Dokumenty RW i PW służą do rejestrowania w systemie różnic w stanie magazynowym towarów, które nie wynikają z przeprowadzanych operacji handlowych. Dokumenty są dostępne tylko w pakietach zawierających moduł Magazyn. Listy dokumentów są dostępne w menu Magazyn. Na dokumenty typu PW i RW można wprowadzać tylko produkty o statusie towar z kontrolą stanu. Dokument typu Przychód Wewnętrzny wprowadza towar do magazynu. Na PW możliwe jest ustalenie ceny, po jakiej towar ma być wprowadzony do magazynu. Dokument można zapisać lub zatwierdzić na stałe. Dokument zapisany, ale jeszcze nie zatwierdzony, nie aktualizuje stanu w magazynie. Wprowadzenie towaru do magazynu następuje w momencie zatwierdzenia dokumentu. Dokument typu Rozchód Wewnętrzny służy do zdjęcia towaru z magazynu. Wystawiając dokument RW możliwość ustalenia ceny jest zablokowana. Wartość i cena towaru jest ustalana w momencie zapisu bądź zatwierdzenia dokumentu, w oparciu o dostawy, które zostały zdjęte z magazynu. Dokumenty RW i PW są również automatycznie tworzone w przypadku:

• zmiany stanu towaru bezpośrednio na karcie produktu,
• zatwierdzenia arkusza inwentaryzacyjnego.

Dokumenty utworzone automatycznie posiadają na liście status Istnieje arkusz. Takie dokumenty są od razu zatwierdzone i nie można ich anulować.

Dokumenty magazynowe WZ są wystawiane w momencie, gdy istnieje potrzeba wydania towaru z magazynu dla kontrahenta, ale nie ma jeszcze możliwości wystawienia potwierdzającej sprzedaż faktury. Dokumenty mogą być również wykorzystane w sytuacji, gdy kontrahent wielokrotnie pobiera towar z magazynu, a dopiero po pewnym czasie wystawiana jest dla niego jedna faktura zbiorcza potwierdzająca całość sprzedaży. Dokument WZ jest też rejestrowany w systemie automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu handlowego (faktury sprzedaży raz faktury VAT Marża, paragonu, rachunku. Dokument WZ zdejmuje towar z magazynu (niezależnie od tego, czy jest zapisany czy zatwierdzony), natomiast nie tworzy jeszcze płatności i nie zwiększa zobowiązań kontrahenta. Płatność jest rejestrowana dopiero po wystawieniu dokumentu handlowego: faktury sprzedaży, paragonu czy rachunku i to dokument handlowy podlega rozliczeniom. Analogicznie dokumenty PZ można wystawiać w momencie, gdy towar można już wprowadzić do magazynu, ale jeszcze nie posiadamy faktury potwierdzającej zakup. Towar jest wprowadzany do magazynu po zatwierdzeniu dokumentu PZ i jest już dostępny do sprzedaży. Na podstawie jednego lub wielu dokumentów PZ można następnie wprowadzić fakturę zakupu i dokonać rozliczenia z dostawcą. Lista dokumentów WZ i PZ jest dostępna w menu bocznym w grupie Magazyn. Są one dostępne w pakietach zawierających moduł Magazyn. Inne artykuły powiązane: Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

Użytkownicy Comarch ERP XT mają możliwość zaimportowania do programu danych swoich kontrahentów i produktów. Schemat postępowania dla importu danych kontrahentów i produktów jest taki sam. Aby wykonać import danych należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Kontrahenci/Produkty i w menu kontekstowym „Importuj dane z arkusza Excel”. Krok drugi – wybieramy, czy chcemy dodać nowe dane, czy też zaktualizować istniejące. Aby dodać nowe:

Dopisanie nowych produktów/kontrahentów do listy – podczas importu danych program weryfikuje na podstawie nazwy, czy istnieje już taki kontrahent na liście i dopisuje go do listy lub pomija, w zależności od ustawienia parametru.

Wybieramy opcję: Importuj nowych kontrahentów (Importuj nowe produkty) i kolejno  klikając w przycisk "Mam gotowy arkusz" a następnie "Wskaż plik" wskazujemy plik  z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy przycisk "Importuj dane".

Uwaga

Jeśli dokonujemy importu z danego pliku po raz kolejny, to powinniśmy zaznaczyć parametr "Pomijaj istniejące produkty i kontrahentów". Pozwoli to uniknąć zdublowania danych na naszych listach.

Po zakończeniu importu danych otrzymamy komunikat o przebiegu operacji. Jeśli import jakichś danych zakończy się niepowodzeniem, to odpowiednia informacja pojawi się w komunikacie. Należy poprawić takie dane w arkuszu i wykonać import ponownie.

Aby zaktualizować istniejące: Wybieramy opcję: Aktualizuj istniejących kontrahentów (Aktualizuj istniejące produkty) i kolejno  klikając w przycisk "Mam gotowy arkusz" a następnie "Wskaż plik" wskazujemy plik  z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy przycisk "Importuj dane".

Aktualizacja powiedzie się w przypadku, gdy arkusz zawiera kolumnę z ID kontrahenta/ produktu na podstawie którego rozpoznawany jest kontrahent/ produkt. Aby przygotować arkusz z ID najlepiej skorzystać z opcji Pobierz arkusz na oknie importu. Dopiero na tak przygotowanym arkuszu należy wprowadzać zmiany do aktualizacji.

Uwaga

Aby dane zaimportowały się do programu poprawnie, arkusz musi mieć ściśle określoną strukturę i nazwę. Należy pamiętać, że nazwa pliku nie jest tym samym co nazwa arkusza. Plik może posiadać dowolną nazwę, natomiast nazwa Kontrahenci (Towary) dotyczy konkretnego arkusza w danym pliku.

Arkusz musi zawierać określone kolumny, gdzie w pierwszym wierszu podane są nagłówki kolumn. Podczas importu program na podstawie tych nagłówków rozpoznaje, jakie dane są zapisane w danej kolumnie i importuje je do określonego pola w programie. W jednym pliku xls mogą być równocześnie utworzone dwa arkusze: jeden zawierający informacje o kontrahentach i drugi z produktami. Wówczas podczas importu danych najpierw program zaczyta informacje o kontrahentach, a potem o towarach. Pod koniec importu zostanie wyświetlony komunikat z informacją, ile pozycji zostało poprawnie zaimportowanych.

Zobacz także:

Jak powinna wyglądać struktura arkusza, z którego importujemy dane kontrahentów?

Jak powinna wyglądać struktura arkusza, z którego importujemy dane produktów?

Aby mieć dostęp do opcji związanych z kontrolą stanów magazynowych, konieczne jest wykupienie pakietu „Magazyn”.

Kontrola stanów magazynowych jest dostępna dla produktów dodanych jako „Towary” i które mają zaznaczony parametr „Kontrola stanu towaru w magazynie”. Ewidencja stanów magazynowych w programie oparta jest na metodzie FIFO. Użytkownik może sprawdzić z jakich dostaw pochodzi towar w magazynie zaznaczając kartę odpowiedniego towaru i wybierając z menu kontekstowego opcję „ Dostawy”.

Dodanie faktury sprzedaży, rachunku, paragonu oraz dokumentu WZ, powoduje automatyczne zmniejszenie stanu magazynowego danych towarów, niezależnie czy dokument został zapisany czy zatwierdzony. Wprowadzenie faktury zakupu oraz dokumentu PZ powoduje zwiększenie stanu magazynowego danego towaru dopiero wtedy, gdy dokument zostanie zatwierdzony na stałe.

Uwaga

Wartość towaru w magazynie zawsze wykazywana jest w walucie PLN. W przypadku zatwierdzenia faktury zakupu wystawionej w walucie obcej wartość towaru wprowadzanego do magazynu zostanie przeliczona na PLN wg kursu podanego na fakturze zakupu.

Wystawienie faktury proforma oraz zamówienia u dostawcy nie wpływa na zmianę stanów w magazynie.

Wprowadzenie korekty dokumentu wpływa na stan danego towaru dopiero po jej zatwierdzeniu na stałe.

Fakturę sprzedaży (paragon, rachunek) można wystawić tylko do dokumentów, które są zatwierdzone i nie zostały wcześniej przekształcone do dokument handlowego. Po zaznaczeniu jednego lub kilku dokumentów WZ na liście, w menu kontekstowym dostępna jest opcja przekształcenia do dokumentu handlowego: faktury sprzedaży, paragonu lub rachunku. Opcja przekształcenia do paragonu lub rachunku dostępna jest tylko dla dokumentów wystawionych w cenach brutto. Podczas przekształcania kilku dokumentów WZ do jednej faktury sprawdzane jest kilka warunków i jeśli któryś z nich nie jest spełniony – przekształcenie zostanie zablokowane. Podczas przekształcenia sprawdzane jest, czy dokumenty WZ:

• są wystawione dla tego samego kontrahenta,
• są wystawione w takich samych cenach: netto lub brutto,
• są wprowadzone w takiej samej walucie i wg tego samego kursu.

