Dodanie nowego zapisu do Rejestru VAT

Dodanie nowego zapisu do rejestru jest możliwe przez naciśnięcie przycisku „Dodaj zapis” na liście rejestrów VAT. Pojawi się nam formularz, na którym możemy uzupełnić wszystkie informacje.

Formularz zapisu zawiera pola:

Kontrahent – można wybrać istniejącego kontrahenta z listy lub dodać nowego. Jeżeli zostanie wpisana nazwa, której nie ma w bazie, pojawi się opcja uzupełnij dane kontrahenta, umożliwiająca zapisanie danych w słowniku kontrahentów.

Numer dokumentu – numer własny faktury VAT.

Opis księgowy – dodatkowy opis na potrzeby ewidencji księgowej.

Dokument wewnętrzny – zaznaczenie pola określa dokument jako wewnętrzny. Dla takiego dokumentu nie jest widoczna sekcja z płatnościami. Ustawienie pola ma także znacznie przy kwalifikacji faktur do określonych pól na deklaracji.

Korekta w momencie wprowadzania dokumentu będącego korektą innej faktury, zaznaczenie pola umożliwia wprowadzenie numeru dokumentu korygowanego.

Daty – dla rejestru zakupu są to data zakupu, wpływu i wystawienia, dla rejestru sprzedaży – data wystawienia i data sprzedaży.

Rozliczać w deklaracji VAT – pole jest domyślnie zaznaczone i określa czy faktura ma być uwzględniona przy wyliczaniu deklaracji VAT-7. Pole nie jest zaznaczone dla faktur zaliczkowych oraz korekt faktur zaliczkowych wystawionych na kontrahenta unijnego, gdyż faktury te nie powodują powstania obowiązku podatkowego. Ponieważ obowiązek podatkowy zaistnieje z chwilą wystawienia faktury finalnej, podczas jej zapisywania program zapyta, czy przestawić datę deklaracji na fakturach zaliczkowych i wszystkich jej korektach na datę faktury finalnej.

Rozliczać w deklaracji VAT-UE – pole jest domyślnie zaznaczone dla transakcji wewnatrzunijnych i wewnątrzunijnych trójstronnych i określa czy faktura ma być uwzględniona przy wyliczaniu deklaracji VAT-UE/VAT-UEK.

Ważne! Proponowana data rozliczenia uzupełnia się na podstawie daty wystawienia faktury sprzedaży oraz daty wpływu faktury zakupu dla dokumentów z data sprzedaży/zakupu do 31.12.2013, natomiast dla dokumentów z datą sprzedaży/zakupu od 01.01.2014 data deklaracji jest ustawiana w zależności od statusu kontrahenta, według zasady: dla kontrahentów krajowych i poza unijnych na podstawie daty sprzedaży (Rejestr VAT Sprzedaży) lub późniejszej z dat: zakupu i wpływu (Rejestr VAT Zakupu); dla kontrahentów unijnych na podstawie daty wystawienia (Rejestr VAT Sprzedaży) lub późniejszej z dat: wystawienia i wpływu (Rejestr VAT Zakupu). Dla paragonów data rozliczenia ustawia się na podstawie daty sprzedaży.

Ważne! Dla faktur zaliczkowych rozliczonych lub częściowo rozliczonych z datą wystawienia od 01.01.2014 data deklaracji jest ustawiana na podstawie daty zapłaty. Data deklaracji ustalana jest w momencie utworzenia zapisu w Rejestrze VAT, więc jeśli Użytkownik zatwierdzi nierozliczoną fakturę zaliczkową, a następnie ją rozliczy, to ewentualną korektę daty deklaracji powinien wykonać samodzielnie.

Ważne! W przypadku szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego (np. transakcji z kontrahentami medialnymi) na Użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli daty deklaracji na takich dokumentach.

Transakcja – pole określające rodzaj transakcji. Jest to istotne przy kwalifikacji faktur do określonych pól na deklaracji. W przypadku wybrania w polu Kontrahent osoby o statusie wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny lub pozaunijny, pole Transakcja przyjmie automatycznie adekwatną wartość.

