W programie Comarch ERP XT istnieje rozróżnienie dokumentów na zapisane oraz zatwierdzone na stałe.
Dokumenty Zapisane
Dokumenty, które zostają zapisane trafiają do bufora. Są one cały czas dostępne do edycji. Użytkownik może dowolnie zmieniać np.: elementy umieszczone na fakturze, dane kontrahenta, daty czy też walutę wystawienia dokumentu. Takie dokumenty możemy także usunąć, bez pozostawiania jakichkolwiek zapisów w programie. Są one również ujmowane w podsumowaniu list, a także uwzględniane w rozliczeniach z kontrahentami. Zapisanie dokumentu nie powoduje jednak powstania zapisu w Rejestrze VAT oraz KPiR (zapisy te powstają dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu).
Dokumenty zapisane wpływają na zmiany stanów towarów w magazynie. Wyjątkami tutaj są zapisane faktury zakupu oraz zapisane korekty (zmiana stanów następuje dopiero po zatwierdzeniu tych dokumentów). Dokumenty zapisane oznaczone są w programie symbolem otwartej kłódki.
Dokumenty Zatwierdzone
Dokumenty zatwierdzone nie mają możliwości edycji. Wszelkie zmiany możemy nanosić poprzez wystawianie korekt. Zatwierdzenie dokumentu sprawia, że automatycznie program tworzy zapis w Rejestrze VAT oraz w KPiR.
Nie ma również możliwości usunięcia zatwierdzonego dokumentu, jak jest to dostępne przy dokumentach zapisanych. Możliwe jest anulowanie dokumentu. Operacja ta powoduje, że dokument nie jest uwzględniany w podsumowaniach list czy w rozliczeniach z kontrahentami. Jest widoczny na liście w kolorze szarym, jednak nie można go korygować ani rozliczać.
Dokumenty zatwierdzone, podobnie jak zapisane, wpływają na zmiany stanów towarów w magazynie. Dokumenty zatwierdzone oznaczone są na listach symbolem zamkniętej kłódki.
