Kontrahenci

W tym artykule opisaliśmy, w jaki sposób możemy wydrukować ponaglenie zapłaty.

Ponaglenie drukowane w programie dotyczyć będzie wszystkich nierozliczonych dokumentów, których termin płatności minął.

W tym celu: Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Kontrahenci i ustawiamy filtr „Dłużnicy” lub „Dłużnicy – po terminie”. Możemy określić także wg jakiej waluty ma zostać wyfiltrowana lista.

Krok drugi – zaznaczamy teraz kartę kontrahenta i z menu pod trzema kropkami wybieramy opcję „Rozlicz”. Pojawi się karta z płatnościami naszego kontrahenta. Na niej klikamy na opcję „Drukuj ponaglenie do zapłaty" .

Krok trzeci – Jeśli mamy wprowadzony w programie więcej niż jeden rachunek bankowy, to będziemy musieli wskazać, który ma zostać zapisany na drukowanym ponagleniu zapłaty. Po wyborze rachunku klikamy „Zapisz” i ponaglenie zapłaty zostanie wydrukowane.

Użytkownicy Comarch ERP XT mają możliwość zaimportowania do programu danych swoich kontrahentów i produktów. Schemat postępowania dla importu danych kontrahentów i produktów jest taki sam. Aby wykonać import danych należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Kontrahenci/Produkty i w menu kontekstowym „Importuj dane z arkusza Excel”. Krok drugi – wybieramy, czy chcemy dodać nowe dane, czy też zaktualizować istniejące. Aby dodać nowe:

Dopisanie nowych produktów/kontrahentów do listy – podczas importu danych program weryfikuje na podstawie nazwy, czy istnieje już taki kontrahent na liście i dopisuje go do listy lub pomija, w zależności od ustawienia parametru.

Wybieramy opcję: Importuj nowych kontrahentów (Importuj nowe produkty) i kolejno  klikając w przycisk "Mam gotowy arkusz" a następnie "Wskaż plik" wskazujemy plik  z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy przycisk "Importuj dane".

Uwaga

Jeśli dokonujemy importu z danego pliku po raz kolejny, to powinniśmy zaznaczyć parametr "Pomijaj istniejące produkty i kontrahentów". Pozwoli to uniknąć zdublowania danych na naszych listach.

Po zakończeniu importu danych otrzymamy komunikat o przebiegu operacji. Jeśli import jakichś danych zakończy się niepowodzeniem, to odpowiednia informacja pojawi się w komunikacie. Należy poprawić takie dane w arkuszu i wykonać import ponownie.

Aby zaktualizować istniejące: Wybieramy opcję: Aktualizuj istniejących kontrahentów (Aktualizuj istniejące produkty) i kolejno  klikając w przycisk "Mam gotowy arkusz" a następnie "Wskaż plik" wskazujemy plik  z którego maja zostać zaimportowane dane. Po wybraniu pliku wybieramy przycisk "Importuj dane".

Aktualizacja powiedzie się w przypadku, gdy arkusz zawiera kolumnę z ID kontrahenta/ produktu na podstawie którego rozpoznawany jest kontrahent/ produkt. Aby przygotować arkusz z ID najlepiej skorzystać z opcji Pobierz arkusz na oknie importu. Dopiero na tak przygotowanym arkuszu należy wprowadzać zmiany do aktualizacji.

Uwaga

Aby dane zaimportowały się do programu poprawnie, arkusz musi mieć ściśle określoną strukturę i nazwę. Należy pamiętać, że nazwa pliku nie jest tym samym co nazwa arkusza. Plik może posiadać dowolną nazwę, natomiast nazwa Kontrahenci (Towary) dotyczy konkretnego arkusza w danym pliku.

