Kategorię wydatku dla dokumentów kosztowych można wskazać na karcie kontrahenta, na dokumentach w rejestrze VAT zakupu oraz na oknie podwójnego widoku podczas weryfikacji dokumentu utworzonego na podstawie OCR.
Na karcie kontrahenta w sekcji Księgowe w polu ‘Kategoria wydatku’ istnieje możliwość wyboru odpowiedniej kategorii wydatku spośród opcji dostępnych na liście.
Wybór lub zmiana kategorii wydatku będzie możliwa na dokumentach w rejestrze VAT zakupu, a także na oknie weryfikacji dokumentu odczytanego przez OCR. Jeśli kontrahent ma wybraną kategorię domyślną i zostanie rozpoznany przez usługę OCR, kategoria zostanie automatycznie uzupełniona na zapisie. Domyślna kategoria kontrahenta będzie też przenoszona na dokumenty VAT zakupu dodawane ręcznie.
Na podstawie wybranej kategorii wydatku automatycznie zostaną ustawione pola Kolumna księgi, Pole w JPK_V7 oraz Rodzaj na pozycjach z dokumentu. W tabeli poniżej zostało przedstawione ustawienie wyżej wymienionych pól w zależności od wybranej kategorii wydatku:
| Kategoria | Kolumna księgi | Pole w JPK_V7 | Rodzaj |
| Artykuły biurowe | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Towary |
| Inne | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Paliwo | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Towary |
| Towary i materiały | 10. Zakup towarów | (P_42) Nabycie pozostałe | Towary |
| Energia | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Gaz | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Internet i telefon | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Ubezpieczenie | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Usługi księgowe | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Transport | 11. Koszty uboczne | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Wyposażenie | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Towary |
| Środki trwałe | Nie księgować | (P_40) Nabycie środków trwałych | Towary |
| Czynsz | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
| Delegacje | 13. Pozostałe | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
Nazwa kategorii zostanie przeniesiona do pola „Opis księgowy” na dokumencie VAT zakupu oraz do pola „Opis” na formularzu zapisu w Księdze Podatkowej.
Wybór kategorii wydatku nie wpływa na ustawienie w kolumnie 'Pole w JPK_V7′ dla pozycji zawierającej wartość 'Nie uwzględniaj w pliku JPK_V7′.
Jeżeli kategoria wydatku nie zostanie wybrana, domyślnie zostaną ustawione wartości w kolumnach zgodnie z tabelą zaprezentowaną poniżej:
| Kolumna księgi | Pole w JPK_V7 | Rodzaj |
| 10. Zakup towarów | (P_42) Nabycie pozostałe | Usługi |