Na tworzony dokument handlowy przenoszone są dane z WZ, a możliwość ich edycji jest częściowo zablokowana. Nie można zmienić kontrahenta, waluty ani notowania. Również data sprzedaży jest ustawiana w oparciu o datę WZ i nie ma możliwości jej zmiany. Na dokument sprzedaży przenoszone są wszystkie pozycje z zaznaczonych WZ. Nie ma możliwości ich edycji ani usunięcia. Na dokumencie sprzedaży nie ma możliwości dopisywania nowych pozycji o statusie „towar” z zaznaczoną kontrolą stanu w magazynie. Jeśli istnieje konieczność dodania nowego towaru na fakturze należy wcześniej wystawić dokument WZ na brakujący towar i dopiero wtedy przekształcić WZ do faktury (paragonu, rachunku). Na fakturze utworzonej na podstawie dokumentów WZ można dopisywać jedynie pozycje, dla których nie jest prowadzona kontrola stanu magazynowego. Dokument magazynowy, który został już przekształcony do handlowego, jest oznaczony na liście statusem Istnieje dokument sprzedaży. Powiązane dokumenty handlowe można zobaczyć wybierając w menu kontekstowym dokumentu opcję: Pokaż fakturę/ Pokaż rachunek/ Pokaż paragon. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego?

Dokument magazynowy można anulować, jeśli nie został jeszcze przekształcony do dokumentu handlowego. Anulowanie dokumentu jest również niedostępne w przypadku, gdy istnieje do niego dokument korygujący. W takim przypadku należy najpierw anulować korektę, a dopiero potem właściwy dokument. Opcja anulowania jest dostępna z formularza dokumentu, w menu kontekstowym wyświetlanym pod przyciskiem trzech kropek. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

Korektę do dokumentu można wystawić tylko dla dokumentów, które są zatwierdzone i nie zostały jeszcze przekształcone do dokumentu handlowego. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym po zaznaczeniu dokumentu na liście. Jeśli dokument WZ został już przekształcony, korektę należy wystawić do dokumentu handlowego. W takim przypadku automatycznie powstanie korekta do powiązanego dokumentu magazynowego. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? W jaki sposób tworzone są dokumenty WZ i PZ do dokumentu handlowego? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

W programie istnieje możliwość nadania kodów kontrahentom i produktom. Program pilnuje unikalności kodów, co oznacza, że na jednym koncie nie mogą wystąpić dwa produkty/ kontrahenci o identycznym kodzie.

Domyślnie podczas dodawania w programie nowego kontrahenta/produktu, kod będzie dodawał się automatycznie, wg schematu K/000001, K/000002… oraz P/000001, P/000002…

Istnieje również możliwość ręcznego dodania kodu. Wystarczy, że podczas wprowadzania kontrahenta/produktu do programu w polu Kod wpiszemy własną wartość (nowy kod nie może być zapisany już na innej karcie).

Możliwa jest również edycja kodów kontrahentów i produktów, które są już w naszej bazie. Wystarczy, że na karcie kontrahenta/produktu wpiszemy nową wartość w polu Kod (nowy kod musi być unikatowy, niewykorzystywany przez innych kontrahentów/produkty).

W tym artykule opisaliśmy, jak na bieżąco kontrolować stan swojego magazynu w ramach pakietu „Magazyn”. Taka kontrola możliwa jest dla produktów, które zostały dodane jako towary i mają zaznaczony parametr „Kontrola stanu towaru w magazynie”.

 

Istnieje możliwość ręcznej zmiany stanu towaru w magazynie. Aby tego dokonać należy:

Krok pierwszy – na karcie produktu klikamy na ikonkę kłódki w celu odblokowania pola ilości.

Krok drugi – w uaktywnione okienko z ilością towaru należy wpisać nową ilość. Po dokonaniu poprawek zapisujemy zmiany.

Uwaga

Po zapisaniu zmian w programie wygeneruje się automatycznie arkusz inwentaryzacyjny oraz dokument PW lub RW. Zmian w stanie danego towaru można również dokonać dodając nowy arkusz inwentaryzacyjny i wprowadzając tam informacje o stanie towaru.

W artykule opisaliśmy, jak w kilku krokach wykonać spis z natury. Opcja ta jest dostępna w ramach pakietu zawierającego „Magazyn”. Spis z natury,  w przeciwieństwie do zatwierdzonego arkusza inwentaryzacyjnego, nie będzie wpływał na stan towaru w magazynie, a jedynie będzie stanowić dokument potwierdzający ilość i wartość towarów posiadanych na dany dzień. Aby dodać spis z natury należy:

Krok pierwszy – wybrać Magazyn >>> Inwentaryzacja >>> obok przycisku "Dodaj arkusz inwentaryzacyjny" kliknąć strzałkę w dół i wybrać "Dodaj spis z natury".

Krok drugi – pojawi się nam formularz automatycznie uzupełniony przez program. Formularz zawiera automatycznie wszystkie towary z oznaczoną kontrolą stanu. Tych elementów nie możemy w żaden sposób modyfikować. Natomiast, jeśli zaistnieje taka konieczność, możemy dodać ręcznie towary, które nie mają zaznaczonej kontroli stanu lub wprowadzić elementy, które w ogóle nie mają założonych kart w programie.

Dodatkowo na spisie z natury możemy ustawić numer spisu (jeśli ma być inny niż podpowiadany przez program) oraz wprowadzić opis.

Uwaga

Dla towarów dodawanych ręcznie po uzupełnieniu czterech pierwszych kolumn ostatnia kolumna (wartość) zostaje wyliczona przez program.

W celu ułatwienia identyfikacji danych towarów na formularzu, istnieje możliwość dodania kolumny „Kod”, w której będzie pokazany kod danego produktu z jego karty. Aby dodać tą kolumnę należy wybrać ikonę koła zębatego widocznego po prawej stronie nagłówka kolumn i zaznaczyć kolumnę do wyświetlenia.

Krok trzeci – zapisujemy bądź zatwierdzamy spis na stałe. W przypadku jeśli posiadamy pakiet zawierający „Księgowość” - wybranie przycisku "Zatwierdź na stałe" powoduje zaksięgowanie spisu z natury z datą dokonania spisu do kolumny (15) w księdze podatkowej.

Uwaga

W przypadku, gdy generujemy spis z natury w dniu 31 grudnia po wybraniu opcji  „Zatwierdź na stałe” na ekranie pojawi się pytanie: Czy chcesz wygenerować zapis KPiR z datą 1 stycznia prezentujący spis z natury? Po wybraniu opcji Tak, wygenerowany zostanie zapis KPiR z datą 31.12 oraz identyczny zapis z datą 01.01 kolejnego roku. Automatycznie wygenerowany zapis prezentujący spis z natury na dzień 1 stycznia zostanie zapisany z numerem z roku poprzedniego. W przypadku wyboru odpowiedzi Nie zostanie wygenerowany tylko zapis z data 31.12, natomiast zapis na początek roku Użytkownik będzie musiał dodać ręcznie.

Możliwość inwentaryzacji jest dostępna w pakiecie "Magazyn". Pierwsza opcja to dodanie pustego arkusza inwentaryzacyjnego, w którym będziemy ręcznie uzupełniać stan naszych towarów. Druga – to dodanie wypełnionego już przez program arkusza.

Arkusz inwentaryzacyjny to dokument prezentujący stany ilościowe towaru na dzień wprowadzenia arkusza. Oprócz kolumn: Nazwa towaru/usługi, jm (jednostka miary), Stan wg programu arkusz zawiera kolumnę Stan wg spisu, w której Użytkownik powinien wprowadzić faktyczną ilość towaru w magazynie, o ile odbiega od stanu wyliczonego przez program. Dodatkowo na arkuszu znajduje się również kolumna Różnica – gdzie prezentowana jest różnica pomiędzy stanem wg programu, a stanem ze spisu.

Wartość przyjmowanego towaru jest określana w oparciu o cenę zakupu podaną na karcie towaru. W przypadku ceny zakupu podanej w walucie obcej wartość wprowadzanego towaru zostanie przeliczona na PLN w oparciu o cenę i aktualny kurs średni NBP.

Dodanie pustego arkusza inwentaryzacyjnego i ręczne wpisanie danych: Krok pierwszy – wybieramy Magazyn >>> Inwentaryzacja i wybieramy opcję „Dodaj arkusz inwentaryzacyjny”.