Arkusz musi zawierać określone kolumny, gdzie w pierwszym wierszu podane są nagłówki kolumn. Podczas importu program na podstawie tych nagłówków rozpoznaje, jakie dane są zapisane w danej kolumnie i importuje je do określonego pola w programie. W jednym pliku xls mogą być równocześnie utworzone dwa arkusze: jeden zawierający informacje o kontrahentach i drugi z produktami. Wówczas podczas importu danych najpierw program zaczyta informacje o kontrahentach, a potem o towarach. Pod koniec importu zostanie wyświetlony komunikat z informacją, ile pozycji zostało poprawnie zaimportowanych.

Zobacz także:

Jak powinna wyglądać struktura arkusza, z którego importujemy dane kontrahentów?

Jak powinna wyglądać struktura arkusza, z którego importujemy dane produktów?

Niektóre z tych operacji można wykonywać seryjnie, czyli równocześnie dla wielu zaznaczonych elementów.

Po zaznaczeniu pierwszego elementu na liście, wyświetla się menu kontekstowe z zestawem przycisków dla jednego dokumentu. Natomiast po zaznaczeniu kolejnego elementu, w menu kontekstowym zostaną dostępne tylko te funkcje, które można będzie wykonać równocześnie dla wielu elementów.

Wskazówka

Seryjne zaznaczenie pozycji jest dostępne na widoku listy. Należy zaznaczyć pierwszą pozycję prawym przyciskiem myszy a następnie trzymając wciśnięty klawisz SHIFT zaznaczyć ostatni element na liście lewym przyciskiem myszy.

Po wybraniu wielu elementów, w prawym górnym rogu pojawi się menu kontekstowe przeznaczone dla operacji seryjnych, z poziomu tego menu możliwe będzie:

• wydruk wielu elementów – podczas wydruku tworzony jest jeden dokument pdf, zawierający wydruki wszystkich zaznaczonych dokumentów. Ilość kopii wydruku każdego dokumentu zależy od ustawienia ilości kopii w Konfiguracji/ Wydruki/ Egzemplarze faktury/rachunku.

• wysłanie mailem wielu elementów - adres mailowy pobierany jest z karty kontrahenta w momencie wysyłki. Jeżeli na jakiejś karcie kontrahenta adres e-mail nie jest uzupełniony dostaniemy komunikat

• usunięcie wielu elementów – usuwać można tylko dokumenty będące w buforze(widoczne na zielono na liście). Podczas seryjnego usuwania dokumentów, jeżeli jakiś dokument jest zatwierdzony na stałe dostaniemy komunikat:

• eksport wielu przelewów – podczas eksportu tworzony jest jeden plik zawierający wszystkie zaznaczone przelewy. Jeżeli zaznaczony został parametr Sumowanie przelewów dla tego samego podmiotu, to w przypadku przelewów zwykłych i do Urzędu skarbowego przelewy dla tego samego rachunku będą grupowane w jeden.

Aby wyjść z trybu zaznaczania wielu elementów należy zamknąć menu kontekstowe przyciskiem „krzyżyka” po lewej stronie menu. Więcej na temat wysyłania przelewów do banku w artykułach dotyczących webserwisów

Uwaga

Operacje seryjne są dostępne na liście Kontrahentów i Produktów, listach dokumentów handlowych, Płatnościach oraz na listach dokumentów księgowych.

Status podatnika jest sprawdzany w programie automatycznie. Sprawdzenie następuje w następujących sytuacjach:

1. Podczas dodawania nowego kontrahenta. Po wprowadzeniu NIP na kartę, program automatycznie pobierze dane kontrahenta  GUS i ustawi, czy kontrahent posiada status: „Podatnik VAT czynny”. Jeśli posiada – program zaznaczy parametr, jeśli nie posiada – parametr zostanie odznaczony na karcie kontrahenta.

