Status podatnika jest sprawdzany w programie automatycznie. Sprawdzenie następuje w następujących sytuacjach:
1. Podczas dodawania nowego kontrahenta. Po wprowadzeniu NIP na kartę, program automatycznie pobierze dane kontrahenta GUS i ustawi, czy kontrahent posiada status: „Podatnik VAT czynny”. Jeśli posiada – program zaznaczy parametr, jeśli nie posiada – parametr zostanie odznaczony na karcie kontrahenta.
2. Podczas edycji karty istniejącego już kontrahenta. Po wejściu na kartę danego kontrahenta, program automatycznie sprawdzi, czy status podatnika w programie zgadza się z jego statusem w Ministerstwie Finansów. Jeśli się różni, zostanie zaktualizowany, a użytkownik otrzyma komunikat:
– Gdy kontrahent na karcie miał odznaczony parametr, ale aktualnie jest podatnikiem VAT czynnym: „Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny”.
– Gdy kontrahent na karcie ma zaznaczony parametr, jednak nie jest podatnikiem VAT czynnym: „Zaktualizowaliśmy status kontrahenta. Kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny”.
3. Podczas dodawania nowego dokumentu. Gdy wprowadzimy na nowym dokumencie kontrahenta, program automatycznie sprawdzi jego status. Jeśli status ustawiony w programie różni się od tego w Ministerstwie Finansów – zostanie zaktualizowany na karcie, zaś my otrzymamy odpowiedni komunikat.
Również, jeśli dodajemy nowego kontrahenta z poziomu dokumentu, to po uzupełnieniu numeru NIP, program automatycznie pobierze jego dane i prawidłowy status. Jeśli zaznaczony będzie parametr „Zapisz w bazie kontrahentów”, zapisując kontrahenta, status zostanie przeniesiony również na kartę kontrahenta.
4. Podczas zmiany kontrahenta na dokumencie. Jeśli edytujemy dokument będący w buforze i zmienimy kontrahenta, to program automatycznie wykona sprawdzenie jego statusu i w razie potrzeby zaktualizuje kartę. Ewentualna zmiana będzie sygnalizowana odpowiednim komunikatem.
5. Podczas przekształcania/kopiowania dokumentów oraz wystawiania korekt. W tych przypadkach program również automatycznie sprawdzi i jeśli zajdzie taka konieczność, to zaktualizuje status kontrahenta w programie.
W razie wystąpienia problemu z weryfikacją statusu kontrahenta otrzymamy komunikat: „Niestety, nie udało się zweryfikować statusu Podatnik VAT czynny na stronach Ministerstwa Finansów”.
Aby sprawdzić status należy wtedy ponownie wybrać kontrahenta na dokumencie.