Krok drugi – na wyświetlonym formularzu wpisujemy dane dotyczące inwentaryzacji poszczególnych produktów. Aby dodać nowy wiersz w arkuszu należy kliknąć w polu „nazwa produktu lub usługi” i wybrać z listy odpowiednią pozycję. Na liście produktów do wyboru pojawią się tylko towary, które mają zaznaczoną opcję kontroli stanu. W celu ułatwienia identyfikacji danych towarów na formularzu, istnieje możliwość dodania kolumny „Kod”, w której będzie pokazany kod danego produktu z jego karty. Aby dodać tą kolumnę należy wybrać ikonę koła zębatego widocznego po prawej stronie nagłówka kolumn i zaznaczyć kolumnę do wyświetlenia.

Ważne! W Polu „Stan wg programu” widoczny jest aktualny stan towaru wyliczony w programie. Użytkownik ma możliwość edytowania pola „Stan wg spisu” oraz „Różnica”.

Krok trzeci – po wprowadzeniu wszystkich danych zapisujemy bądź zatwierdzamy na stałe arkusz.

Ważne! Zatwierdzenie arkusza powoduje zmiany w stanach produktów na takie, jakie wskazaliśmy na arkuszu oraz generuje odpowiednie dokumenty RW (w przypadku straty) oraz PW (w przypadku nadwyżki).

Dodanie arkusza wypełnionego przez program

Opcja ta jest przydatna, gdy w firmie przeprowadzamy pełną inwentaryzację, obejmującą wszystkie towary. Program sam uzupełni arkusz inwentaryzacyjny na podstawie stanów magazynowych, a my będziemy musieli jedynie porównać stan widoczny w programie ze stanem wynikającym z dokonanego spisu i wprowadzić ewentualne różnice. Na arkuszu wypełnionym nie możemy dodawać nowych elementów, natomiast mamy możliwość edycji stanu rzeczywistego dla każdego towaru.

Aby wprowadzić taki arkusz: Krok pierwszy - wybieramy Magazyn >>> Inwentaryzacja i w menu kontekstowym wybieramy opcję „Dodaj arkusz wypełniony”. Krok drugi – pojawi się nam arkusz z uzupełnionymi już danymi. Użytkownik ma możliwość edycji kolumn: „Stan wg spisu”, „Różnica” oraz „Opis”. Po naniesieniu zmian możemy zapisać lub zatwierdzić arkusz.

Ważne! Zatwierdzenie arkusza powoduje zmiany w stanach produktów oraz generuje odpowiednie dokumenty.

Na liście arkuszy inwentaryzacyjnych, po zaznaczeniu jednego z nich, w menu kontekstowym pod trzema kropeczkami znajduje się opcja: Dokumenty -  wyświetla listę dokumentów wewnętrznych (RW/PW). Dokumenty te są standardowo tworzone podczas zatwierdzania arkusza jeśli wykazano na nim różnicę między stanem towaru wyliczonym przez system a ilościami ze spisu. Z poziomu listy dokumentów powiązanych RW i PW Użytkownik będzie miał możliwość podglądu takiego dokumentu, wykonania wydruku oraz wysłania e-mailem.

W tym artykule opisaliśmy w jaki sposób możemy zarządzać naszymi produktami w programie Comarch ERP XT. Nowy produkt możemy wprowadzić poprzez wybranie Faktury >> Produkty i klikając na ikonkę plusa (w prawym górnym rogu). Wyświetli się nam formularz, który jest podzielony na zakładki:

• Formularz
• Zdjęcia
• POS
• e-Sklep

Zakładka „Formularz" podzielona jest na sekcje:

• Ogólne
• Sprzedaż
• Zakup
• Zagraniczne stawki VAT
• Kody produktu
• Parametry
• Księgowe
• Dodatkowe

W sekcji „Ogólne” ustawiamy parametry naszego produktu. Możemy tam ustawić nazwę produktu. W tej sekcji mamy możliwość wpisania, w jakich jednostkach miary będziemy ewidencjonować nasz produkt. Dalszą pozycją jest stawka VAT. Mamy tutaj wybór stawki, jaką jest opodatkowany nasz produkt.

Możemy także określić rodzaj naszego produktu, a więc czy jest to usługa, czy też towar. Jeśli zaznaczymy „Towar” wyświetli się dodatkowo pole, w którym możemy wpisać jego stan (to pole odblokowujemy poprzez kliknięcie na ikonę kłódki). Kontrola stanu w magazynie jest dostępna dla posiadaczy pakietów zawierających „Magazyn”.

Sekcje „Sprzedaż” i „Zakup” posiadają zbliżoną budowę. Możemy w nich określić walutę, w jakiej będziemy sprzedawać/kupować nasz produkt. Możemy podać także cenę netto i brutto. Wpisując jedną z nich program automatycznie obliczy tę drugą w oparciu o stawkę VAT, którą podaliśmy w sekcji „Ogólne”.

W sekcji „Zagraniczne stawki VAT” należy przypisać stawki VAT obowiązujące w poszczególnych Państwach Unii Europejskiej. Stawki te będą wykorzystywane na dokumentach sprzedażowych, na których zostanie zastosowany rodzaj transakcji: Procedura OSS.

W sekcji „Kody produktu" możemy ustawić kod produktu - domyślnie ustawione jest automatyczne nadawanie kodów, jednak możemy ręcznie wpisywać własne kody. Następnie możemy podać symbol PKWiU produktu oraz wprowadzić kod EAN oraz kod CN.

W sekcji „Parametry" możemy wybrać, czy produkt podlega mechanizmowi podzielonej płatności i/albo odwrotnemu obciążeniu w transakcjach zagranicznych.

W sekcji „Księgowe" mamy możliwość wybrania kolumny księgi, w której zostanie ujęta sprzedaż/zakup produktu (opcja dostępna jeśli w konfiguracji ustawiony jest rodzaj księgowości: Księga podatkowa) bądź stawki ryczałtu dla sprzedaży (jeśli ustawiony jest rodzaj księgowości: Ewidencja ryczałtowa). W tej sekcji możemy ustalić kod JPK_V7 dla produktu oraz wpisać % wartości księgowanej w koszty. Ta opcja jest dostępna tylko dla posiadaczy pakietów z księgą podatkową albo księgą handlową

W sekcji „Dodatkowe" możemy wgrać zdjęcie naszego produktu. Posiadamy tutaj dwie możliwości: wgrywamy zdjęcie z Internetu, bądź z dysku. Po kliknięciu na „Wgraj z dysku”, wyświetli się nam okienko, w którym będziemy mogli wskazać, skąd program ma wczytać zdjęcie produktu. Wybierając „Wgraj z Internetu” pokaże się okno, gdzie możemy wskazać pod jakim hasłem program ma przeszukać sieć w celu znalezienia zdjęcia. Wyniki szukania pokażą się poniżej, wystarczy zaznaczyć odpowiednie zdjęcie i kliknąć na „Zapisz”, by wgrać zdjęcie. Zapisanego zdjęcia z karty produktu nie można usunąć. Jest możliwość zmiany poprzez wgranie kolejnego, które zastępuje zdjęcie poprzednio dodane.

Ostatnim polem w tej sekcji jest „Opis”. Tutaj możemy wpisać opis naszego produktu, który może być później automatycznie przenoszony na faktury. Wystarczy tylko zaznaczyć parametr „Kopiuj opis na dokument”.

Na zakładce „Zdjęcia" można dodać zdjęcia dla produktu.

Na zakładce „POS" można dodać Produkty powiązane, wyświetlane w aplikacji Comarch ERP XT POS.

Ostatnia zakładka „e-Sklep” umożliwia sprzedaż i uzupełnienie danych produktu dla Comarch e-Sklep lub e-Sale. By móc to robić musimy zamówić Comarch e-Sklep/e-Sale. Każdy użytkownik może skorzystać z 30 dni bezpłatnej wersji demo w celu zapoznania się z jego możliwościami.

Zobacz także:

Jak aktualizowane są dane na karcie produktu?

Jak seryjnie zmienić stawkę VAT na produktach?

W tym artykule opisaliśmy, w jaki sposób możemy eksportować dane kontrahentów lub produktów do arkusza Excel. Schemat postępowania jest identyczny zarówno dla kontrahentów, jak i produktów. W tym celu należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Kontrahenci/Produkty >>> w menu wybieramy opcję „Eksportuj dane do arkusza Excel”.

Krok drugi - Po wybraniu opcji „Eksportuj dane do arkusza Excel” otrzymamy odpowiedni komunikat, a następnie pojawi się plik z naszymi danymi, który możemy dowolnie edytować. Arkusz ten, oprócz danych, zawiera również numer ID produktu/ kontrahenta.

W tym artykule opisaliśmy możliwość obsługi kodów EAN w programie oraz korzystania z czytnika kodów kreskowych.

Na kartach produktów Użytkownik ma możliwość uzupełnienia kodu EAN. Program kontroluje czy wprowadzony kod jest zgodny ze schematem EAN-8 oraz EAN-13, natomiast Użytkownik może wprowadzić dowolny ciąg znaków.