2. Podczas edycji karty istniejącego już kontrahenta. Po wejściu na kartę danego kontrahenta, program automatycznie sprawdzi, czy status podatnika w programie zgadza się z jego statusem w Ministerstwie Finansów. Jeśli się różni, zostanie zaktualizowany, a użytkownik otrzyma komunikat:

- Gdy kontrahent na karcie miał odznaczony parametr, ale aktualnie jest podatnikiem VAT czynnym: „Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny”.

- Gdy kontrahent na karcie ma zaznaczony parametr, jednak nie jest podatnikiem VAT czynnym: „Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny”.

3. Podczas dodawania nowego dokumentu. Gdy wprowadzimy na nowym dokumencie kontrahenta, program automatycznie sprawdzi jego status. Jeśli status ustawiony w programie różni się od tego w Ministerstwie Finansów - zostanie zaktualizowany na karcie, zaś my otrzymamy odpowiedni komunikat.

Również, jeśli dodajemy nowego kontrahenta z poziomu dokumentu, to po uzupełnieniu numeru NIP, program automatycznie pobierze jego dane i prawidłowy status. Jeśli zaznaczony będzie parametr "Zapisz w bazie kontrahentów", zapisując kontrahenta, status zostanie przeniesiony również na kartę kontrahenta.

4. Podczas zmiany kontrahenta na dokumencie. Jeśli edytujemy dokument będący w buforze i zmienimy kontrahenta, to program automatycznie wykona sprawdzenie jego statusu i w razie potrzeby zaktualizuje kartę. Ewentualna zmiana będzie sygnalizowana odpowiednim komunikatem.

5. Podczas przekształcania/kopiowania dokumentów oraz wystawiania korekt. W tych przypadkach program również automatycznie sprawdzi i jeśli zajdzie taka konieczność, to zaktualizuje status kontrahenta w programie.

W razie wystąpienia problemu z weryfikacją statusu kontrahenta otrzymamy komunikat: „Niestety, nie udało się zweryfikować statusu Podatnik VAT czynny na stronach Ministerstwa Finansów”.

Aby sprawdzić status należy wtedy ponownie wybrać kontrahenta na dokumencie.

W programie istnieje możliwość nadania kodów kontrahentom i produktom. Program pilnuje unikalności kodów, co oznacza, że na jednym koncie nie mogą wystąpić dwa produkty/ kontrahenci o identycznym kodzie.

Domyślnie podczas dodawania w programie nowego kontrahenta/produktu, kod będzie dodawał się automatycznie, wg schematu K/000001, K/000002… oraz P/000001, P/000002…

Istnieje również możliwość ręcznego dodania kodu. Wystarczy, że podczas wprowadzania kontrahenta/produktu do programu w polu Kod wpiszemy własną wartość (nowy kod nie może być zapisany już na innej karcie).

Możliwa jest również edycja kodów kontrahentów i produktów, które są już w naszej bazie. Wystarczy, że na karcie kontrahenta/produktu wpiszemy nową wartość w polu Kod (nowy kod musi być unikatowy, niewykorzystywany przez innych kontrahentów/produkty).

Od 1 stycznia 2021 zmieniają się zasady handlu z Wielką Brytanią, która przestaje być krajem członkowskim Unii Europejskiej.

Uwaga

Zmiany dla kontrahentów z Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej opisane w artykule zaczną obowiązywać w programie od dnia 1 stycznia 2021r.

