Jak wykonać import kontrahentów/produktów?

Użytkownicy Comarch ERP XT mają możliwość zaimportowania do programu danych swoich kontrahentów i produktów. Schemat postępowania dla importu danych kontrahentów i produktów jest taki sam. Aby wykonać import danych należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Kontrahenci/Produkty i w menu kontekstowym „Importuj dane z arkusza Excel”.

Krok drugi – wybieramy, czy chcemy dodać nowe dane, czy też zaktualizować istniejące.

Aby dodać nowe:

Dopisanie nowych produktów/kontrahentów do listy – podczas importu danych program weryfikuje na podstawie nazwy, czy istnieje już taki kontrahent na liście i dopisuje go do listy lub pomija, w zależności od ustawienia parametru.

Wybieramy opcję: Importuj nowych kontrahentów (Importuj nowe produkty)

i kolejno wskazujemy plik, z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy przycisk „Importuj dane”.

Ważne! Jeśli dokonujemy importu z danego pliku po raz kolejny, to powinniśmy zaznaczyć parametr „Pomijaj istniejące produkty i kontrahentów”. Pozwoli to uniknąć zdublowania danych na naszych listach.

Po zakończeniu importu danych otrzymamy komunikat o przebiegu operacji. Jeśli import jakichś danych zakończy się niepowodzeniem, to odpowiednia informacja pojawi się w komunikacie. Należy poprawić takie dane w arkuszu i wykonać import ponownie.

Aby zaktualizować istniejące:

Wybieramy opcję: Aktualizuj istniejących kontrahentów (Aktualizuj istniejące produkty)

i kolejno wskazujemy plik, z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy przycisk „Importuj dane”.

Aktualizacja powiedzie się w przypadku, gdy arkusz zawiera kolumnę z ID kontrahenta/ produktu na podstawie którego rozpoznawany jest kontrahent/ produkt. Aby przygotować arkusz z ID najlepiej skorzystać z opcji Pobierz arkusz na oknie importu. Dopiero na tak przygotowanym arkuszu należy wprowadzać zmiany do aktualizacji.

Ważne! Aby dane zaimportowały się do programu poprawnie, arkusz musi mieć ściśle określoną strukturę i nazwę. Należy pamiętać, że nazwa pliku nie jest tym samym co nazwa arkusza. Plik może posiadać dowolną nazwę, natomiast nazwa Kontrahenci (Towary) dotyczy konkretnego arkusza w danym pliku.

Arkusz musi zawierać określone kolumny, gdzie w pierwszym wierszu podane są nagłówki kolumn. Podczas importu program na podstawie tych nagłówków rozpoznaje, jakie dane są zapisane w danej kolumnie i importuje je do określonego pola w programie. W jednym pliku xls mogą być równocześnie utworzone dwa arkusze: jeden zawierający informacje o kontrahentach i drugi z produktami. Wówczas podczas importu danych najpierw program zaczyta informacje o kontrahentach, a potem o towarach. Pod koniec importu zostanie wyświetlony komunikat z informacją, ile pozycji zostało poprawnie zaimportowanych.

Czy ten artykuł był pomocny?