W Konfiguracji w zakładce Faktury został dodany parametr "Korzystam z czytnika kodów kreskowych", domyślnie jest niezaznaczony. Po zaznaczeniu parametru, program przechodzi w tryb pracy z wykorzystaniem czytnika.

Program współpracuje z czytnikami kodów kreskowych, które emulują klawiaturę. Aby czytnik poprawnie współpracował z programem, należy go wcześniej zaprogramować instrukcją: dodanie nowej pozycji (np. INSERT), odczyt kodu EAN (np. READ).

Za pomocą czytnika Użytkownik może w programie:

• uzupełnić na karcie produktu pole Kod EAN,
• wyszukać kartę produktu na liście, jeśli w bazie istnieje produkt o odczytywanym kodzie,
• dodawać produkty na dokumenty handlowe. Jeśli czytnik zaprogramowany jest wg powyższych wskazówek, po odczytaniu kodu, program wyszuka i doda na dokument produkt o takim kodzie EAN.

W programie mamy dwie możliwości wprowadzenia naszych produktów:

1. Z poziomu Faktury >> Produkty; wybieramy kafelek "Dodaj produkt" widoczny w prawym górnym rogu.

Pojawi się formularz produktu. Uzupełniamy na nim dane o naszym produkcie, jego nazwę, cenę. Mamy także możliwość zapisania zdjęcia produktu.

2. Druga opcja dodania produktu znajduje się bezpośrednio na formularzu dokumentu. Podczas dodawania elementów np. na fakturze sprzedaży, jeśli wpiszemy nazwę produktu, którego nie ma jeszcze w bazie, program umożliwi nam jego zapis.

Po uzupełnieniu nazwy produktu, możemy go dodać na fakturę klikając w przycisk Dodaj. Jeśli chcemy dodatkowo zapisać go naszej bazie produktów, zaznaczamy parametr Dodaj kartę produktu. Po zapisie w programie tworzona jest karta produktu. Zobacz także: Jak zarządzać produktem?

W programie istnieje możliwość sprawdzenia historii transakcji, w jakich uczestniczył konkretny produkt. Po zaznaczeniu produktu na liście w menu kontekstowym dostępna jest Historia produktu.

W ramach analizy dostępne są trzy raporty: Sprawdź sprzedaż w ostatnim miesiącu – uwzględnia wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w ciągu ostatnich 30 dni: faktury sprzedaży, faktury VAT marża, rachunki oraz paragony, niezależnie od tego, czy są zatwierdzone na stałe czy tylko zapisane. Sprawdź ruch w magazynie – raport jest dostępny tylko dla produktów z kontrolą stanu. Obejmuje wszystkie dokumenty, które wygenerowały ruch w magazynie: faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury VAT marża, rachunki, paragony oraz korekty. W zależności  od typu dokumentu uwzględniane są dokumenty zapisane lub tylko te zatwierdzone. Analiza obejmuje wszystkie dokumenty zarejestrowane dla tego produktu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj. Sprawdź wg własnych kryteriów – daje możliwość zdefiniowania własnych parametrów, wg których liczony będzie raport. Pozwala na określenie okresu, jaki ma obejmować oraz wybór rodzaju uwzględnianych dokumentów.

Dokument magazynowy WZ/ PZ jest tworzony automatycznie w momencie zatwierdzania dokumentu handlowego. Na dokument magazynowy przenoszone są wszystkie pozycje z faktury, które mają status towar z zaznaczoną opcją kontroli stanu w magazynie. Utworzony w ten sposób dokument magazynowy poosiada od razu nadany status Istnieje dokument sprzedaży/ istnieje dokument zakupu. W przypadku anulowania dokumentu handlowego anulowany jest automatycznie powiązany z nim dokument magazynowy. Listę powiązanych dokumentów magazynowych można zobaczyć wybierając w menu kontekstowym dokumentu opcję Pokaż WZ/ Pokaż PZ. Inne artykuły powiązane: Dokumenty magazynowe: wydania i przyjęcia zewnętrzne Kiedy można anulować dokument magazynowy WZ i PZ? Jak wystawić korektę do dokumentu magazynowego WZ lub PZ? Jak wystawić fakturę sprzedaży na podstawie dokumentów WZ?

W momencie sprzedaży lub wydania towaru z magazynu automatycznie naliczany jest koszt towaru. Naliczony koszt można sprawdzić na dokumencie, po kliknięciu w Pokaż marżę lub na liście dokumentów Wydania zewnętrzne, w kolumnie Koszt. Koszt naliczany jest na podstawie dostaw, które zostały zdjęte na danym dokumencie. Czasami jednak zdarza się, że już po wydaniu towaru zmienia się jego koszt. Może to nastąpić na przykład po wystawieniu korekty ceny do faktury zakupu, która ten towar wprowadziła do magazynu.

1. Wprowadzamy towar fakturą zakupu: 1 szt w cenie 100,00 PLN
2. Wystawiamy fakturę sprzedaży na ten towar, koszt naliczony na fakturze: 100,00 PLN
3. Wystawiamy korektę ceny do faktury zakupu: zmieniamy cenę produktu z 100,00 na 90,00 PLN
4. Koszt naliczony na fakturze pozostaje 100,00, a powinien wynosić 90,00

W takim przypadku tworzony jest dodatkowy dokument korekty kosztu, który koryguje naliczony koszt o -10,00 PLN. Korekta kosztu może też być utworzona w przypadku, gdy korekta ilości do faktury zakupu dotyczy dostawy, która już wcześniej została wydana z magazynu.

1. Przyjmujemy fakturę zakupu FZ1 1 szt po 100,00 PLN
2. Przyjmujemy kolejną fakturę zakupu FZ2 na ten sam towar, w cenie 110,00 PLN
3. W magazynie mamy 2 szt towaru, z dwóch różnych dostaw
4. Wystawiamy fakturę sprzedaży na 1 szt towaru. Faktura zdejmuje towar wprowadzony fakturą FZ1. Koszt naliczony na fakturze to 100,00 PLN. W magazynie zostaje jedna sztuka z dostawy FZ2, o wartości 110,00 PLN
5. Wystawiamy korektę ilości (zwrot) do FZ1. Program na to pozwala, ponieważ mamy w magazynie wystarczającą ilość towaru.

Jednak po takiej operacji okazuje się, że koszt naliczony na fakturze powinien wynosić 110,00 PLN (z dostawy z FZ2). Dlatego, aby „wyrównać” koszt naliczony na fakturze tworzony jest dokument korekty kosztu na „brakujące” 10,00 PLN. Dokumenty korekty kosztu są widoczne na liście dokumentów WZ. Można je wyfiltrować korzystając z opcji Rodzaj: Korekty kosztu. Dokumenty korekty kosztu nie zmieniają w żaden sposób wartości sprzedaży, służą jedynie do zaewidencjonowania zmiany kosztu towaru wydanego na wcześniej wystawionych dokumentach. Inne artykuły powiązane: Jak wyliczana jest marża na dokumentach

Jeśli zakładamy kartę nowego produktu zbliżoną do już istniejącej możemy ją skopiować. Na skopiowanej karcie uzupełnione są wszystkie dane, z wyjątkiem kodu, który musi być unikalny. Kod można uzupełnić bezpośrednio na karcie lub zostanie nadany automatycznie w momencie jej zapisu. Opcja kopiowania jest dostępna po zaznaczeniu karty jednego z produktów na liście i z menu wybraniu opcji „Kopiuj”.

Aby wstawić w programie zdjęcie swojego produktu: Krok pierwszy – wybieramy Faktury >> Produkty, a następnie wybieramy kartę danego produktu. Krok drugi – otwiera się karta produktu. Na niej wybieramy zakładkę Zdjęcia. Pliki ze zdjęciami można dodać na dwa sposoby: 1) poprzez przeciągnięcie plików na dedykowane pole 2) poprzez opcję Wybierz plik

Zakładka Zdjęcia jest wspólna dla aplikacji Comarch ERP XT POS oraz Comarch e-Sklep/e-Sale. Można wprowadzić maksymalnie 8 zdjęć. Zdjęcie główne zawsze jest oznaczone do udostępnienia w każdej z trzech powyższych opcji. Natomiast dla każdego pozostałego zdjęcia użytkownik może określić, gdzie będzie udostępnione (w ramach dostępnego pakietu) poprzez odznaczenie checkboxa przy dedykowanej opcji.

 

W tym artykule opisaliśmy jak powinna wyglądać struktura arkusza, gdy chcemy wykonać import produktów do programu.