Od 2021 roku kontrahenci z kodem kraju GB przy NIP będą traktowani jako pozaunijni. Na kartach nowych kontrahentów, po wybraniu kodu kraju GB, status automatycznie ustawi się na pozaunijny. Dodatkowo, jeśli w programie mamy kontrahentów brytyjskich, po wejściu na listę kontrahentów będzie możliwość seryjnej zmiany ich statusów na pozaunijny. Podczas wystawiania dokumentów handlowych, magazynowych oraz w rejestrach VAT, program będzie sprawdzał czy na dzień wystawienia dokumentu status kontrahenta jest właściwy. Jeśli na dokumencie ustawiono datę wystawienia z 2021 roku i kontrahent ma kod GB oraz status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat: Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią, która nie jest już członkiem Unii Europejskiej. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na jego karcie i dokumencie na pozaunijny? Na dokumentach wystawianych z datą starszą niż 1 styczeń 2021 r., po wybraniu kontrahenta, który ma prefiks NIP – GB i status pozaunijny, podczas zapisu dokumentu wyświetla się komunikat: Do 31 grudnia 2020 obowiązywały inne zasady handlu z Wielką Brytanią, która należała do Unii Europejskiej. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na wewnątrzunijny dla tego dokumentu? Na korektach wystawianych w 2021 r. do dokumentów z 2020 r. – status kontrahenta jest przenoszony z dokumentu korygowanego. Na dokumentach powstałych w 2021 r. z przekształceń dokumentów z 2020 r. nie jest automatycznie zmieniany status kontrahenta na pozaunijny, tylko przenoszony z dokumentu źródłowego. Jeśli status kontrahenta brytyjskiego będzie inny niż pozaunijny, przy zapisie dokumentu będzie możliwość jego zmiany. Irlandia Północna Na podstawie wynegocjowanej umowy Irlandia Północna będzie od 1 stycznia 2021 r. traktowana w obrocie z krajami Unii Europejskiej na innych zasadach niż pozostała część Wielkiej Brytanii. Obrót towarami traktowany będzie dalej jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. W zakresie dostawy towarów podatnicy z Irlandii Północnej będą identyfikowani za pomocą NIP poprzedzonego kodem XI. W związku z tym:

• Jeżeli dokument jest wystawiony na kontrahenta z kodem XI i ma status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny, a na dokumencie występują usługi, podczas zapisu wyświetlany jest komunikat: Dokument jest wystawiony dla Irlandii Północnej, na dokumencie są usługi. Świadczenie usług przez Irlandię Północną traktowane jest jako obrót pozaunijny. Czy chcesz zmienić status dla tego dokumentu na pozaunijny?
• Jeżeli dokument jest wystawiony na kontrahenta z kodem XI i ma status pozaunijny, a na dokumencie występują towary, podczas zapisu wyświetlany jest komunikat: Dokument jest wystawiony dla Irlandii Północnej, na dokumencie są towary. W obrocie towarowym Irlandia Północna traktowane jest jako państwo członkowskie UE. Czy chcesz zmienić status dokumentu na wewnątrzunijny?

 

Adres mailowy , który proponuje się podczas wysyłania maili do kontrahenta, jest zapisany na karcie kontrahenta. Jeśli na karcie adres nie jest uzupełniony, ale wprowadzimy go podczas wysyłania maila do kontrahenta, zostanie automatycznie uzupełniony również na jego karcie. Dzięki temu będzie proponowany podczas każdej kolejnej wysyłki. Jeśli adres kontrahenta uległ zmianie wystarczy wprowadzić go podczas wysyłania maila. Wtedy program zapyta nas, czy zaktualizować również na karcie:  

W tym artykule opisaliśmy, w jaki sposób możemy eksportować dane kontrahentów lub produktów do arkusza Excel. Schemat postępowania jest identyczny zarówno dla kontrahentów, jak i produktów. W tym celu należy:

Krok pierwszy – wybieramy Faktury >>> Kontrahenci/Produkty >>> w menu wybieramy opcję „Eksportuj dane do arkusza Excel”.

Krok drugi - Po wybraniu opcji „Eksportuj dane do arkusza Excel” otrzymamy odpowiedni komunikat, a następnie pojawi się plik z naszymi danymi, który możemy dowolnie edytować. Arkusz ten, oprócz danych, zawiera również numer ID produktu/ kontrahenta.