Razem/VAT/Netto – pola podsumowujące wartość dokumentu z rozróżnieniem na wartości brutto, VAT i netto. Dla dokumentów walutowych prezentowana jest dodatkowo wartość w złotych, przeliczona po kursie zastosowanym na dokumencie.

Waluta – możliwość wyboru waluty dokumentu, w tym waluty obcej, na podstawie tabeli A udostępnionej przez NBP. Lista skonstruowana jest w sposób alfabetyczny, z wyjątkiem pierwszych pięciu pozycji z najczęściej wybieranymi walutami.

Naliczaj różnice kursowe od kwoty pole widoczne dla Rejestru VAT zakupów po wybraniu waluty innej niż PLN, określające, czy różnica kursowa ma być wyliczana bez uwzględnienia VAT (netto), czy razem z nim (brutto). Dla Rejestru VAT sprzedaży pole jest niewidoczne z racji wyliczania różnicy kursowej zawsze od wartości netto faktury.

Kurs na dzień pole widoczne po wybraniu waluty innej niż PLN, określające datę kursu. Podpowiadany jest dzień poprzedni, z wyjątkiem sobót i niedziel oraz dni wolnych od pracy.

Średni kurs NBP/Kurs ręczny pole widoczne po wybraniu waluty innej niż PLN, określające typ kursu waluty. Użytkownik ma możliwość wykorzystania zaimportowanej wartości kursu średniego NBP lub wprowadzenia ręcznego. Import kursów odbywa się codziennie około godz. 12:00.

Kurs pole widoczne po wybraniu waluty innej niż PLN, określające licznik i mianownik kursu. Po wybraniu w polu typ kursu wartości Średni kurs NBP podstawia się automatycznie wartość kursu, bez możliwości modyfikacji. Po wybraniu w polu typ kursu wartości Kurs ręczny, pole kurs staje się aktywne, z możliwością wprowadzenia odpowiedniej wartości kursu.

Forma zapłaty – określa formę zapłaty za fakturę. Dostępne opcje to: gotówka, przelew i karta. Użytkownik może zdefiniować własne formy zapłaty, wpisując ich nazwy i wybierając Dodaj, a następnie uzupełniając Nazwę oraz Termin płatności.

Termin zapłaty – ustalony termin zapłaty za fakturę.

Nie zapłacono/Częściowo zapłacono/Zapłacono – przycisk określający stan zapłaty za fakturę. Po jego wciśnięciu jest możliwość rozliczenia dokumentu, rozliczenia częściowego lub usunięcia rozliczenia. Po zapisaniu dokumentu z dokonaną zapłatą po kursie innym, niż kurs zastosowany na dokumencie, utworzy się automatycznie dodatnia lub ujemna różnica kursowa, widoczna na liście Księga podatkowa.

Dolna część formularza zawiera tabelę pozycji faktury. Tabela składa się z kolumn: Stawka VAT, Netto, VAT, Brutto, Kolumna księgi, Pole VAT-7 i Rodzaj. Dla dokumentów walutowych dostępne są dodatkowe kolumny: Netto PLN, VAT PLN, Brutto PLN. Kolumna księgi wskazuje pozycję w księdze podatkowej, do której zostanie zaksięgowana pozycja faktury. Pole VAT-7 określa pole na deklaracji, do którego zostanie zakwalifikowana pozycja. Rodzaj określa pozycję jako towar lub usługę, co ma znaczenie m.in. do kwalifikacji na deklaracji VAT-7. Po prawej stronie ostatniej kolumny dostępny jest przycisk usuwania danego elementu.

Zobacz także:

Jak wprowadzić do rejestru VAT zapis z odwrotnym obciążeniem?

Jak wprowadzić dokument do rejestru VAT bez wykazania w KPiR ?

Jak wprowadzić dokument do rejestru VAT tak, aby nie był uwzględniany na deklaracji VAT-7?

Czy ten artykuł był pomocny?