Nazwa kolumny	Uwagi
Lp	Numer kolejny zapisu. Nie jest importowany do programu.
Nazwa	Nazwa towaru. Wartość w polu Nazwa jest wymagana, aby pozycja została zaimportowana. Jeśli wartość będzie pusta – produkt nie zostanie przeniesiony do programu.
Opis	Opis towaru
KopiujOpis	Kopiuj opis na dokument. Informacja czy powyższy opis zostanie skopiowany jako opis produktu po dodaniu go na formularz ·        0 – opis nie będzie kopiowany; ·        1 – opis będzie kopiowany;
JednostkaMiary	Jednostka miary. Jeśli w arkuszu nie będzie podanej jednostki miary produkt zostanie zaimportowany z jednostką miary szt.
VATSprzedaz	Stawka VAT towaru. Informacja o stawce VAT jest przechowywana w dwóch kolumnach: VATSprzedaz – zawiera informacje o stawce (23,8 itd.) VATTyp – jest wykorzystywany tylko podczas importu produktów ze stawką 0. Wtedy na tej podstawie jest ustalane, czy jest to produkt opodatkowany stawką 0, zwolniony z VAT czy nie podlega opodatkowaniu. W arkuszu w kolumnę VATSprzedaz należy wpisać 0, a w kolumnę TypVAT odpowiednią wartość liczbową: ·         1 – produkt zwolniony z VAT; ·         2 -  produkt opodatkowany stawką 0; ·         4 – produkt nie podlega VAT Jeśli w arkuszu nie będzie kolumny VATSprzedaz, będzie pusta lub przyjmnie niepoprawną wartość – produkt zostanie zaimportowany ze stawką 23%
TypVAT
TowarUsluga	Status karty cennikowej: ·         1 – towar ·         0 -  Usługa. Jeśli kolumny nie ma lub wartość w kolumnie nie jest uzupełniona produkt rejestrowany jest jako usługa.
PKWiU	Symbol PKWiU
CenaSprzedazy	cena sprzedaży netto
CenaSprzedazyWaluta	waluta ceny sprzedaży
CenaZakupu	cena zakupu netto
CenaZakupuWaluta	waluta ceny zakupu
EAN	kod EAN
KodProduktu	unikalny kod produktu
MPP	Oznaczenie czy dla produktu należy stosować MPP 0 - produkt nie podlega MPP 1 - produkt podlega MPP Jeśli kolumna zostanie pusta, bądź będzie podana wartość inna niż 0/1, produkt zostanie zaimportowany jako niepodlegający MPP.
JPK_V7	Domyślny kod JPK_V7 produktu Dla produktu można przypisać jeden kod, jeśli więc w arkuszu zostanie wpisanych więcej kodów, zaimportowany zostanie pierwszy z nich.

Inne zasady stosowane podczas importu produktów:

• Jeśli w arkuszu nie ma kolumny o określonej nazwie produkt zostanie zaimportowany do programu, a dane na jego karcie nie zostaną uzupełnione lub ustawione zostaną wartości domyślne (jednostka miary szt., usługa, stawka 23%). Nie dotyczy to tylko Nazwy, która jest wymagana, by produkt został zaimportowany.

 

• Jeśli arkusz nie będzie zawierał kolumny CenaSprzedazyWaluta/ CenaZakupuWaluta lub pole w kolumnie będzie puste – ceny zakupu i sprzedaży produktów zostaną określone domyślnie w walucie PLN. Jeśli natomiast w kolumnie zostanie wprowadzony symbol waluty, którego nie ma na liście walut obsługiwanych w programie – produkt nie zostanie zaimportowany.

 

• Towar/ Usługa. W przypadku, gdy produkt w kolumnie TowarUsluga ma określoną wartość 1 (towar) podczas importu sprawdzany jest pakiet zaznaczony w konfiguracji:

 

• jeśli pakiet zawiera Magazyn – podczas importu dla towarów automatycznie zaznaczany jest parametr o kontroli stanów magazynowych.

  Zobacz także: Jak wykonać import kontrahentów/produktów? Jak powinna wyglądać struktura arkusza, z którego importujemy dane kontrahentów?  

W tym artykule opisano jak utworzyć w programie plik JPK_MAG. Plik ten można utworzyć tylko w przypadku posiadania pakietu z magazynem.

Aby utworzyć plik JPK, należy przejść do zakładki Księgowość/ Pliki JPK/ Pozostałe pliki JPK. Następnie należy kliknąć Dodaj JPK, pojawi się kreator na którym wybieramy JPK_MAG.

Na kolejnych oknach wybieramy okres, Urząd Skarbowy oraz ustalamy czy plik ma zostać wysłany na serwer testowy czy produkcyjny.

Do pliku JPK_MAG są przenoszone wszystkie dokumenty handlowe, na których w danym okresie są produkty z kontrolą stanów magazynowych czyli: faktury sprzedaży, finalne, zakupu i paragony oraz korekty tych dokumentów, a także rachunki oraz zamówienia u dostawców na których towar został przyjęty do magazynu.

Na dokumencie RW zablokowana jest możliwość wprowadzenia ceny, po jakiej towar jest rozchodowany z magazynu. Dzieje się tak dlatego, że wartość i cena są wyliczane przez program automatycznie w momencie zapisu bądź zatwierdzenia dokumentu.

Przykład

W magazynie mamy 1 szt towaru w cenie 10,00 PLN i 2 szt towaru w cenie 15,00 PLN. Na dokumencie RW zdejmujemy wszystkie 3 szt. W momencie zapisania RW towar wyliczy wartość rozchodowanego towaru 40,00 PLN i na tej podstawie wyliczy średnią cenę 13,33 PLN.

W raporcie uwzględniane są transakcje sprzedaży wystawione w ciągu ostatnich 30 dni, niezależnie od tego, czy są zatwierdzone czy tylko zapisane:

• faktury sprzedaży i faktury VAT marża oraz korekty do nich,
• rachunki,
• paragony i korekty do nich, jeśli nie została na ich podstawie wystawiona faktura sprzedaży. Jeśli do paragonu istnieje faktura - to właśnie ona będzie uwzględniona w raporcie.

W raporcie nie są uwzględniane faktury zaliczkowe. Sprzedaż towar zostanie uwzględniona w raporcie dopiero po wystawieniu faktury finalnej, w całkowitej wartości sprzedaży.

Raport jest dostępny w pakietach z modułem Magazyn dla towarów, dla których zaznaczona jest opcja: Kontrola stanu w magazynie. W raporcie uwzględniane są wszystkie dokumenty, które spowodowały wprowadzenie lub zdjęcie towaru z magazynu:

• Faktury sprzedaży, Faktury VAT marża, Rachunki – niezależnie od tego czy są zapisane czy zatwierdzone.
• Korekty do faktur – tylko w przypadku, gdy dotyczyły ilości i są zatwierdzone na stałe.
• Paragony – uwzględniane są tylko te paragony, do których nie wystawiono faktury sprzedaży. Jeśli do paragonu istnieje faktura sprzedaży – to ona jest uwzględniana w raporcie.
• Korekty do paragonów – tylko w przypadku, gdy są zatwierdzone.
• Faktury zakupu oraz korekty do nich – tylko w przypadku, gdy są zatwierdzone.
• Zamówienia u dostawcy – jeśli został na ich podstawie przyjęty towar do magazynu, a nie ma jeszcze wystawionej i zatwierdzonej faktury zakupu. W momencie zatwierdzenia faktury zakupu do takiego zamówienia – w raporcie uwzględniana jest faktura, a nie zamówienie.
• Arkusze inwentaryzacyjne – jeśli zostały zatwierdzone.

Podczas obliczeń pomijane są zawsze takie dokumenty jak: faktury zaliczkowe i korekty do nich, faktury proforma i oferty. Raport wyliczany jest zawsze na podstawie wszystkich transakcji, bez możliwości zawężenia okresu, jaki obejmuje.

Wstęp

W programie Comarch ERP XT dostępne są funkcje związane z pakietem VAT e-commerce, który obowiązuje od 1 lipca 2021 roku. Wskutek tych zmian w przepisach, w przypadku sprzedaży wysyłkowej (transakcje z konsumentami z innych krajów Unii Europejskiej) po przekroczeniu w danym roku podatkowym wartości 10.000 EUR łącznej sprzedaży do krajów UE, dostawca zobowiązany jest do przystąpienia do procedury VAT-OSS lub do rejestracji VAT w kraju przeznaczenia i rozliczania podatku VAT w tym kraju. Poprzez uczestnictwo w nowej procedurze VAT-OSS możliwe jest uniknięcie rejestracji do celów rozliczenia VAT w każdym kraju członkowskim, do którego dostarczane są towary. Procedura VAT-OSS umożliwia również rozliczenie podatku VAT z tego tytułu na jednej deklaracji składanej elektronicznie.

Stawki VAT na karcie produktu

Na potrzeby ewidencjonowania dokumentów sprzedażowych w systemie procedury OSS, dla towarów i usług należy przypisać stawki VAT obowiązujące w poszczególnych Państwach Unii Europejskiej. Stawki te będą wykorzystywane na dokumentach sprzedażowych, na których zostanie zastosowany rodzaj transakcji: Procedura OSS.