1. Z poziomu Faktury >> Kontrahenci wybieramy "Dodaj kontrahenta" widoczny w prawym górnym rogu

Pojawi się formularz kontrahenta. Po uzupełnieniu numeru NIP automatycznie pobierane są dane kontrahenta z GUS, sprawdzane jest czy jest on podatnikiem VAT czynnym oraz czy nie istnieje już kontrahent o takim samym numerze NIP. Uzupełnione dane można zmodyfikować, mamy także możliwość zapisania zdjęcia kontrahenta.

Określony rodzaj ma wpływ na sposób wystawiania dokumentów dla kontrahenta. Dla podmiotów gospodarczych dokumenty domyślnie wystawiane są w cenach netto, natomiast dla osób fizycznych – w cenach brutto.

Określony status kontrahenta również ma odzwierciedlenie na wystawianych dla niego dokumentach. W przypadku statusu wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny i pozaunijny na dokumentach nie będzie naliczany podatek VAT.

Dodatkowo podczas dodawania nowego kontrahenta sprawdzane jest czy istnieje już kontrahent o podanym numerze NIP.

W takim wypadku pojawia się odpowiedni komunikat i możliwość podglądu listy kontrahentów z tym samym numerem NIP, natomiast nie jest blokowany zapis nowej karty kontrahenta.

2. Druga opcja dodania kontrahenta znajduje się na formularzu dokumentu za pomocą przycisku Wybierz kontrahenta, a następnie Dodaj nowego kontrahenta.

Po kliknięciu pojawi się nam okno, na którym możemy uzupełnić dane kontrahenta i dodać go do dokumentu. Jeśli parametr Zapisz kartę kontrahenta zostanie zaznaczony to dodatkowo zostanie założona karta kontrahenta w programie.

Dodatkowo podczas dodawania nowego kontrahenta z poziomu dokumentu sprawdzane jest czy istnieje już kontrahent o podanym numerze NIP. W takim wypadku pojawia się odpowiedni komunikat i możliwość podglądu listy kontrahentów z tym samym numerem NIP. Zobacz także: Jak przypisać formę płatności dla kontrahenta? Jak wykonać import kontrahentów/produktów? Jak nadawane są kody kontrahentów/produktów?  

W tym artykule opisaliśmy sposób, w jaki możemy sprawdzić zadłużenie naszych kontrahentów.

W tym celu należy wybrać zakładkę „Kontrahenci”, a na niej ustawić filtr „Dłużnicy” lub „Dłużnicy – po terminie”. Wówczas wyświetli się nam lista naszych dłużników wraz z saldem naszych należności od danego kontrahenta.

Uwaga

Lista Dłużnicy wskazuje kontrahentów, dla których w systemie są nierozliczone dokumenty sprzedaży, natomiast zakładka Dłużnicy - po terminie – zawierają kontrahentów, dla których w systemie są nierozliczone dokumenty, z których przynajmniej jeden jest jednocześnie przeterminowany. Mamy także możliwość wyfiltrowania listy wg waluty.

W celu dokładniejszej weryfikacji należy zaznaczyć kontrahenta na liście, a następnie z menu pod trzema kropkami wybrać opcję Rozlicz. Wyświetlona zostanie lista nierozliczonych dokumentów dla wybranego kontrahenta. W obszarze Rozliczenia wyświetlany jest całkowity dług kontrahenta oraz dodatkowo kwota należności, dla których minął termin płatności.

W celu rozliczenia kontrahenta wybieramy: Faktury >> Kontrahenci. Ustawiamy filtr inny niż „Wszyscy” przy czym z listy zawężonej do dłużników rozliczane są należności, a z listy wierzycieli – zobowiązania. Zaznaczamy teraz kartę kontrahenta, którego chcemy rozliczyć i z menu pod trzema kropeczkami wybieramy opcję: „Rozlicz”.

Pojawi się nam okno, gdzie zaznaczony będzie całkowity dług kontrahenta/wobec kontrahenta w danej walucie z uwzględnieniem kwot niezapłaconych, dla których minął termin płatności.

