych.
Po wybraniu środowiska KSeF należy wygenerować odpowiedni token służący do wymiany danych. Podczas generowania tokenu podatnik musi autoryzować się na platformie KSeF za pomocą swojego certyfikatu. Token zapisywany jest na danym koncie i na późniejszym etapie wymiana danych z KSeF jest już realizowana w oparciu o token, bez potrzeby wykorzystania certyfikatu podczas autoryzacji.
W przypadku zmiany środowiska z demo na produkcyjne należy usunąć token wygenerowany dla środowiska przedprodukcyjnego i wygenerować nowy dla środowiska produkcyjnego.
Krok 2: Ustaw uprawnienia dla Użytkowników
W Comarch ERP XT wymiana danych z KSeF jest możliwa dla Użytkowników konta z nadanymi odpowiednimi uprawnieniami. Uprawniania można nadać z formularza Użytkownika dostępnego z poziomu listy w ustawieniach.
Dla każdego Użytkownika można ustawić dwa rodzaje uprawnień:
- prawo do wysyłania dokumentów do KSeF i odbierania UPO – po nadaniu uprawnienia w programie pojawiają się dla poszczególnych dokumentów opcje związane z KSeF. Wysyłka do KSeF jest realizowana na żądanie, opcje pojawiają się na formularzu dokumentu spełniającego warunki wysyłki lub po zaznaczeniu dokumentu na liście.
- ustawienie automatycznej wysyłki dokumentów do KSeF spowoduje, że przy zatwierdzeniu dokumentu spełniającego warunki wysyłki jest on automatycznie wysyłany do KSeF, bez konieczności wykonywania dodatkowych akcji przez Użytkownika.
Krok 3: Wyślij dokument do KSeF
Do KSeF można wysyłać dokumenty typu: faktury sprzedaży, faktury zaliczkowe i finalne, faktury VAT Marża oraz korekty. Aby zarejestrować dokument w KSeF, należy go zatwierdzić.
W zależności od ustawień uprawnień operatora dokument zostaje wysłany do KSeF:
- bezpośrednio po zatwierdzeniu – jeśli ma ustawiony w swoich uprawnieniach parametr o automatycznym wysyłaniu dokumentów
- ręcznie – jeśli parametr jest odznaczony, Użytkownik musi sam wywołać wysłanie do KSEF. Opcja jest dostępna na liście po zaznaczeniu dokumentu lub z poziomu otwartego formularza, w menu kontekstowym.
Jeśli dokument zostanie poprawnie przyjęty do KSeF – w Comarch ERP XT wyświetlony zostanie potwierdzający to komunikat. Dokument uzyskuje status Trwa przetwarzanie.
Krok 4: Odbierz UPO
W kolejnym etapie w KSeF rozpoczyna się weryfikacja poprawności przesłanego dokumentu. Jeśli przetwarzanie dokumentu zakończy się sukcesem – otrzymuje on m.in. swój numer w KSeF i wtedy jest traktowany jako wprowadzony do obiegu prawnego.
Dla takiego dokumentu Użytkownik może w programie Comarch ERP XT pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Może to zrobić z poziomu formularza dokumentu lub po zaznaczeniu dokumentu na liście. Istnieje również możliwość seryjnego odbioru UPO dla wielu zaznaczonych dokumentów na liście.
Pobranie UPO jest ostatnim etapem rejestracji dokumentu w KSeF. W momencie pobierania UPO na dokumencie zapisywany jest jego numer nadany w KSeF.
Zarówno status dokumentu w KSeF, jak i jego numer w KSeF można sprawdzić:
- na liście dokumentów, gdzie dostępne są dwie nowe kolumny przedstawiające status w KSeF oraz numer w KSeF,
- na formularzu dokumentu, na zakładce KSeF.
Co to jest tryb awaryjny i kiedy należy z niego korzystać?
W sytuacji, gdy rejestracja dokumentu na platformie KSeF nie jest możliwa (na przykład platforma nie jest chwilowo niedostępna) istnieje możliwość wystawienia dokumentu w tzw. trybie awaryjnym. W takiej sytuacji należy na formularzu dokumentu na zakładce KSeF zaznaczyć odpowiedni parametr. Dokument wystawiony w trybie awaryjnym nie będzie już rejestrowany w KSeF (dla takiego dokumentu opcja wysłania do KSeF nie jest dostępna).
Czy każda korekta może być zarejestrowana w KSeF?
Rejestracja korekt w KSeF jest możliwa tylko w przypadku, gdy dokument korygowany również został wysłany do KSeF i odebrano dla niego UPO.
Czy można anulować dokument wysłany do KSeF?
Możliwość anulowania dokumentu zależy w głównej mierze od środowiska KSeF wybranego w konfiguracji konta:
- w przypadku środowiska testowego dokument można anulować nawet, jeśli został wysłany do KSeF,
- w przypadku środowiska produkcyjnego anulowanie dokumentu jest możliwe tylko do momentu jego wysłania do KSeF. Później opcja anulowania nie jest już dostępna.