Na karcie produktu w sekcji Zagraniczne stawki VAT po wybraniu przycisku Przypisz stawki VAT należy wskazać kraj UE, dla którego chcemy przypisać stawkę VAT, a następnie wybrać stawkę VAT, jaką jest opodatkowany towar w danym państwie.

Domyślnie podpowiada się podstawowa stawka VAT dla danego kraju:

Jeżeli na dokument związany ze sprzedażą zostanie wybrany kontrahent z rodzajem transakcji Procedura OSS, to dla każdej pozycji dokumentu będzie proponowana stawka VAT z karty produktu zgodnie z krajem odbiorcy wybranego na dokumencie.

Karta kontrahenta

Na karcie kontrahenta w polu Status dostępny jest rodzaj transakcji: procedura OSS. Ten rodzaj powinien zostać wybrany dla kontrahentów z innego kraju UE, dla których realizowana jest sprzedaż towarów na odległość. Pozwoli to na skorzystanie z uproszczonej procedury OSS w przypadku przekroczenia limitu 10 tys. EUR.

Po wybraniu rodzaju transakcji Procedura OSS wymagane jest wskazanie kodu kraju UE w sekcji Ogólne.

Jeżeli kontrahent ma na swojej karcie wybrany rodzaj transakcji Procedura OSS, ten rodzaj przenoszony jest domyślnie na dokument sprzedażowy oraz w Rejestrze VAT Sprzedaży. W przypadku wybrania takiego kontrahenta na dokumencie zakupowym, zostanie ustawiony rodzaj transakcji: wewnątrzunijna.

Zastosowanie procedury OSS na dokumentach handlowych

Procedura OSS dotyczy dokumentów sprzedaży. W programie można ją zastosować na:

• fakturach sprzedaży,
• fakturach zaliczkowych,
• fakturach finalnych,
• wydaniach zewnętrznych,
• na korektach do powyższych dokumentów.
• fakturach proforma,
• ofertach.

Korzystanie z uproszczonej procedury rozliczania VAT (OSS) dotyczy co do zasady sprzedaży B2C (transakcje pomiędzy przedsiębiorcą, a osobą fizyczną).

Aby wystawić dokument sprzedaży w procedurze OSS, należy wybrać na dokument kontrahenta, który na swojej karcie ma określony rodzaj transakcji: Procedura OSS. Wówczas lista stawek VAT pozycji dodawanych na dokument zostanie zawężona do stawek obowiązujących w kraju kontrahenta wskazanego jako Odbiorca. W przypadku dokumentów handlowych bez wskazanego Odbiorcy, stawki VAT proponowane będą zgodnie z obowiązującymi w kraju kontrahenta wskazanego jako Nabywca.

Uwaga

Jeżeli na dokumencie zostanie wskazany Nabywca: kontrahent o statusie pozaunijny oraz Odbiorca: kontrahent o statusie procedura OSS, to na dokumencie zostanie ustawiony rodzaj transakcji pozaunijna.

Uwaga

Jeżeli na dokumencie zostanie wskazany Nabywca: kontrahent o statusie procedura OSS oraz Odbiorca: kontrahent o statusie krajowy, to na dokumencie zostanie ustawiony rodzaj transakcji wewnątrzunijna.

Kraj Nabywcy jest weryfikowany na podstawie kodu kraju. Domyślnie dla pozycji podpowiada się stawka VAT przypisana dla kraju Nabywcy na karcie towaru.

Po wyborze kontrahenta, który ma domyślny rodzaj transakcji: Procedura OSS, na dokumencie pojawi się parametr: Rozliczać VAT w OSS. Jest on domyślnie zaznaczony i oznacza, że podatek VAT z faktury jest rozliczany za pomocą procedury OSS (One Stop Shop). Czyli ta transakcja będzie rozliczana procedurą uproszczoną w deklaracji VIU-DO (zaznaczenie parametru jest przenoszone do rejestrów VAT). Transakcja jest kwalifikowana do deklaracji VIU-DO na podstawie daty sprzedaży.

Odznaczenie parametru Rozliczać VAT w OSS, skutkuje tym, że podatek od tej transakcji nie będzie rozliczany w deklaracji VIU-DO. Natomiast stawki VAT są w dalszym ciągu naliczane dla kraju Nabywcy. Jedynie zmiana rodzaju transakcji poprzez wybór na dokumencie kontrahenta ze statusem innym niż procedura OSS spowoduje ustawienie stawek VAT dla pozycji zgodnie z tym jaki zostanie ustawiony rodzaj transakcji.

Faktura finalna, przejmuje ustawienia parametru ‘Rozliczać VAT w OSS’ z faktury zaliczkowej, tzn. jeżeli na fakturze zaliczkowej parametr był zaznaczony to również na fakturze finalnej przeniesie się zaznaczony. Dodatkowo jeśli na fakturze proforma został zaznaczony parametr ‘Rozliczać VAT w OSS’, to dokumenty (faktury zaliczkowe i finalne) powstałe na podstawie tej faktury proforma dostaną odpowiednie oznaczenie.

Na fakturze finalnej z rodzajem transakcji: Procedura OSS dla Nabywcy/ Odbiorcy nie jest możliwa zmiana takich danych jak: kod kraju, status oraz rodzaj.

Korekty do dokumentów

Ustawienie rodzaju transakcji: Procedura OSS oraz parametru: Rozliczać VAT w OSS jest przenoszone na korektę z dokumentu korygowanego. Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru na korekcie.

W przypadku korekty do dokumentów w procedurze OSS, na karcie kontrahenta nie ma możliwości zmiany danych takich jak: kod kraju, status oraz rodzaj.

Fiskalizacja

Nie ma możliwości fiskalizacji Faktur Sprzedaży wystawionych w procedurze OSS.

Faktura Sprzedaży do Paragonu

Na Fakturę Sprzedaży utworzoną do Paragonu domyślnie jest przenoszony rodzaj transakcji: Krajowa. W przypadku ręcznego wyboru kontrahenta, który na karcie ma rodzaj transakcji: Procedura OSS, na fakturze sprzedaży również zostanie ustawiony rodzaj transakcji: krajowa.

Wydanie zewnętrzne do Paragonu/Rachunku

Podczas próby przekształcenia Wydania Zewnętrznego wystawionego w procedurze OSS do Paragonu/Rachunku, wyświetla się komunikat: Dokumentu rozliczanego za pomocą procedury OSS nie można przekształcić do paragonu/rachunku. Przekształć dokument do faktury sprzedaży.

JPK_FA

Faktury Zaliczkowe, Faktury Sprzedaży, Faktury finalne oraz korekty do faktur wystawione w procedurze OSS są uwzględniane w pliku JPK_FA. W przypadku dokumentów wystawionych w procedurze OSS, do pliku JPK_FA nie są wysyłane stawki VAT z pozycji dokumentu.

JPK_V7

Dokumenty wystawione w procedurze OSS nie są uwzględniane w pliku JPK_V7. Na takie dokumenty nie są przenoszone kody JPK_V7 z towarów i z karty kontrahenta, nie można również wskazać kodów JPK_V7 ręcznie. Dla dokumentów wystawionych w procedurze OSS nie jest również dostępny wydruk ‘Faktura/Korekta z kodami JPK_V7’.

MPP, Odwrotne obciążenie

Nie ma możliwości zastosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności czy Odwrotnego Obciążenia dla transakcji wystawionych w procedurze OSS – transakcje te co do zasady stosowania wykluczają się.

Comarch Shipping to platforma umożliwiająca współpracę z firmami kurierskimi. Za jej pośrednictwem można przygotować listy przewozowe, nadawać przesyłki i śledzić ich status. Krok 1. Zakup usługi Usługę Comarch Shipping można zakupić z poziomu Portalu Comarch Cloud. Niezależnie od posiadanego pakietu w Comarch ERP XT, można zakupić usługę w abonamencie miesięcznym lub rocznym. Jako użytkownik usługi powinien zostać wskazany ten sam login, jaki jest wykorzystywany podczas logowania do Comarch ERP XT. Krok 2. Konfiguracja kurierów Po zalogowaniu do usługi konieczne jest wskazanie kurierów, a którymi współpracuje firma. Umowy z kurierami Użytkownicy podpisują indywidualnie, otrzymując dane do logowania. Dane te powinny być wprowadzone podczas konfiguracji współpracy z poszczególnymi kurierami. Dla każdego kuriera można przygotować szablon przesyłki, na którym zdefiniowane są najczęściej wykorzystywane parametry. Podczas tworzenia zlecenia nadania przesyłki ustawienia te są przenoszone na zlecenie, a w razie potrzeby Użytkownik może je zmodyfikować. Krok 3. Zlecenie nadania paczki Współpraca pomiędzy usługami Comarch ERP XT i Comarch Shipping polega na tworzeniu zleceń nadania przesyłki na podstawie zarejestrowanych dokumentów handlowych. Utworzenie zlecenia nadania przesyłki jest możliwe dla dokumentów typu:

• faktura sprzedaży i faktura finalna,
• faktura VAT marża,
• rachunek,
• paragon,
• wydanie zewnętrzne.

