Usługa Comarch OCR – jak dodawać dokumenty do rejestru VAT zakupu na podstawie skanów?

Comarch OCR to usługa, która pozwala na odczytanie zdjęcia/skanu faktury i wprowadzenie dokumentu do rejestru VAT zakupu w Comarch ERP XT.

Uwaga
Do uruchomienia usługi wystarczy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane, potwierdzić zgodę i kliknąć „Prześlij”. Każdy Użytkownik Comarch ERP XT może odczytać miesięcznie 20 dokumentów.

Jakie dokumenty rozpoznajemy i jakie dane z dokumentów odczytujemy?

Comarch OCR rozpoznaje dane z faktur zakupu w walucie PLN. Rozpoznawane są zarówno faktury z pojedynczych plików (jedna faktura to jeden plik) oraz wiele faktur znajdujących się w jednym pliku pdf.

Rozpoznawane są następujące dane:

  • numer NIP – po znalezieniu numeru NIP sprzedawcy jest on sprawdzany w rejestrze GUS, po czym na dokument w rejestrze zakupu VAT przenoszone są dane pobrane z GUS,
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego.

Jakich dokumentów nie potrafi jeszcze rozpoznać i przetworzyć usługa Comarch OCR

  • nie są obsługiwane faktury wypisywane odręcznie
  • nie są obsługiwane faktury zaliczkowe
  • nie są obsługiwane rachunki
  • nie są obsługiwane paragony
  • nie są obsługiwane dokumenty w walutach obcych.

Jak robić zdjęcia lub skany

Podczas pracy z Comarch OCR aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych trzeba zwrócić uwagę na poniższe informacje:

  • potrzebny jest dobrej jakości skan dokumentu lub zdjęcie dokumentu w formacie jpg lub pdf,
  • skan dokumentu/zdjęcie powinny być wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie,
  • maksymalny rozmiar pliku to 2 MB.

Zadbaj o dobrą jakość graficzną obrazu faktury. Zdjęcia faktury rób przy dobrym oświetlaniu.

Generuj obraz w pionie (zgodnie z poprawnym widokiem do czytania) i możliwie bez przekrzywień.

Zadbaj, aby na generowanym obrazie były wszystkie informacje i nie ulegały obcięciu informacje na marginesie dokumentu (np. NIP, numer faktury).

Przetwarzanie dokumentów

Po podpisaniu regulaminu, możesz już zacząć korzystać z usługi. W Rejestrze zakupu wybierz przycisk [OCR]. Następnie wskaż z dysku pliki z fakturami, które chcesz wczytać. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów, na ekranie widoczne jest okno z listą przetwarzanych dokumentów. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie czy z błędem. Wraz z dodaniem zapisu w rejestrze, na zakładce Załączniki zapisywany jest również plik, z którego został odczytany dokument.

Usługa Comarch OCR nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów wprowadzona jest kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:

  • numer dokumentu
  • numer NIP
  • kwota netto
  • data wystawienia

Weryfikacja przetworzonych dokumentów

Po zakończeniu przetwarzania, w rejestrze zakupu automatycznie ustawiany jest filtr Rodzaj: OCR – Dzisiaj. Wczytane dokumenty zostaną oznaczone czerwonym statusem OCR – niezweryfikowane.

Dokumenty przetworzone przez Comarch OCR, które trafiły do rejestru zakupu VAT powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych. Weryfikacji można dokonać pojedynczo dla poszczególnych dokumentów lub skorzystać z funkcji seryjnej weryfikacji – opcja dostępna w menu dla dokumentów zaznaczonych na liście. 

Niezweryfikowane dokumenty, otwierane są na specjalnym widoku, aby użytkownik mógł porównać skan faktury z danymi, jakie zostały odczytane.

Szczególną uwagę podczas weryfikacji zwracamy na dane, które są rozpoznawane:

  • numer NIP,
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego.

Użytkownik może również wybrać na tym formularzu Kategorię wydatku. Na jej podstawie, automatycznie zostaną ustawione pola Rodzaj, Kolumna księgi oraz Pole VAT-7 na pozycjach z dokumentu. Dodatkowo nazwa kategorii zostanie ustawiona w polu Opis księgowy. Zapis formularza spowoduje oznaczenie dokumentu jako zweryfikowany, a także wygenerowanie zapisów w Księdze podatkowej zgodnie z ustawionymi Kolumnami księgi. Jeśli wybrano płatność kartą lub gotówką, przy zapisie dokument zostanie automatycznie rozliczony.

Inne powiązane artykuły:

Jak wskazać kategorie wydatku na dokumentach kosztowych?

Czy ten artykuł był pomocny?