Jeśli chcemy zarejestrować płatność dla danego kontrahenta klikamy w polu „Zapłata” i wpisujemy odpowiednią wartość. W przypadku płatności walutowych powinien wprowadzić również kurs waluty. Poniżej, na liście dokumentów nierozliczonych, Użytkownik widzi wszystkie niezapłacone dokumenty wystawione we wskazanej wcześniej walucie. Użytkownik może zaznaczyć jeden lub więcej dokumentów, wtedy w polu Zapłata podpowie się zsumowana wartość zaznaczonych dokumentów.

Po ustaleniu kwoty rozliczenia klikamy Zapisz w prawym górnym rogu. Zaznaczone dokumenty zostaną rozliczone w całości lub częściowo w zależności od wartości zapłaty. Jeżeli wartość ta jest za mała aby rozliczyć wszystkie dokumenty, zostaną one rozliczone w kolejności chronologicznej.

Uwaga

Podczas seryjnego rozliczania dokumentów nie są uwzględniane dokumenty korygujące, które mają wartość ujemną. Takie dokumenty musimy rozliczyć indywidualnie.

Zobacz także: Jak wydrukować ponaglenie/wezwanie do zapłaty 

Istnieje możliwość wprowadzenia dla poszczególnych Kontrahentów domyślnej dla nich formy płatności. Opcja ta znajduje się na formularzu Kontrahenta w sekcji Handlowe. Dla Form płatności należy rozwinąć listę zdefiniowanych przez nas form płatności a następnie wybrać odpowiednią dla tego kontrahenta i zapisać zmiany.

Podczas wystawiania dokumentów w polu Forma Płatności, dla tego Kontrahenta podpowie się domyślna forma płatności ustawiona na jego karcie.

Jeżeli Kontrahent nie ma na karcie wybranej konkretnej Formy płatności, podczas wystawiania dokumentów wyświetla się domyślna forma płatności zdefiniowana w programie.

Na liście Kontrahentów można wyświetlić kolumnę z informacją o przypisanej dla kontrahenta Formie płatności. Listę dostępnych kolumn można wywołać klikając prawym przyciskiem myszy w nagłówek kolumny. Wyświetla się opcja Pokaż/Ukryj kolumnę, w której można zdefiniować kolumny widoczne na bieżącej liście.

 

Jeśli kontrahent zażyczy sobie wglądu w jego dane osobowe, jakie są przetwarzane w firmie, z poziomu formularza kontrahenta można wykonać odpowiedni wydruk. Drukowane są dane osobowe, które są przetwarzane na dany dzień. Opcja wydruku jest dostępna z poziomu formularza.  Dodatkowo z poziomu karty kontrahenta można wyeksportować dane do pliku xml wybierając Eksportuj do pliku xml. 

W tym artykule opisaliśmy co powinien zawierać arkusz, z którego będziemy wykonywać import kontrahentów do programu Comarch ERP XT.