Opcja jest dostępna tylko dla dokumentów zatwierdzonych. Aby nadać paczkę należy:

• zaznaczyć dokument na liście odpowiedni dokument i z menu kontekstowego wybrać opcję Nadaj przesyłkę,
• wskazać odpowiednią firmę kurierską spośród wszystkich aktywowanych na koncie na platformie Comarch Shipping.

Kolejny krok to utworzenie zlecenia nadania paczki. Na zlecenie przekazywane są dane z zaznaczonego dokumentu handlowego:

• dane odbiorcy – jeśli jest wskazany na dokumencie; w innym przypadku przekazywane są dane kontrahenta (nabywcy),
• wartość brutto dokumentu - przekazywana jest jako kwota ubezpieczenia przesyłki (w przypadku dokumentów wystawionych w walucie obcej – przekazywana wartość jest przeliczana na PLN wg notowania z dokumentu).

Pozostałe parametry są pobierane z przygotowanego wcześniej w Comarch Shipping szablonu zlecenia. W razie konieczności dane te można modyfikować na poszczególnych zleceniach. Dalsza obsługa przesyłki odbywa się już z poziomu platformy Comarch Shipping. W programie zapisywane jest powiązanie pomiędzy dokumentem handlowym a zleceniem nadania przesyłki. Numer utworzonego jest widoczny w kolumnie Zlecenie nadania przesyłki na liście dokumentów. Zlecenie można wyświetlić z poziomu aplikacji Comarch ERP XT. Po zaznaczeniu dokumentu w menu kontekstowym dostępna jest opcja Pokaż szczegóły przesyłki. Opcja nadania przesyłki dostępna jest również z poziomu formularza dokumentu oraz w menu po zapisie dokumentu. Zlecenie może zostać utworzone również dla kilku zaznaczonych dokumentów (wszystkie dokumenty w takim przypadku muszą być zatwierdzone). Sprawdzana jest zgodność danych odbiorcy/nabywcy na wszystkich zaznaczonych dokumentach (w razie różnic Użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem). Jako wartość do ubezpieczenia przekazywana jest suma wartości brutto zaznaczonych dokumentów.

Z poziomu programu możliwe jest również usunięcie zlecenia nadania przesyłki. Po zaznaczeniu dokumentu na liście, z menu kontekstowego należy wybrać: Usuń przesyłkę. Pojawi się odpowiedni komunikat.

Jeśli zostanie wybrana opcja: Tak, to usuwane jest zlecenie nadania przesyłki w Comarch Shipping a w programie usuwane jest powiązanie pomiędzy dokumentem handlowym a zleceniem nadania przesyłki. Jednocześnie możliwe jest ponowne zlecenie nadania przesyłki dla wybranego dokumentu.

Więcej informacji o tym, jak korzystać z aplikacji Comarch Shipping, można tutaj.

W przypadku firm fakturujących usługi cyklicznie np. abonamenty, program umożliwia automatyczne uzupełnianie okresu w nazwie produktu w momencie wystawiania dokumentu. Służą do tego makra dostępne w polu: Nazwa na formularzu produktu. Po kliknięciu przycisku: Wstaw makro pojawią się do wyboru trzy makra:

• Poprzedni miesiąc
• Bieżący miesiąc
• Kolejny miesiąc

  Po wybraniu makra w polu nazwa zostanie wstawione makro w postaci:

• {previous_month_year}
• {month_year}
• {next_month_year}

Po wybraniu produktu na dokument, w nazwę makra zostaną podstawione odpowiednie dane w oparciu o datę sprzedaży lub datę wystawienia dokumentu. Odpowiedni okres będzie prezentowany w postaci MM. YYYY:

W aplikacji Comarch ERP XT istnieje możliwość skorzystania z usługi Comarch OCR&KSeF, która pozwala na odczytanie zdjęcia/skanu faktury i wprowadzenie faktur zakupu w module Faktury oraz dokumentów kosztowych w module Księgowość.

Uwaga

Przed uruchomieniem usługi OCR&KSeF należy zapoznać się z regulaminem oraz podpisać Umowę Powierzenia Danych, podając dane firmy. Każdy Użytkownik Comarch ERP XT może odczytać miesięcznie 20 dokumentów.

 

Jak dodać dokument na liście Faktury zakupu?

Na liście Faktury zakupu wybierz przycisk [OCR]:

Następnie wskaż pliki z fakturami, które chcesz wczytać. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów, na ekranie widoczne jest okno z informacją o przetwarzanych dokumentach. Dla każdego dokumentu Użytkownik widzi informację czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie. Wraz z dodaniem faktury zakupu, na zakładce Załączniki zapisywany jest również plik, z którego został odczytany dokument.

Comarch OCR&KSeF rozpoznaje dane z faktur zakupu w walutach PLN, EUR, USD i GBP. Rozpoznawane są zarówno dokumenty z pojedynczych plików (jeden dokument to jeden plik) oraz wiele dokumentów znajdujących się w jednym pliku pdf.

Rozpoznawane są następujące dane:

• numer NIP kontrahenta – na fakturę zakupu przenoszone są dane pobrane z GUS dla danego numeru NIP,
• numer dokumentu,
• data wpływu, wystawienia i zakupu,
• forma płatności i termin płatności,
• numer rachunku bankowego
• informacje o pozycjach na dokumencie

Usługa Comarch OCR&KSeF nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów wprowadzona jest kontrola duplikacji, która sprawdza, czy na liście Faktur zakupu znajduje się już dokument o takich samych danych:

• numer dokumentu
• numer NIP
• kwota netto
• data wystawienia

Weryfikacja przetworzonych dokumentów

Po zakończeniu przetwarzania, na liście faktur zakupu wczytane dokumenty zostaną oznaczone statusem OCR: 

Dokumenty wprowadzone przez Comarch OCR&KSeF na listę Faktur zakupu powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych, a następnie Zatwierdzone na stałe. Niezweryfikowane dokumenty (na liście faktur zakupu oznaczone czerwonym symbolem [OCR]) otwierane są na specjalnym widoku, aby użytkownik mógł porównać skan faktury z danymi, jakie zostały odczytane:

Szczególną uwagę podczas weryfikacji zwracamy na dane, które są rozpoznawane:

• NIP i dane kontrahenta
• numer dokumentu,
• data wystawienia i sprzedaży,
• forma płatności i termin płatności,
• numer rachunku bankowego
• pozycje na fakturze, stawki VAT oraz kwoty.

 

Przypisanie karty produktu do pozycji z dokumentu

Podczas wprowadzania faktury zakupu przez OCR program próbuje powiązać pozycje z faktury z kartami produktów zarejestrowanych w systemie. Powiązanie jest tworzone na podstawie:

• kodu EAN
• nazwy produktu

Jeśli program nie znajdzie odpowiednich produktów, z którymi może powiązać pozycję automatycznie, Użytkownik może wskazać takie powiązanie bezpośrednio na fakturze zakupu. Na tej podstawie tworzona jest mapa powiązań produktów zarejestrowanych na koncie z danymi otrzymywanymi z OCR.

Uwaga

Zapisane w systemie powiązania pomiędzy produktem a danymi przesyłanymi z OCR usprawniają wprowadzanie kolejnych dokumentów. W momencie wprowadzania faktury zakupu program próbuje znaleźć dla każdej pozycji odpowiadający jej produkt, sprawdzając:

• czy istnieje produkt z kodem EAN zgodnym z przesłanym z OCR,
• czy istnieje produkt z nazwą zgodną z przesłaną z OCR,
• czy podczas wprowadzania wcześniejszych dokumentów od danego kontrahenta zostało wskazane powiązanie nazwy lub kodu produktu przesłanego z OCR z produktem zarejestrowanym w systemie.

Jeśli dla danej pozycji z dokumentu istnieje powiązanie, zostanie ono użyte przez system w przyszłości dla rozpoznania analogicznej pozycji. 

Mapa powiązań aktualizowana jest automatycznie przez system na podstawie operacji wykonanych przez Użytkownika, takich jak:

• powiązanie pozycji z dokumentu z produktem z listy
• dodanie karty produktu z poziomu pozycji dokumentu
• usunięcie powiązania produktu na pozycji dokumentu

oraz na podstawie automatycznych powiązań pozycji dokumentu do produktów z listy realizowanych w oparciu o nazwę produktu lub kod EAN.

Mapa powiązań produktów jest tworzona dla każdego kontrahenta odrębnie. Dlatego automatyczne dopasowanie produktu do pozycji faktury jest możliwe tylko na fakturach wystawionych przez kontrahentów, którzy mają utworzoną kartę kontrahenta.

