W programie Comarch ERP XT zapisy kasowe/bankowe tworzą się automatycznie, gdy zostanie dodana zapłata do zatwierdzonego dokumentu. Zapłata może zostać dodana z poziomu formularza dokumentu lub powiązanej z nim płatności. Każda dodana płatność powoduje powstanie kolejnego zapisu.
Zapisy kasowe/bankowe można także dodawać ręcznie po kliknięciu przycisku Dodaj zapis w zakładce Kasa i bank/ Zapisy kasowe i bankowe.
Na formularzu zapisu możemy wybrać rodzaj podmiotu, Typ (wpłata/wypłata), kwotę zapłaty oraz rachunek z którym będzie powiązana. Numer powiązanego raportu uzupełnia się automatycznie i nie można go modyfikować. Istnieje również możliwość zaksięgowania zapisu. Jeżeli na formularzu zapisu wybierzemy jedną z kolumn księgi to księgowanie odbędzie się automatycznie po kliknięciu przycisku Zapisz. Jeżeli zapis nie jest rozliczony to dostępny jest przycisk Dodaj rozliczenie za pomocą którego można powiązać zapis z płatnością.
Jeżeli zapis nie został dodany ręcznie, a pochodzi z dokumentu wszystkie pola na zapisie są zablokowane do edycji. Po zaznaczeniu takiego zapisu na liście możemy otworzyć formularz powiązanej z nim płatności wybierając z menu kontekstowego Pokaż płatność. Usunięcie zapisów powoduje automatyczną aktualizację i przeliczenie kwoty zapłaconej na formularzu płatności i dokumentu źródłowego.
