W tym artykule opisaliśmy dwie opcje wprowadzenia do programu faktury zaliczkowej (zaliczka). Pierwsza z nich polega na utworzeniu faktury zaliczkowej do istniejącej już proformy bądź oferty, a druga na wystawieniu zaliczki bezpośrednio na liście faktur.
Utworzenie faktury zaliczkowej od istniejącej faktury proforma:
Krok pierwszy – zaznaczamy wybraną przez nas fakturę proforma i w menu kontekstowym wybieramy opcję „Przekształć do faktury zaliczkowej”. Analogicznie postępujemy, jeśli zaliczki zarejestrowaliśmy wcześniej do oferty.
Krok drugi – na wyświetlonym formularzu widzimy elementy wpisane na fakturze proforma. Użytkownik posiada także możliwość dopisania nowych elementów. Należy teraz wpisać kwoty zaliczek otrzymanych na każdy z produktów.
Jeśli wystawiamy fakturę z więcej niż jednym elementem, a otrzymaliśmy zaliczkę bez wskazania konkretnego towaru, to możemy skorzystać z opcji „Ustaw kwotę zaliczki”. Wówczas program sam rozdzieli proporcjonalnie wpłaconą zaliczkę.
W okienku, które się pojawi wpisujemy kwotę zaliczki i klikamy na opcję „Podziel”. Kwota zostanie automatycznie podzielona pomiędzy elementy faktury. Należy teraz zapisać lub zatwierdzić fakturę.
Aby wprowadzić ręcznie fakturę zaliczkową należy wybrać: Faktury >>> Faktury sprzedaży >>> w menu dodawania dokumentu opcja: „Nowa faktura zaliczkowa”. Użytkownik musi sam wprowadzić elementy faktury, określić ilość oraz ceny produktów w jakich będą finalnie sprzedawane produkty. Dalsze kroki dotyczące wprowadzania zaliczki są identyczne jak te opisane wyżej.
Jeśli Użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule: Jak wystawić dokument w walucie?) może również rejestrować zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie zaliczek walutowych przebiega podobnie jak w przypadku dokumentów złotówkowych. Należy przy tym pamiętać o kilku zasadach:
- w przypadku kiedy zaliczka powstała z proformy/oferty nie ma możliwości zmiany waluty, możliwa jest jedynie zmiana daty i typu kursu
- na wszystkich zaliczkach powiązanych zawsze jest ta sama waluta. Nie ma możliwości zmiany waluty na kolejnej zaliczce powiązanej, możliwa jest jedynie zmiana daty i kursu
- na fakturach zaliczkowych w walucie wyłączona jest kontrola mechanizmu podzielonej płatności (MPP)
- faktury zaliczkowe w walucie nie są rejestrowane na drukarkach fiskalnych
Wystawienie faktury finalnej:
Krok pierwszy – zaznaczamy interesującą nas fakturę zaliczkową i menu kontekstowym wybieramy opcję: „Wystaw finalną”. Jeśli zaliczka została wystawiona do faktury pro forma lub oferty, fakturę finalną można też zarejestrować bezpośrednio do tych dokumentów.
Krok drugi – na wyświetlonym formularzu można dokonać modyfikacji. W podsumowaniu widoczna jest kwota pomniejszona o zarejestrowane zaliczki. Jeśli wszystko jest poprawnie, zapisujemy bądź zatwierdzamy dokument.
W innym przypadku program nie pozwoli na zapisanie dokumentu informując, że wartość elementów w danej stawce jest mniejsza niż wartość zaliczki przyjętej w tej stawce.
Istnieje możliwość wystawienie faktury finalnej do kilku faktur zaliczkowych: Jak wprowadzić wiele zaliczek wraz z fakturą finalną do jednej transakcji?
W przypadku faktur zaliczkowych wystawionych w walutach obcych do faktury finalnej można przekształcić zaliczki zarejestrowane w tej samej walucie. Na fakturze finalnej nie ma możliwości zmiany waluty, możliwa jest jedynie zmiana daty i typu kursu.