Nazwa kolumny w arkuszu	Pole w programie, do którego importowana jest wartość
Lp	Kolejny numer zapisu. Nie jest importowany do programu.
Nazwa1	Pierwsza część nazwy kontrahenta. Do pola Nazwa jest importowana łącznie wartość z kolumn Nazwa1, Nazwa2 i Nazwa3. Wartość w polu Nazwa1 jest wymagana, aby pozycja została zaimportowana. Jeśli wartość będzie pusta – kontrahent nie zostanie przeniesiony do programu.
Nazwa2	Kolejne pola zawierające nazwę kontrahenta.
Nazwa3
Ulica	Ulica
NrDomu	Numer domu
NrLokalu	Numer lokalu
KodPocztowy	Kod pocztowy
Miasto	Miasto
Telefon	Telefon
TelefonKom	GSM
Fax	Numer faksu
Email	E-mail
URL	adres strony www na karcie kontrahenta
FormaPłatności	Forma płatności dla kontrahenta
IloscDniKredytu	Termin płatności dla formy, wykorzystywany jeśli podczas importu forma płatności jest dopisywana do listy
Kraj	Kraj
Poczta	Miasto
PESEL	PESEL kontrahenta
StatusKrajUEExport	Status kontrahenta. W programie można ustawić jeden z trzech statusów: krajowy, wewnątrzunijny i pozaunijny. Aby w programie prawidłowo ustawił się status na karcie kontrahenta, w arkuszu należy wprowadzić odpowiednią wartość liczbową: ·         krajowy – w arkuszu należy podać wartość 0 ·         wewnątrzunijny – w arkuszu należy podać wartość 3 ·         pozaunijny – w arkuszu należy podać wartość 1 ·         wewnątrzunijny trójstronny - w arkuszu należy podać wartość 4 Jeśli wartość w polu będzie różna od 0, 1, 3, 4 to po imporcie na karcie kontrahenta ustawiony zostanie status krajowy.
Upust	rabat na karcie kontrahenta
NIPKraj	Symbol kraju dla numeru NIP
NIP	Numer NIP kontrahenta /może być z kreskami/
OsobaFizyczna	Rodzaj podmiotu. W programie można ustawić rodzaj podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna. Aby w programie na karcie kontrahenta prawidłowo ustawił się rodzaj, w arkuszu należy wprowadzić odpowiednią wartość liczbową: ·         podmiot gospodarczy – w arkuszu należy podać wartość 0 ·         osoba fizyczna – w arkuszu należy podać wartość 1 Jeśli wartość w polu będzie pusta lub różna od 0/1, kontrahent zostanie zaimportowany do programu jako podmiot gospodarczy.
MPP	Oznaczenie, czy dla kontrahenta należy stosować mechanizm podzielonej płatności: 0 - kontrahent nie podlega MPP 1 - kontrahent podlega MPP Jeśli wartość w polu będzie pusta lub różna od 0/1, kontrahent zostanie zaimportowany do programu jako nie podlegający MPP.
JPK_V7	Oznaczenia domyślnych kodów JPK_V7 dla kontrahenta. Poszczególne kody powinny być od siebie oddzielone przecinkiem.

  Warto pamiętać także o innych zasadach stosowanych podczas importu kontrahentów:

• jeśli w arkuszu nie ma kolumny o określonej nazwie kontrahent zostanie zaimportowany do programu, a dane na jego karcie nie zostaną uzupełnione lub ustawione zostaną wartości domyślne (podmiot gospodarczy, kontrahent krajowy). Nie dotyczy to tylko Nazwy1 oraz FormaPłatności, które są wymagane w arkuszu, by kontrahent został zaimportowany.

 

• w arkuszu znajdują się dwie kolumny Poczta i Miasto. Podczas importu danych adresowych na kartę kontrahenta najpierw sprawdzane jest w arkuszu pole Poczta. Jeśli jest wypełnione – na kartę kontrahenta importowana jest wartość z tego pola. Jeśli nie jest uzupełnione - na kartę kontrahenta importowana jest wartość z pola Miasto.

 

• Import pola NIP/ PESEL. Na karcie kontrahenta w programie istnieje jedno pole do wpisania numeru NIP lub PESEL kontrahenta. Podczas importu sprawdzany jest rodzaj kontrahenta:

 

• jeśli jest to podmiot gospodarczy – importujemy dane z kolumny NIP,
• jeśli jest to osoba fizyczna – importujemy dane z kolumny PESEL. Jeśli kolumna PESEL jest pusta – wtedy importujemy dane z pole NIP.

  Zobacz także: Jak wykonać import kontrahentów/produktów? Jak powinna wyglądać struktura arkusza, z którego importujemy dane produktów?  

W tym artykule opisano w jaki sposób dodać notatkę oraz informacje dodatkowe na karcie kontrahenta.

