Wysyłanie faktur w formie załącznika za pomocą e-maila z firmowego adresu stało się bardzo powszechne. Aby wysłać fakturę e-mailem w programie Comarch ERP XT należy zaznaczyć ją na liście faktur (prawym przyciskiem myszy lub klikając w pole na kafelku). Wtedy w górnym pasku pojawi się menu kontekstowe, na którym należy wybrać ikonę koperty- Wyślij e-mailem.
E-mail może zostać wysłany bezpośrednio z programu Comarch ERP XT, bądź za pośrednictwem programu pocztowego, który jest zainstalowany na komputerze. W Konfiguracji na zakładce Ogólne dostępny jest parametr Wysyłaj wiadomości przez domyślną aplikację pocztową.
Po zaznaczeniu parametru, wiadomość wraz z wydrukiem faktury jest kierowana do domyślnego programu pocztowego. Wiadomość można tutaj dowolnie edytować, zapisać jako kopię roboczą lub od razu wysłać. W treści wiadomości znajduje się też link służący do pobrania załączonego wydruku dokumentu.
Jeśli parametr z konfiguracji nie zostanie zaznaczony, e-maile będą wysyłane bezpośrednio z programu Comarch ERP XT. Wówczas dokumenty będą przesyłane w postaci pliku PDF e-mailem do Klienta. Jeżeli na karcie kontrahenta wskazanego na fakturze, uzupełniono adres e-mail, wówczas jest on automatycznie przenoszony w pole Do: tworzonej wiadomości.
Jeśli na karcie kontrahenta nie jest uzupełniony adres e-mail – po uzupełnieniu go podczas pierwszego wysłania dokumentu jest on automatycznie uzupełniany również na karcie. W przypadku, gdy adres zostanie zmieniony w momencie wysyłania dokumentu – program zapyta, czy zaktualizować adres również na karcie kontrahenta.
