Proces zamykania miesiąca pozwala klientowi biura rachunkowego potwierdzić, że wprowadził i przekazał wszystkie wymagane dokumenty za dany miesiąc. Umożliwia to księgowemu rozpoczęcie prac związanych z zamknięciem księgowym miesiąca i przygotowaniem deklaracji podatkowych.
Zamknięcie miesiąca jest możliwe, gdy użytkownik korzysta z Internetowej Wymiany Dokumentów (IWD).
Miesiąc może być zamknięty:
- z poziomu programu Comarch ERP XT przez użytkownika,
- z poziomu programu Comarch ERP Optima przez biuro rachunkowe,
- automatycznie po upływie terminu na zamknięcie miesiąca – w przypadku gdy biuro rachunkowe przesłało termin i miesiąc nie został wcześniej zamknięty przez użytkownika lub księgowego.
Funkcja Zamknięcie miesiąca może być stosowana przez biuro rachunkowe w dwóch trybach:
- fakultatywnym – klient biura rachunkowego sam wybiera moment w którym zamyka miesiąc lub miesiąc zamyka księgowy gdy w inny sposób otrzyma potwierdzenie od klienta o dostarczeniu wszystkich dokumentów – jest to domyślny tryb działania funkcji,
- obligatoryjnym – księgowy ustala termin na zamykanie miesięcy – klient biura rachunkowego może zamknąć miesiąc przed upływem terminu ale jeżeli tego nie zrobi – miesiąc zostanie zamknięty automatycznie po upływie terminu. Wprowadzanie kolejnych dokumentów do zamkniętego miesiąca będzie zablokowane i klient biura rachunkowego będzie mógł wprowadzić dokumenty albo do bieżącego miesiąca albo będzie mógł poprosić księgowego o otwarcie miesiąca.
Obsługa zamknięcia miesiąca
Zamknięcie miesiąca przez użytkownika jest możliwe za pomocą przycisku Zamknij miesiąc, który znajduje się na Pulpicie w sekcji z wizytówką biura rachunkowego.
Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy biuro rachunkowe nie przesłało terminu na zamykanie miesięcy.
Widok sekcji Zamknięcie miesiąca gdy biuro rachunkowe przesłało termin na zamykanie miesięcy.
Po kliknięciu przycisku Zamknij miesiąc pojawi się okno z komunikatem potwierdzającym chęć zamknięcia miesiąca:
Weryfikacja dokumentów przed zamknięciem miesiąca
Gdy użytkownik zdecyduje się zamknąć dany miesiąc program Comarch ERP XT dokona weryfikacji dokumentów. Sposób weryfikacji dokumentów będzie zależał od tego czy jest skonfigurowana integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Gdy KSeF nie jest skonfigurowany program Comarch ERP XT dokona sprawdzenia czy w module Faktury znajdują się niezatwierdzone dokumenty jak poniżej:
- Faktura sprzedaży
- Faktura sprzedaży zaliczkowa
- Faktura sprzedaży finalna
- Faktura VAT marża
- Korekty do ww. dokumentów
- Rachunek
- Paragon lub jego korekta
- Faktura zakupu lub jego korekta
W sytuacji gdy występują dokumenty w buforze pojawi się okno z komunikatem:
Po naciśnięciu przycisku Tak dokumenty zostaną automatycznie zatwierdzone.
Następnie nastąpi automatyczna wysyłka ww. dokumentów do biura rachunkowego przez IWD.
W przypadku gdy w programie Comarch ERP XT w module Księgowość znajdują się poniższe dokumenty, które nie zostały wysłane do biura rachunkowego przez IWD, zostaną one również automatycznie wysłane.
- Faktura sprzedaży w Rejestrze VAT
- Faktura zakupu w Rejestrze VAT
- Ewidencja dodatkowa przychodów
- Ewidencja dodatkowa kosztów
Po zatwierdzeniu oraz wysłaniu dokumentów do biura rachunkowego przez IWD miesiąc zostanie zamknięty.
W sytuacji gdy KSeF jest skonfigurowany program Comarch ERP XT dokona sprawdzenia jak poniżej:
- czy na liście Faktur sprzedaży znajdują się faktury, które nie zostały wysłane do KSeF (w tym faktury w buforze),
- czy na liście Faktury zakupu z KSeF znajdują się faktury niezakwalifikowane,
- czy w module Faktury na liście Faktur zakupu, Rachunków oraz Paragonów znajdują się dokumenty w buforze.
Wysłanie zaległych faktur do KSeF oraz kwalifikację faktur pobranych z KSeF, Użytkownik musi wykonać ręcznie. Zatwierdzenie pozostałych dokumentów, jeżeli są w buforze, może być wykonane automatycznie.
Automatyczne zamknięcie miesiąca
Jeżeli księgowy przesłał termin na zamykanie miesięcy i upłynie termin na zamknięcie konkretnego miesiąca:
- system automatycznie sprawdzi czy w zamykanym miesiącu są dokumenty zatwierdzone ale nie wysłane do księgowego – jeżeli są – zostaną wysłane,
- system automatycznie zamknie miesiąc.
Użytkownik otrzyma powiadomienie o automatycznym zamknięciu miesiąca do Centrum powiadomień:
Użytkownik będzie mógł usunąć dokumenty w buforze bez potrzeby otwierania miesiąca przez księgowego.
Blokada na wprowadzanie dokumentów
W zamkniętym miesiącu użytkownik nie ma możliwości dodawania nowych dokumentów ani modyfikowania niezatwierdzonych jeżeli zapis spowodowałby dodanie dokumentu do zamkniętego miesiąca.
Blokada dotyczy dokumentów i wybranych na nich dat jak poniżej:
W module Faktury:
- Faktura sprzedaży – data wystawienia
- Faktura sprzedaży zaliczkowa – data wystawienia
- Faktura sprzedaży finalna – data wystawienia
- Faktura VAT marża – data wystawienia
- Korekty do ww. dokumentów – data wystawienia
- Rachunek – data wystawienia
- Paragon lub jego korekta – data wystawienia
- Faktura zakupu lub jego korekta – data wpływu
W module Księgowość:
- Faktura sprzedaży w Rejestrze VAT – data wystawienia
- Ewidencja dodatkowa przychodów – data wystawienia
- Faktura zakupu w Rejestrze VAT – data wpływu
- Ewidencja dodatkowa kosztów – data wpływu
Jeżeli w Konfiguracji użytkownik zaznaczy parametr dotyczący wysyłki do księgowego informacji o ruchu w magazynie (Ustawienia → Faktury → Informacja o ruchu w magazynie), blokada będzie dotyczyć również dokumentów w module Magazyn i wybranych dla nich dat jak poniżej:
- Wydania zewnętrzne – data wystawienia
- Przyjęcia zewnętrzne – data wpływu
- Rozchody wewnętrzne – data wydania
- Przychody wewnętrzne – data przyjęcia
Gdy na dokumencie użytkownik wskaże datę wystawienia (dla dokumentów sprzedażowych) lub datę wpływu (dla dokumentów kosztowych), która zawiera się w zamkniętym okresie pojawi się komunikat informujący o tym, że miesiąc jest zamknięty.
Powiadomienia o zamknięciu miesiąca Użytkownik może znaleźć poniższe informacje o zamknięciu miesiąca w Centrum powiadomień: Zobacz także: Jak otworzyć zamknięty miesiąc? Jak przekazać dokument księgowemu gdy miesiąc jest zamknięty?