Na formularzu kontrahenta znajduje się pole Notatka, które służy do wpisania krótkiej wiadomości o danym kontrahencie. Po zapisaniu notatki, jej treść można wyświetlić na formularzu dokumentu. Po wybraniu kontrahenta na dokument pojawi się pole Zobacz notatkę, które otworzy okno z zapisaną wcześniej notatką a także informacje o wartości oraz terminie zadłużenia danego kontrahenta.

Na wyświetlonym oknie można również zmienić treść notatki. Po zapisaniu, nowa notatka będzie widoczna na karcie kontrahenta oraz wszystkich dokumentach wystawionych z tym kontrahentem.

Na formularzu kontrahenta oprócz notatki znajduje się również pole Opis.

Pod tym polem znajduje się parametr: Kopiuj opis na dokument. Jeśli parametr jest zaznaczony to informacje z tego pola są przenoszone na wszystkie dokumenty oraz ich wydruki wystawione z tym kontrahentem.

Status kontrahenta jest sprawdzany automatycznie. Sprawdzenie statusu odbywa się w następujących sytuacjach:

1. Podczas dodawania nowego kontrahenta. Po wprowadzeniu kodu kraju oraz numeru NIP na kartę, program automatycznie pobierze dane kontrahenta z bazy VIES i ustawi, czy kontrahent posiada status: „Podatnik aktywny w VIES”. Jeśli posiada – program zaznaczy parametr, jeśli nie posiada – parametr zostanie odznaczony na karcie kontrahenta.

2. Podczas edycji karty istniejącego już kontrahenta unijnego. Po wejściu na kartę danego kontrahenta, program automatycznie sprawdzi, czy status kontrahenta unijnego zgadza się z jego statusem w bazie VIES. Jeśli się różni, zostanie zaktualizowany, a użytkownik otrzyma komunikat: - Gdy kontrahent na karcie miał odznaczony parametr, ale aktualnie jest podatnikiem VAT aktywnym: „ Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent jest zarejestrowany w bazie VIES jako podatnik VAT aktywny”. - Gdy kontrahent na karcie ma zaznaczony parametr, ale aktualnie nie jest podatnikiem VAT aktywnym: „ Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent nie jest zarejestrowany w bazie VIES jako podatnik VAT aktywny”.

3. Podczas dodawania nowego dokumentu. Gdy wprowadzimy na nowym dokumencie kontrahenta, program automatycznie sprawdzi jego status. Jeśli status ustawiony w programie różni się od tego w bazie VIES – zostanie zaktualizowany na karcie, zaś my otrzymamy odpowiedni komunikat. Również, jeśli dodajemy nowego kontrahenta z poziomu dokumentu, to po uzupełnieniu kodu kraju oraz numeru NIP, program automatycznie pobierze jego dane i prawidłowy status. Jeśli zaznaczony będzie parametr „Zapisz kartę kontrahenta”, zapisując kontrahenta, status zostanie przeniesiony również na kartę kontrahenta.

4. Podczas zmiany kontrahenta na dokumencie. Jeśli edytujemy dokument będący w buforze i zmienimy kontrahenta, to program automatycznie wykona sprawdzenie jego statusu i w razie potrzeby zaktualizuje kartę. Ewentualna zmiana będzie sygnalizowana odpowiednim komunikatem.

5. Podczas przekształcania/kopiowania dokumentów oraz wystawiania korekt. W tych przypadkach program również automatycznie sprawdzi i jeśli zajdzie taka konieczność, to zaktualizuje status kontrahenta w programie. W razie wystąpienia problemu z połączeniem z wyszukiwarką VIES otrzymamy komunikat: „Wystąpił problem z połączeniem do wyszukiwarki VIES.”.

Aby sprawdzić status należy wtedy ponownie wybrać kontrahenta na dokumencie. Dodatkowo podczas pobierania informacji o kontrahencie z bazy VIES pobierana jest również nazwa oraz dane adresowe.