Jeśli podczas wprowadzania faktury zakupu nie uda się rozpoznać kontrahenta, program nie może korzystać z utworzonej mapy powiazań pomiędzy produktami:

Aby utworzyć kartę kontrahenta na wprowadzonym dokumencie należy kliknąć w Zmień dane, sprawdzić czy wszystkie dane się zgadzają i kliknąć Dodaj. 

W zależności od tego, czy pozycję faktury uda sie powiązać z produktem, elementy dokumentu mogą być oznaczone jako:

• produkt rozpoznany (kolor niebieski) -  oznacza, że program przyporządkował pozycję z dokumentu źródłowego na podstawie w/w kryteriów do karty produktu. W momencie zatwierdzenia faktury zakupu produkt zostanie wprowadzony do magazynu (dotyczy towarów z kontrolą stanu). Użytkownik może takie powiązanie usunąć bądź zmienić:

• produkt nierozpoznany (kolor żółty) - oznacza, że program nie dokonał powiązania danej pozycji faktury z żadną kartą produktu. Użytkownik może takie powiązanie utworzyć samodzielnie poprzez powiązanie z produktem z listy lub dodanie nowej karty produktu:

Nowa produkt tworzony z poziomu faktury zakupu wprowadzonej przez Comarch OCR&KSeF, jest zawsze oznaczany jako towar. Dodatkowo w przypadku Użytkowników posiadających pakiet Magazyn od razu jest zaznaczony parametr: Kontrola stanu towaru w magazynie. Dane na karcie produktu podlegają edycji.

Podczas weryfikacji faktury zakupu program pozwala na pełną edycję pozycji:

• dodawanie nowych elementów, nawet jeśli nie zostały dodane/rozpoznane przez OCR,
• usuwanie pozycji z dokumentu, niezależnie, czy zostały dodane przez użytkownika, czy pochodzą z usługi OCR&KSeF
• zmianę wprowadzonych danych: ilości, ceny czy stawki VAT

Jeśli Użytkownik wysyła dane do Biura Rachunkowego może również na fakturze zakupu wskazać Kategorię wydatku. Na tej podstawie zostaną automatycznie uzupełnione dane wykorzystywane w Rejestrze VAT zakupów.

Jeśli na dokumencie zostały wprowadzone zmiany Użytkownik może:

• zapisać dokument w wersji roboczej - taki dokument nadal pozostaje w trybie umożliwiającym edycję, a na liście oznaczony jest jako niezweryfikowany czerwonym symbolem [OCR]
• .zatwierdzić dokument na stałe - zatwierdzenie spowoduje oznaczenie dokumentu jako zweryfikowany, na liście jest widoczny z czarnym symbolem [OCR]. Równocześnie tworzony jest dokument Przyjęcia zewnętrznego obejmujący produkty z kontrolą stanu oraz wygenerowane zostają odpowiednie zapisy po stronie księgowości.

W przypadku firm zwolnionych z VAT zasady wystawiania dokumentów sprzedaży w programie pozostają w zasadzie bez zmian. Wyjątek stanowią funkcje, z których Podatnik zwolniony z VAT nie korzysta i w związku z tym niektóre informacje oraz opcje są ukrywane. Dotyczy to:

• podziału wartości na netto, VAT i brutto
• stosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności
• stosowania odwrotnego obciążenia w transakcjach zagranicznych
• stosowania kodów JPK_V7

Dla firm nie będących płatnikami VAT dostępne są dokumenty:

• faktury sprzedaży i korekty
• rachunek
• paragony i korekty
• proforma
• oferta
• faktury zakupu i korekty
• zamówienie u dostawcy

Zmiany dotyczą tylko procesu sprzedaży. Dokumenty związane z zakupem produktów pozostają bez zmian.

Uwaga

Trwają prace nad udostępnieniem funkcjonalności w aplikacjach natywnych Comarch ERP XT dla Android i iOS.

Zmiany na dokumentach sprzedaży. Jeśli firma nie jest Płatnikiem VAT formularze na dokumentach sprzedażowych przyjmują uproszczoną postać:

• ukryte są informacje dotyczące stawki VAT
• wykazywana jest tylko cena i wartość transakcji, bez podziału na netto i brutto
• nie ma możliwości zmiany algorytmu wyliczania dokumentu
• ukryte są opcje związane z przypisywaniem kodów JPK_V7
• na fakturze sprzedaży dostępne jest pole dotyczące przyczyny zwolnienia z VAT

Na dokumentach sprzedażowych, ze względu na brak informacji o wartości VAT, wyłączona jest możliwość zastosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności.

Uwaga

W przypadku transakcji zagranicznych oraz z procedurą OSS dostępne są pełne formularze, umożliwiające wskazanie stawki VAT

Analogiczne zmiany związane wprowadzone są na listach dokumentów sprzedażowych:

• brak informacji o wartości netto dokumentów
• brak informacji związanych z kodami JPK_V7

Sprawdzanie limitu wartości sprzedaży zwolnionej z VAT W przypadku zwolnienia przedmiotowego, jeśli Firma korzysta z limitu zwolnienia z VAT,  na bieżąco wyliczana jest wartość dokumentów wystawionych jako podatnik zwolniony z VAT. Do limitu wliczane są:

• faktury sprzedaży i korekty
• paragon i korekty
• rachunki

Uwaga

Do limitu sprzedaży zwolnionej wliczane są wszystkie dokumenty, niezależnie od statusu kontrahenta: krajowe, wewnątrzunijne oraz pozaunijne. Do limitu nie są wliczane transakcje wystawione w procedurze OSS

Jeśli wartość sprzedaży przekroczy limit wskazany w konfiguracji to podczas zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Wybór odpowiedniej opcji spowoduje:

• Nie zmieniaj – dokument zostanie zapisany na dotychczasowych zasadach, jako wystawiony przez podatnika zwolnionego z VAT,
• Wróć na dokument – w konfiguracji zostanie zmienione ustawienie parametru Płatnik VAT, nastąpi przebudowa formularza dokumentu i na dokumencie dostepne będą informacje dotyczące stawki VAT oraz wartości netto/brutto. Na takim dokumencie możliwe będzie wskazanie odpowiedniej stawki VAT w miejsce proponowanej stawki zwolnionej.

Zmiany podczas wystawiania faktur cyklicznych. Jeśli firma nie jest Płatnikiem VAT to szablon faktury cyklicznej przyjmuje postać uproszczoną:

• w sekcji Parametry nie ma możliwości zaznaczenia algorytmu wyliczania dokumentu netto/brutto
• w sekcji Pozycje na elementach nie ma możliwości wybrania stawki VAT

Uwaga

Jeśli w konfiguracji zostanie zmienione ustawienie parametru na Płatnik VAT, to na istniejących szablonach na pozycjach domyślnie zostanie ustawiona stawka VAT: zwolniony

Uwaga

Jeśli w konfiguracji zostanie zmienione ustawienie parametru na Podatnik zwolniony z VAT, to dla istniejących szablonów wystawienie faktur zostanie zablokowane

   Zmiany na formularzu produktu. Jeśli firma nie jest Płatnikiem VAT formularze produktów przyjmują postać uproszczonych:

• brak informacji o stawce VAT
• możliwość wskazania ceny produktu, bez podziału na netto/ brutto
• brak możliwości zastosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności dla produktu. W przypadku kiedy firma realizuje wyłącznie transakcje krajowe, zablokowana jest również możliwość zastosowania odwrotne obciążenia w transakcjach zagranicznych dla produktu.
• brak możliwości wskazania powiązanych z produktem kodów JPK_V7

Uwaga

Jeśli w konfiguracji zostanie zmieniony parametr na Płatnik VAT. To wszystkie produkty będą miały na swojej karcie stawkę VAT: zwolniony. Stawkę VAT na produktach można zmienić za pomocą operacji seryjnej dostępnej z poziomu listy produktów. Więcej na ten temat w artykule: Jak seryjnie zmienić stawkę VAT na produktach

Przypisanie lub zmiana stawki VAT możliwe jest z poziomu listy produktów. Po zaznaczeniu jednej lub kilku pozycji, w menu kontekstowym dostępna jest opcja: Przypisz stawkę VAT.

Na wyświetlonym oknie należy wskazać odpowiednią stawkę VAT. Po wybraniu: Przypisz stawkę:

• stawka VAT zostanie przypisana do wybranych produktów
• zostanie przeliczona nowa cena sprzedaży w oparciu o wskazaną cenę netto/brutto
• zostanie wyliczona nowa cena zakupu brutto. Cena zakupu netto pozostaje bez zmian

Uwaga

Funkcjonalność jest dostępna jeśli w Konfiguracji/ Faktury ustawiona jest opcja: Płatnik VAT